Cerrando las brechas: 5 maneras de aumentar la colaboración para construir planes poderosos

Prophix Apr 14, 2015, 2:20:00 AM

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presupuestarCerrar las brechas que obstaculizan la Colaboración

Los departamentos financieros saben lo importante que es que la planificación sea un proceso colaborativo. Esto se debe a que generar los mejores planes significa reunir de manera efectiva datos oportunos, precisos y completos de todos los departamentos, divisiones, unidades de negocio y/o ubicaciones.

Sin embargo, cuando llega el momento de preparar presupuestos o previsiones, las solicitudes de información y datos del Departamento de Finanzas de otras áreas de la empresa se encuentran con dudas, retrasos o silencio.

Si bien los ejecutivos financieros de todo el mundo implementan técnicas de automatización de procesos para abordar este desafío, han compartido conmigo las cinco razones clave por las que los niveles de participación y colaboración a lo largo de los procesos de planificación son más bajos de lo necesario para garantizar resultados de planificación sobresalientes.

Razón #1 – Una brecha de conocimiento. Cada día se hace más complicado para los profesionales recopilar, cribar y dar sentido a los datos de la empresa. De hecho, la introducción de cada nuevo producto, nueva división, nuevo empleado, nueva ley o nuevo proceso viene con su propio almacén de datos financieros y no financieros relacionados. Este tsunami de datos hace que sea cada vez más difícil para los profesionales, en todos los rincones de una organización, saber qué información se debe proporcionar a lo largo de los procesos de presupuestación, previsión y planificación.

La solución: Dado que los datos financieros están en el corazón de toda organización exitosa, todos los líderes de las empresas deben dedicar recursos para ayudar a sus profesionales financieros a aprovechar el creciente volumen de datos. Eso significa asegurarse de que las herramientas y la capacitación estén en su lugar y que les permitan recopilar fácilmente los datos, extraerlos y desarrollar recomendaciones prácticas y procesables.

Razón #2 – Una brecha en el proceso. Todas las áreas dentro de las empresas en crecimiento y ambiciosas, lidian con la mejor manera de compartir sus datos financieros y no financieros. ¿Qué se comparte? ¿Cuando? Al compartirlo, ¿cómo se mantiene seguro? Los líderes de departamento se preocupan por sus datos. Cuando los procesos para compartir Datos son cuestionables o engorrosos, naturalmente, la frecuencia y los tipos de Colaboración se reducen drásticamente.

La solución: Los líderes financieros deben tomar la iniciativa y mirar fuera de su empresa, consultando con colegas de la industria para identificar formas de mejorar el proceso de trabajo y la automatización de datos. Al introducir y defender este tipo de iniciativas, el Departamento de Finanzas aumenta la confianza en los procesos de Colaboración y planificación por igual.

Razón #3 – Una brecha cultural. Seamos realistas: estar encerrado en un conjunto de números, independientemente de cuánto tiempo y esfuerzo se dedique a generarlos, siempre da un poco de miedo. ¿Qué pasa si los números están incompletos o son inexactos? La realidad es que el mundo está cambiando tan rápidamente que algunos de los números inevitablemente tendrán una vida útil limitada. Si bien los líderes del Departamento proporcionan tanto contexto como sea posible, también se dan cuenta de que serán responsables de las cifras que presenten. Esto conduce a una renuencia a la hora de presentar o generar números si hay poca aceptación de cómo la naturaleza cambiante de los negocios afectará la validez de los números.

La solución: Puede ajustar su cultura de manera que anime a sus departamentos a proporcionar sus datos/planes haciendo algunas de estas preguntas críticas: "¿Entendemos por qué algunos de nuestros KPI fluctúan drásticamente?" "¿Hasta qué punto reconocemos o castigamos la variación en los números/recomendaciones que surgen de nuestros líderes de Departamento?", "¿Nos aferramos a los números excluyendo el contexto en el que fueron preparados?", y "¿Estamos dotando al Departamento de Finanzas de las herramientas que les ayuden a entender mejor los números?"

Razón #4 – Una brecha de valor. ¿Los líderes de su departamento realmente entienden la relación entre los números que proporcionan al Departamento de Finanzas y cómo esa información se traduce en recomendaciones prácticas? En las empresas orientadas al crecimiento rápido, este "puente" debe construirse y reforzarse constantemente.

La solución: Las finanzas deben dedicar tiempo a trabajar con cada líder de departamento y explicar/reforzar cómo sus números afectan a sus propias áreas y a la salud financiera/estratégica general de la empresa. Al mismo tiempo, la alta dirección necesita modelar la Colaboración para que todos los departamentos vean que es una forma importante de comportarse.

Razón #5: – Una brecha política. Debido a que los resultados de la presupuestación, la previsión y la planificación llevan a una empresa a centrar sus recursos en algunos departamentos y/o iniciativas sobre otros, las prioridades y proyectos de algunas personas se posponen o cancelan. Cuando esto sucede, las personas se sentirán decepcionadas, lo que les hace cuestionar el proceso de toma de decisiones y los datos en los que se basa. En particular, aquellos que creen que las decisiones son "personales" en lugar de basarse en criterios comerciales tendrán muchas menos probabilidades de colaborar a lo largo de la planificación.

La solución: Si bien todos los procesos de planificación se pueden mejorar, reducirá drásticamente lo que puede percibirse como sesgo político mediante la introducción de herramientas y procesos que involucren activamente a las personas en el proceso de planificación. De hecho, al arrojar una luz brillante sobre cómo los números de un departamento dan forma a sus proyectos (y a los planes generales de la empresa) aumenta la disposición a colaborar.

Corporate Performance Management (CPM) soluciones, como Prophix, le ayudan a cerrar las brechas que obstaculizan la Colaboración. Esto se debe a que el software CPM realiza un seguimiento de los procesos de flujo de trabajo, automatiza las notificaciones y permite aprobaciones de tareas eficientes. Al construir una base sólida para Colaboración a lo largo del proceso de planificación, se logran mejores presupuestos, mejores planes y, en última instancia, mejores resultados.

Prophix

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