Guía para principiantes sobre presupuestos y previsiones
Las organizaciones de todo el mundo han estado presupuestando durante décadas, consolidando la posición de la presupuestación como un proceso fundamental.
La previsión es otro proceso crítico para los equipos financieros, que se ha visto respaldado por la proliferación de plataformas de Financial Performance Management (FPM) o Gestión de Performance Corporativo (CPM).
Es beneficioso comprender las diferencias clave entre la presupuestación y la previsión, y cómo utilizar ambos procesos para beneficiar a su organización.
¿Qué es la elaboración de presupuestos?
La presupuestación es el proceso mediante el cual las organizaciones estiman los ingresos y gastos durante un período específico y deciden cómo asignar ese dinero.
Educba define un presupuesto como "un estado detallado de ingresos y gastos esperados que cuantifica los planes tácticos de la gerencia para alcanzar una meta deseada para la empresa durante un período específico".
La elaboración de presupuestos puede ser una tarea manual que requiere mucho tiempo si no se cuenta con los sistemas y procesos automatizados.
La elaboración de presupuestos en una hoja de cálculo es difícil de gestionar, desde el control de versiones hasta la garantía de que los datos que está utilizando estén actualizados. Existen desafíos para reunir sus datos de los sistemas de Desigual y recopilar, fusionar y consolidar esos datos en una hoja de cálculo sin errores de copiar y pegar. Y, por último, nadie quiere pasar las tardes y los fines de semana rehaciendo un presupuesto debido a datos inexactos o incompletos, o fórmulas rotas.
La elaboración de presupuestos es una oportunidad para que los responsables de la toma de decisiones colaboren y discutan su visión estratégica a largo plazo para la empresa, mediante una visión holística de la posición competitiva y financiera de la empresa.
La elaboración de presupuestos también es una oportunidad para identificar las áreas más rentables de su empresa y tomar decisiones sobre dónde asignar recursos en el próximo año fiscal. La asignación de efectivo es una parte clave del presupuesto corporativo, ya que obliga a la gerencia a considerar si invertir en activos fijos o capital de trabajo. Estos son solo algunos de los beneficios de la elaboración de presupuestos, pero en términos generales, elaborar un presupuesto es un momento oportuno para tener una visión a largo plazo de su negocio y discutir los objetivos estratégicos.
Con una plataforma de Performance financiera, puede reunir todos sus datos financieros importantes en un solo lugar para planificar y presupuestar.
Tres beneficios de una plataforma de presupuestación incluyen:
- Mayor velocidad y precisión con datos actualizados, todo en un solo lugar para tomar decisiones presupuestarias
- Asigne propietarios y aprobadores para la alineación y la colaboración en tiempo real, sin necesidad de descargar .xls Archivos para enviar a través de EMAI
- Cree plantillas personalizadas que eviten la entrada accidental de datos para que pueda estar seguro de que está utilizando datos precisos y sin errores.
Sin embargo, el presupuesto a menudo se realiza al comienzo del año fiscal, lo que significa que puede quedar obsoleto rápidamente. Por esta razón, muchas empresas optan por crear y mantener un pronóstico para reflejar mejor sus finanzas en tiempo real.
¿Qué es la previsión?
La previsión estima los ingresos que su empresa obtendrá en un período futuro. La previsión tiene en cuenta sus Performancepasados, Performanceactuales e información adicional relevante.
La previsión ha ganado mucha atención en los últimos años, principalmente como complemento de la elaboración de presupuestos, que cuantifica los ingresos que su empresa quiere conseguir.
Descubra el valor de vincular sus procesos financieros y operativos: lea el documento técnico.
Las previsiones, realizadas a intervalos regulares a lo largo del año, pueden ayudarte a ajustar tus objetivos para reflejar los cambios de la empresa o del mercado, tal y como se establecieron originalmente en tu presupuesto. Además, la previsión financiera se utiliza a veces como un sustituto completo de la elaboración de presupuestos.
Los requisitos de previsión son diversos en función de las necesidades de su empresa.
