How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Se cometieron errores.

O, al menos, eso es lo que intentas descubrir al realizar la conciliación del balance general. Las organizaciones en crecimiento pueden realizar docenas, si no cientos, de transacciones diarias, y cada una de ellas presenta oportunidades de error. Antes de que se puedan agregar saldos de cualquiera de las cuentas involucradas a tu balance general, deben conciliarse.

Echemos un vistazo más de cerca a la conciliación del balance.

¿Qué es una conciliación de balance general?

Reconciliation is the process of comparing the transactions on a balance sheet to secondary documentation. This can help spot discrepancies before they affect other processes, eliminate errors, and even prevent fraud. This secondary documentation can include anything from a bank statement to a spreadsheet and invoices. Balance sheet reconciliation ensures that whenever you check in on your organization’s financial position, you’re looking at accurate numbers.

¿Por qué es importante conciliar el balance general?

Los balances son esenciales para saber dónde se encuentra tu organización financieramente. Además, al conciliar el balance general:

• Garantizas que todas las transacciones sean precisas
• Te da más confianza en los saldos de tu cuenta
• Hace aflorar los errores antes de que tengan un impacto descendente
• Crea un camino claro para resolver discrepancias
• Mantiene a tu organización en cumplimiento de las normas y regulaciones
• Crea documentación a la que se puede hacer referencia más adelante.
• Ayuda a crear un registro impreso para futuras auditorías

¿Cuándo realizar una conciliación de balance general?

Balance sheet reconciliation is typically performed in a similar timeframe as financial closes. That means you’ll typically perform monthly reconciliations that coincide with month-end closes, but some organizations will also reconcile balance sheets quarterly and annually.

Conciliación del balance general vs. conciliación bancaria

La conciliación del balance general es el proceso de revisión de transacciones en tu balance general, mientras que las conciliaciones bancarias se enfocan específicamente en los estados de cuenta bancarios y las cuentas en efectivo. Son procesos casi idénticos, salvo por su alcance y el tipo de transacciones que se concilian.

Cómo conciliar el balance general

Si bien la conciliación del balance puede llevar mucho tiempo y requerir mucha mano de obra, no tiene que ser complicada. Aquí hay un proceso simple de seis pasos a seguir.

1. Identifica qué cuentas deben conciliarse
Dependiendo de tu industria y de la forma en que opera tu organización, es posible que solo debas conciliar algunas cuentas como parte de este proceso. Por ejemplo, es posible que otro departamento ya sea responsable de la conciliación bancaria, lo que significa que incluir estas cuentas en tu conciliación se duplicaría en el trabajo.

2. Gather the necessary account and financial information
If you’re using a Financial Performance Platform like Prophix One, you’ll already have the data you need at your fingertips. Otherwise, you’ll need to access all accounts involved in your reconciliation to gather the necessary data.

3. Compare your information
Go through all transactions from the accounts represented on your balance sheet, comparing them to your supporting documentation. For example, when reconciling your accounts receivable ledger, you might compare transactions with invoices to identify discrepancies.

4. Investiga y explica las diferencias, si las hay.
Identificar cualquier error en tu libro mayor (o GL, en inglés) no es suficiente; ¡Necesitas resolverlos! A veces, identificar y explicar las diferencias es tan simple como detectar errores tipográficos y errores similares de ingreso de datos. Otras veces, tendrás que investigar varios sistemas para encontrar el origen del error.

5. Ajusta el GL y las entradas del diario
Después de identificar e investigar errores, ajusta el GL y cualquier entrada relevante del diario para garantizar que los saldos de la cuenta y el balance resultante sean precisos. Algún software puede ayudar a automatizar esta parte, ahorrando a tu equipo un tiempo precioso.

6. Document your findings
Leave a record of any investigation and the result, so controllers, auditors, and other professionals can track down any changes you’ve made. This can also help accelerate future reconciliations by identifying and documenting recurring issues.

Mejores prácticas de conciliación del balance

Estos son algunos ejemplos simples de cómo podría verse una conciliación del balance general después de que tu equipo haya pasado por todo el proceso.

Mejores prácticas de conciliación del balance

Ahora que sabes cómo se realiza una conciliación de balance general, estas son algunas formas en las que puedes garantizar que este proceso crucial se realice con tan poco trabajo manual como posible, y sin riesgo de errores costosos.

Automatiza donde puedas

Too many teams still rely on spreadsheets and manual work for most of their balance sheet reconciliation process. This not only takes time away from other essential tasks but can potentially introduce costly human errors. Ideally, your team should be using software that automates some of the most labor-intensive parts of the process, like transaction matching.

Utiliza la tecnología para mejorar tus procesos

Automation can help you save time, but the right technology can do a lot more; it helps you uncover inefficiencies and spot problems in your process. Whether you want to use built-in reconciliation features from enterprise resource planning software or leverage a dedicated solution, technology can turn this difficult process into something much more manageable.

Revisar las mejores prácticas de evaluación de riesgos

Risk assessment allows accountants, controllers, and other individuals within the Office of the CFO to predict some of the risks involved with financial decisions. Doing this can help identify potential issues prior to balance sheet reconciliation, giving teams a head start on identifying discrepancies. Reviewing your risk assessment process can save you a ton of effort come time to reconcile.

