How to do balance sheet reconciliation in 2024 (definition & examples)

Se cometieron errores.

O, al menos, eso es lo que intentas descubrir al realizar la conciliación del balance general. Las organizaciones en crecimiento pueden realizar docenas, si no cientos, de transacciones diarias, y cada una de ellas presenta oportunidades de error. Antes de que se puedan agregar saldos de cualquiera de las cuentas involucradas a tu balance general, deben conciliarse.

Echemos un vistazo más de cerca a la conciliación del balance.

¿Qué es una conciliación de balance general?

La conciliación es el proceso de comparar las transacciones en un balance general con la documentación secundaria. Esto puede ayudar a detectar discrepancias antes de que afecten a otros procesos, eliminar errores e incluso prevenir fraudes. Esta documentación secundaria puede incluir cualquier cosa, desde un estado de cuenta bancario hasta una hoja de cálculo y facturas. La conciliación del balance general garantiza que cada vez que verifiques la posición financiera de tu organización, estés buscando números precisos.

¿Por qué es importante conciliar el balance general?

Los balances son esenciales para saber dónde se encuentra tu organización financieramente. Además, al conciliar el balance general:

• Garantizas que todas las transacciones sean precisas
• Te da más confianza en los saldos de tu cuenta
• Hace aflorar los errores antes de que tengan un impacto descendente
• Crea un camino claro para resolver discrepancias
• Mantiene a tu organización en cumplimiento de las normas y regulaciones
• Crea documentación a la que se puede hacer referencia más adelante.
• Ayuda a crear un registro impreso para futuras auditorías

¿Cuándo realizar una conciliación de balance general?

La conciliación del balance general se realiza normalmente en un período de tiempo similar a los cierres financieros. Eso significa que generalmente realizarás conciliaciones mensuales que coincidan con los cierres de fin de mes, pero algunas organizaciones también conciliarán los balances trimestrales y anuales.

Conciliación del balance general vs. conciliación bancaria

La conciliación del balance general es el proceso de revisión de transacciones en tu balance general, mientras que las conciliaciones bancarias se enfocan específicamente en los estados de cuenta bancarios y las cuentas en efectivo. Son procesos casi idénticos, salvo por su alcance y el tipo de transacciones que se concilian.

Cómo conciliar el balance general

Si bien la conciliación del balance puede llevar mucho tiempo y requerir mucha mano de obra, no tiene que ser complicada. Aquí hay un proceso simple de seis pasos a seguir.

1. Identifica qué cuentas deben conciliarse
Dependiendo de tu industria y de la forma en que opera tu organización, es posible que solo debas conciliar algunas cuentas como parte de este proceso. Por ejemplo, es posible que otro departamento ya sea responsable de la conciliación bancaria, lo que significa que incluir estas cuentas en tu conciliación se duplicaría en el trabajo.

2. Recopila la información financiera y de la cuenta necesaria
Si utilizas una plataforma de rendimiento financiero como Prophix, ya tendrás los datos que necesitas al alcance de tu mano. De lo contrario, deberás acceder a todas las cuentas involucradas en la conciliación para recopilar los datos necesarios.

3. Compara tu información
Revisa todas las transacciones de las cuentas representadas en tu balance general, comparándolas con tu documentación de respaldo. Por ejemplo, al conciliar tu libro de contabilidad de cuentas por cobrar, puedes comparar transacciones con facturas para identificar discrepancias.

4. Investiga y explica las diferencias, si las hay.
Identificar cualquier error en tu libro mayor (o GL, en inglés) no es suficiente; ¡Necesitas resolverlos! A veces, identificar y explicar las diferencias es tan simple como detectar errores tipográficos y errores similares de ingreso de datos. Otras veces, tendrás que investigar varios sistemas para encontrar el origen del error.

5. Ajusta el GL y las entradas del diario
Después de identificar e investigar errores, ajusta el GL y cualquier entrada relevante del diario para garantizar que los saldos de la cuenta y el balance resultante sean precisos. Algún software puede ayudar a automatizar esta parte, ahorrando a tu equipo un tiempo precioso.

6. Documenta tus hallazgos
Deja un registro de cualquier investigación y del resultado, para que los controladores, auditores y otros profesionales puedan realizar un seguimiento de los cambios que hayas hecho. Esto también puede ayudar a acelerar las conciliaciones futuras identificando y documentando problemas recurrentes.

Mejores prácticas de conciliación del balance

Estos son algunos ejemplos simples de cómo podría verse una conciliación del balance general después de que tu equipo haya pasado por todo el proceso.

Mejores prácticas de conciliación del balance

Ahora que sabes cómo se realiza una conciliación de balance general, estas son algunas formas en las que puedes garantizar que este proceso crucial se realice con tan poco trabajo manual como posible, y sin riesgo de errores costosos.

Automatiza donde puedas

Demasiados equipos siguen confiando en hojas de cálculo y trabajo manual para la mayoría de su proceso de conciliación de balance. Esto no solo toma tiempo de otras tareas esenciales, sino que también puede introducir costosos errores humanos. Idealmente, tu equipo debe utilizar software que automatice algunas de las partes más laboriosas del proceso, como el emparejamiento de transacciones.

