Construcción de una función financiera preparada para el futuro para Steyn City

Kreason Naidoo dirige el equipo de Reporting financiero de la empresa sudafricana de desarrollo y construcción inmobiliaria Steyn City, que se convirtió en cliente de Prophix en 2020. En un seminario web reciente, compartió cómo Prophix ha mejorado tanto su vida laboral como el panorama general de la empresa. Estas son las principales conclusiones. En las afueras de Johannesburgo se encuentra un lugar como ningún otro. Steyn City, ideada por el empresario multimillonario sudafricano Douw Steyn, es básicamente una ciudad dentro de una ciudad. Con cuatro veces el tamaño de Mónaco y 2 1/2 veces el tamaño del Central Park de la ciudad de Nueva York, es el desarrollo más grande de su tipo en el continente africano. Además de sus numerosos edificios residenciales, actualmente cuenta con un parque de oficinas, su propio campo de golf (diseñado por Jack Nicklaus), un centro ecuestre, 2,000 acres de zonas verdes, una laguna, una piscina cubierta, restaurantes y una escuela, y la lista continúa. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Casa Club del campo de golf de Steyn City[/caption] Queríamos profundizar un poco más en la historia detrás de este fascinante proyecto y recientemente celebramos un seminario web con Kreason Naidoo, Gerente de Reporting Financiero de Steyn City. Cuando comenzó a trabajar aquí hace varios años, tanto la ciudad como la empresa constructora que la creó se veían muy diferentes. "De hecho, comencé aquí en Steyn City cuando no había un departamento de finanzas, así que se me asignó la tarea de configurar todo el proceso financiero desde cero", recordó Kreason. Al igual que la propia ciudad, la oficina de finanzas tuvo que construirse desde cero. Desde entonces, muchas cosas han cambiado. Tanto el equipo de Kreason como el Steyn City han crecido significativamente, lo que hace que la efectividad Reporting sea aún más crucial. Para abordar este problema, el equipo implementó Sage , que Kreason creía que era la única solución ERP capaz de abordar las necesidades muy específicas de la empresa. En 2020, el equipo de finanzas buscó mejorar aún más las capacidades Reporting de Steyn City agregando una solución de CPM. Eligieron Prophix. Entonces, después de un año con Prophix, ¿cuáles fueron sus principales conclusiones? ¿Qué cambió? Estos son los 3 beneficios más importantes que Prophix ha aportado:

1. Mejora de la eficiencia

Esto no será una sorpresa, pero Prophix ha tenido un profundo impacto en la eficiencia del departamento de finanzas de Steyn City. En el transcurso de la entrevista, Kreason mencionó varios ejemplos de cómo ha ahorrado una gran cantidad de tiempo gracias a Prophix. He aquí uno de ellos, en sus propias palabras:

"Estoy muy contento de haber tenido Prophix porque [risas] no tengo que hacer todo esto manualmente en Excel. [...] Donde yo pasaba, digamos, alrededor del 90 por ciento de mi tiempo haciendo, ahora estoy dedicando ese tiempo a revisar, analizar y arreglar".

Con respecto a la velocidad general del proceso, Kreason dijo lo siguiente:

"Cuando comenzamos el proceso de Prophix, no sabía lo poderosa que era la herramienta. Estábamos más interesados en los informes impresos, y en los gráficos, en los gráficos circulares y en cosas por el estilo que la Junta quería. Pero luego, a medida que estábamos construyendo, nos dimos cuenta de que, vaya, esperen, chicos, quiero decir, si pueden hacer esto y pueden hacer aquello, entonces mi proceso de presupuesto se simplifica en semanas. Mi proceso de pronóstico se simplifica en meses. Es decir, pronosticamos aquí hasta 2026, y a veces hasta 2032, y eso es algo que se puede hacer en una semana. Así que en realidad me ha hecho la vida mucho más fácil. No voy a mentir, todavía hay algunos procesos manuales que deben realizarse, pero eso no es culpa de Prophix en absoluto [risas]". [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City ofrece 45 km de bulevares peatonales. [/caption]