Establecer políticas claras y controles internos

La mejor manera de hacer que tu proceso de conciliación de balance sea lo más fácil posible es prevenir errores antes de que ocurran. Para ello, asegúrate de que todas las políticas relacionadas con las transacciones financieras sean absolutamente claras y tenga controles internos implementados para detectar posibles discrepancias antes del próximo esfuerzo de conciliación.

Utiliza una lista de verificación de conciliación del balance

Si las listas de verificación son lo suficientemente buenas para pilotos, astronautos y cirujanos, son lo suficientemente buenos para la Oficina del Director Financiero. Convertir tu proceso de conciliación en una lista de verificación puede ayudarte a prevenir posibles errores y agilizar todo el esfuerzo.

Desafíos asociados con la conciliación del balance

Al igual que muchos otros procesos financieros, la conciliación del balance es difícil, requiere mucho tiempo y tiene el potencial de estar plagada de errores. Estos son algunos desafíos a tener en cuenta mientras trabajas en las transacciones de tu organización.

Datos y hojas de cálculo desconectados

One of the most time-consuming parts of reconciliation is centralizing all the data you need, both for your general ledger and the supporting documentation you’ll be comparing it against. That data will often be spread out over multiple tools and spreadsheets, and too often you’ll find transactions hidden in a tool that’s gone unused for months too late in the process.

Errores manuales e imprecisiones de datos

Cuantos más procesos manuales intervienen en las transacciones cotidianas de tu organización, más oportunidades se crean de errores e imprecisiones. Dado que encontrarlos y solucionarlos es el principal propósito de la conciliación, las organizaciones que dependen en gran medida del trabajo manual encontrarán que sus conciliaciones tardan más.

Falta de controles internos

Cuando cada departamento tiene su propio método para administrar estas transacciones, con pocos controles para estandarizar los procesos, es posible que debas pasar por libros contables inexactos para preparar un balance preciso.

Cómo el software puede mejorar el proceso de conciliación del balance

Puede que hayas notado un patrón.

La excesiva dependencia de procesos manuales y hojas de cálculo crea errores que suman más trabajo cuando es momento de conciliar el balance general. Por eso, contar con el software adecuado es esencial para optimizar el proceso de conciliación del balance. Eso es porque el software:

• Estandariza la conciliación del balance general para reducir el riesgo de error humano
• Centraliza los datos de múltiples fuentes con integraciones integradas
• Automatiza las tareas que consumen más tiempo relacionadas con la reconciliación, como la coincidencia de transacciones
• Crea un registro de cualquier cambio en el libro mayor para una auditoría y revisión más fluida

Con el software adecuado, puedes completar las conciliaciones de balances en menos tiempo y con menos errores, mientras configuras controles que evitan las discrepancias que estás verificando.

Preguntas frecuentes sobre la conciliación del balance

La conciliación del balance general puede ser un proceso complejo, pero sin importar cuáles sean tus preguntas, tenemos las respuestas.

¿Por qué solo conciliamos las cuentas de balance?

Las cuentas del balance se concilian con más frecuencia porque se consideran cuentas permanentes (o continuas), lo que significa que transfieren saldos de un período contable a otro. Eso significa que cualquier error que se recorte también se transferirá, lo que hará que la conciliación sea aún más importante.

¿Con qué frecuencia debes conciliar las cuentas del balance general?

Balance sheet accounts are usually reconciled on a timeline that coincides with either the month-end close or less frequent financial close. That means they can be done as often as monthly but are usually done quarterly or yearly.

¿Cuáles son las 5 afirmaciones del balance?

Los auditores y analistas financieros utilizan las cinco afirmaciones del balance para evaluar la exactitud de lo que se representa en un balance. Estas son las afirmaciones:

1. Existence: Does the reported asset, liability, or equity exist at the balance sheet date?
2. Derechos y obligaciones: ¿La organización posee o tiene derecho a utilizar los activos declarados? ¿Tiene obligaciones legales por responsabilidades informadas?
3. Integridad: ¿Se incluyen todos los activos, pasivos, transacciones de capital y saldos relevantes?
4. Valoración o medición: ¿Los montos registrados en los estados financieros representan el valor real de los activos, pasivos y patrimonio?
5. Presentación y divulgación: ¿La información presentada es clara y comprensible? ¿Se han hecho todas las revelaciones necesarias?

¿Cuál es el rol de la conciliación del balance general en el proceso de cierre financiero?

Balance sheet reconciliation is an essential part of closing the books because it ensures that the Office of the CFO is working with accurate data. Otherwise, you might finalize your financial statements without accounting for important errors that could skew the results significantly.

Facilita la conciliación de balances con el software de finanzas

La conciliación de balances es un proceso complejo que le da a la Oficina del CFO los números que necesitan para el cierre de fin de mes y el estado financiero importante. Sin embargo, existe una manera fácil de eliminar la mayoría del trabajo manual que implica simplificar todo el proceso. El software de finanzas facilita la conciliación de balances. Centraliza todos los datos que necesita para conciliar, automatiza la mayoría del trabajo y le brinda la información estratégica que necesita para evitar errores en el futuro.