Dos enfoques para la previsión financiera
- La previsión dinámica es un enfoque flexible que combina sus datos con suposiciones detalladas sobre cómo cambiarán las cosas. Las suposiciones generalmente se basan en impactos económicos (tasas de interés, inflación), factores que afectan a un mercado determinado y otros elementos externos que podrían afectar al negocio. Dado que los elementos mencionados anteriormente son de naturaleza variable y están fuera del control de una organización, la previsión dinámica le permite adaptarse y ser más ágil para enfrentar el cambio y gestionar el impacto. La predicción dinámica también se denomina a veces predicción continua, que predice Performance futuros durante un período continuo, basándose en datos históricos.
- La predicción estáticaes un enfoque que incorpora los datos existentes, sin tener en cuenta las variables externas. El pronóstico estático asume que habrá cambios mínimos en su negocio, aparte de la variable para la que está pronosticando. Tradicionalmente, los pronósticos estáticos no se actualizan más de una vez, lo que hace que el proceso se parezca más a la elaboración de presupuestos. En términos generales, los pronósticos estáticos capturan un momento en el tiempo, mientras que los pronósticos dinámicos son documentos versátiles y vivos.
La diversidad de pronósticos también significa que puede concentrarse en lo que es importante para su negocio, como el flujo de caja, la producción, las ventas o las finanzas, y usar un cronograma que sea adecuado para usted, ya sean días, semanas, meses o años. Estos pronósticos se pueden adaptar rápidamente para tener en cuenta factores que cambian rápidamente, como las tasas de interés, las tasas de moneda, los niveles de producción y los plazos de pago.
Tres beneficios de una plataforma de pronóstico financiero incluyen:
- Actualice sus pronósticos continuos con datos actuales que reflejen incluso los cambios más pequeños
- Vea datos reales, pronósticos históricos, Capacidades de arrastre y aplique suposiciones, todo en un solo lugar
- Ahorre tiempo automatizando la recopilación de datos de múltiples fuentes para que pueda crear de manera eficiente pronósticos precisos que cuantifiquen tendencias y realidades
Pero lo que falta en muchos pronósticos es un enfoque en los objetivos estratégicos a largo plazo. Inherente al proceso de presupuestación es el tiempo para que varios departamentos, equipos y líderes se sienten y discutan su visión de la empresa en el próximo año. Sin esta visión estratégica, puede ser difícil para el personal tomar regularmente decisiones informadas que apoyen el crecimiento de la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre presupuestar y pronosticar?
La elaboración de presupuestos captura la asignación de gastos de su empresa para un período determinado. El presupuesto se basa en la posición financiera actual de su empresa.
Los pronósticos son una estimación de su futuro financiero, generalmente basada en datos y tendencias históricas. Las previsiones se utilizan para determinar cómo debe asignar su presupuesto.
La infografía de Educba hace un excelente trabajo al resumir las diferencias entre la elaboración de presupuestos y la previsión, como se ha comentado anteriormente.
En resumen, un presupuesto refleja hacia dónde quiere llevar la gerencia la empresa ahora; Un pronóstico es un reflejo de hacia dónde se dirige la empresa en el futuro.
Independientemente de las preferencias de su organización, existen beneficios y consideraciones tanto para la presupuestación como para la previsión.
Si su departamento de finanzas se basa principalmente en un presupuesto para guiar su toma de decisiones, debe actualizarse más de una vez por año fiscal para que refleje con precisión las condiciones cambiantes del mercado y los objetivos de la empresa. Con una plataforma de presupuesto, esto se puede hacer con mayor velocidad y precisión.
Si realizas previsiones financieras, tu equipo directivo debe estar alineado con sus objetivos a largo plazo y su visión estratégica para la empresa, de modo que todos puedan tomar decisiones con el mismo objetivo final en mente. Con una plataforma de pronósticos, esto se puede hacer de forma colaborativa con datos actualizados.
Independientemente de si su empresa prefiere la elaboración de presupuestos o la previsión, sus procesos son tan buenos como los datos utilizados para compilarlos. Las organizaciones que utilizan una plataforma de Financial Performance Management (FPM) o de gestión de Performance corporativos (CPM) están mejor posicionadas para automatizar sus procesos de presupuestación y previsión. Con datos confiables centralizados en un solo lugar, las empresas pueden confiar tanto en su presupuesto como en su pronóstico, y dedicar más tiempo a analizar los resultados.
Esta publicación se publicó originalmente en junio de 2020 y se ha actualizado para que sea más completa.
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