2. Más Reportingdinámico

Como se mencionó anteriormente, Steyn City ofrece tantos servicios que el resultado es un negocio altamente diversificado y complejo. Hay bienes raíces residenciales y comerciales, hay restaurantes y servicios para eventos, actividades de construcción, comercios, un almacén, una escuela privada, instalaciones deportivas y más. Esto hace un total de 13 unidades de negocio (posiblemente incluso más en el momento en que estés leyendo esto), cada una con su propio flujo de ingresos. Para ayudar con la ambición de la junta de "saberlo todo", Kreason y los implementadores de Prophix elaboraron informes que ofrecen una visión general de cada segmento, así como una declaración consolidada si es necesario considerar el panorama general. Así es como lo expresa Kreason:

"Digamos, por ejemplo, que la construcción tendría un informe y todo lo que se relaciona con la construcción se filtra en ese informe, y puedo presentarlo. De acuerdo, quieres mirar solo la hospitalidad; bueno, puedo hacer eso porque puedo [...] extraer todas las áreas que se relacionan con esa dimensión, como la llamamos, o unidad de negocio, e informar sobre eso. No necesito ir y construir cinco informes diferentes; Construyo uno y literalmente, como lo llama Prophix, [...] hojeo las páginas [...] y selecciono los diferentes tipos de páginas, y puedo informar sobre eso. ¿Quieres verlos como grupo, consolidados? Bueno, claro, no hay problema, también puedo mostrarte eso".

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] En el restaurante XIX en Steyn City[/caption]

3. Mejor comunicación interna

Incluso con la mejor solución de CPM no será una panacea en lo que respecta a la comunicación efectiva de los números de la empresa. Sin embargo, en el caso de Prophix y sus funciones colaborativas, ofrece una mejora significativa con respecto a una hoja de cálculo estática adjunta a un correo electrónico. Como señala Kreason, esto último puede dar lugar a diferentes interpretaciones de los mismos datos:

"La comunicación no es algo que siempre sea posible, porque puedo enviarte un correo electrónico y puedes interpretarlo de una manera diferente a lo que realmente estoy tratando de explicarte. Mientras que si tienes una herramienta de Reporting común, y todo el mundo usa esta herramienta, quiero decir que puedes aclarar las inconsistencias, la confusión y los malentendidos con relativa rapidez. [...] [Con Excel, es como] "¿Qué versión de esto estoy viendo? ¿Estoy viendo la versión correcta? ¿Me has enviado el artículo correcto? ¿Qué número es este, ha cambiado?" Ahora todo está trazado y gestionado en una sola herramienta".

Conclusión Tanto el equipo de Kreason como el Steyn City en su conjunto han estado en un notable viaje de transformación durante los últimos años. Como han demostrado los ejemplos de Kreason, la introducción de Prophix ha ayudado a acelerar aún más este proceso, pero ¿cómo se garantiza el éxito de un proyecto de CPM? La primera etapa es encontrar un proveedor de CPM que se ajuste a los requisitos. En el caso de Steyn City, no se trataba solo de las capacidades del software Prophix. Además de su sólida integración con Sage, el historial de Prophix de llevar a cabo con éxito los proyectos de los clientes y el compromiso continuo con el éxito de los clientes jugaron un papel importante en la decisión. Kreason, a pesar de trabajar en un papel muy poco técnico, también se encontró muy involucrado en el proceso de implementación. Mirando hacia atrás, consideró que esto era crucial para todo el proyecto, a pesar de ser escéptico al principio: "Seré honesto contigo, no estaba realmente emocionado de ser parte del proceso [de implementación]", confesó durante nuestra charla. Pensó: "Simplemente no tengo tiempo para hacerlo". Sin embargo, su perspectiva cambió drásticamente cuando el equipo de Prophix explicó los beneficios de su participación más profunda:

"Una vez que me metí en ello, y una vez que empecé a trabajar con vosotros, me di cuenta de que era la parte más importante de toda la construcción. Especialmente como gerente de finanzas, debe comprender cómo funciona y cómo encaja todo. [...] Prophix tiene características muy buenas en las que puedes desglosar y anualizar los números, pero es muy importante que seas parte de la implementación desde el principio para que, en cierto sentido, mapees las cosas de la manera que quieres".

Este proceso también incluyó la reevaluación y optimización de los procesos existentes antes de construirlos en Prophix. Gracias a este enfoque, Kreason y su equipo ahora tienen una solución que conocen, procesos más eficientes y números en los que confían, una configuración perfecta para el crecimiento futuro, al igual que la ciudad que ayudan a construir.