Utiliza la tecnología para mejorar tus procesos

La automatización puede ayudarte a ahorrar tiempo, pero la tecnología adecuada puede hacer mucho más; te ayuda a descubrir ineficiencias y detectar problemas en tu proceso. Ya sea que desees utilizar funciones de conciliación integradas del software de planificación de recursos empresariales o aprovechar una solución dedicada, la tecnología puede convertir este proceso difícil en algo mucho más manejable.

Revisar las mejores prácticas de evaluación de riesgos

La evaluación de riesgos permite a los contadores, controladores y otras personas dentro de la Oficina del CFO predecir algunos de los riesgos involucrados en las decisiones financieras. Hacer esto puede ayudar a identificar posibles problemas antes de la conciliación del balance, dando a los equipos una ventaja en la identificación de discrepancias. Revisar tu proceso de evaluación de riesgos puede ahorrarte mucho esfuerzo para conciliar.

Establecer políticas claras y controles internos

La mejor manera de hacer que tu proceso de conciliación de balance sea lo más fácil posible es prevenir errores antes de que ocurran. Para ello, asegúrate de que todas las políticas relacionadas con las transacciones financieras sean absolutamente claras y tenga controles internos implementados para detectar posibles discrepancias antes del próximo esfuerzo de conciliación.

Utiliza una lista de verificación de conciliación del balance

Si las listas de verificación son lo suficientemente buenas para pilotos, astronautos y cirujanos, son lo suficientemente buenos para la Oficina del Director Financiero. Convertir tu proceso de conciliación en una lista de verificación puede ayudarte a prevenir posibles errores y agilizar todo el esfuerzo.

Desafíos asociados con la conciliación del balance

Al igual que muchos otros procesos financieros, la conciliación del balance es difícil, requiere mucho tiempo y tiene el potencial de estar plagada de errores. Estos son algunos desafíos a tener en cuenta mientras trabajas en las transacciones de tu organización.

Datos y hojas de cálculo desconectados

Una de las partes de conciliación que consumen más tiempo es centralizar todos los datos que necesitas, tanto para tu libro mayor como para la documentación de respaldo con la harás la comparación. A menudo, esos datos estarán repartidos en múltiples herramientas y hojas de cálculo, y con demasiada frecuencia encontrarás transacciones ocultas en una herramienta que lleva meses sin utilizarse, demasiado tarde en el proceso.

Errores manuales e imprecisiones de datos

Cuantos más procesos manuales intervienen en las transacciones cotidianas de tu organización, más oportunidades se crean de errores e imprecisiones. Dado que encontrarlos y solucionarlos es el principal propósito de la conciliación, las organizaciones que dependen en gran medida del trabajo manual encontrarán que sus conciliaciones tardan más.

Falta de controles internos

Cuando cada departamento tiene su propio método para administrar estas transacciones, con pocos controles para estandarizar los procesos, es posible que debas pasar por libros contables inexactos para preparar un balance preciso.

Cómo el software puede mejorar el proceso de conciliación del balance

Puede que hayas notado un patrón.

La excesiva dependencia de procesos manuales y hojas de cálculo crea errores que suman más trabajo cuando es momento de conciliar el balance general. Por eso, contar con el software adecuado es esencial para optimizar el proceso de conciliación del balance. Eso es porque el software:

• Estandariza la conciliación del balance general para reducir el riesgo de error humano
• Centraliza los datos de múltiples fuentes con integraciones integradas
• Automatiza las tareas que consumen más tiempo relacionadas con la reconciliación, como la coincidencia de transacciones
• Crea un registro de cualquier cambio en el libro mayor para una auditoría y revisión más fluida

Con el software adecuado, puedes completar las conciliaciones de balances en menos tiempo y con menos errores, mientras configuras controles que evitan las discrepancias que estás verificando.

Preguntas frecuentes sobre la conciliación del balance

La conciliación del balance general puede ser un proceso complejo, pero sin importar cuáles sean tus preguntas, tenemos las respuestas.

¿Por qué solo conciliamos las cuentas de balance?

Las cuentas del balance se concilian con más frecuencia porque se consideran cuentas permanentes (o continuas), lo que significa que transfieren saldos de un período contable a otro. Eso significa que cualquier error que se recorte también se transferirá, lo que hará que la conciliación sea aún más importante.

¿Con qué frecuencia debes conciliar las cuentas del balance general?

Las cuentas del balance suelen conciliarse en un plazo que coincide con el cierre de fin de mes o con cierres financieros menos frecuentes. Eso significa que se pueden realizar con una frecuencia mensual, pero generalmente se realizan trimestralmente o anualmente.

¿Cuáles son las 5 afirmaciones del balance?

Los auditores y analistas financieros utilizan las cinco afirmaciones del balance para evaluar la exactitud de lo que se representa en un balance. Estas son las afirmaciones:

1. Existencia: ¿Existe realmente el activo, pasivo o patrimonio reportado en la fecha indicada en el balance general?
2. Derechos y obligaciones: ¿La organización posee o tiene derecho a utilizar los activos declarados? ¿Tiene obligaciones legales por responsabilidades informadas?
3. Integridad: ¿Se incluyen todos los activos, pasivos, transacciones de capital y saldos relevantes?
4. Valoración o medición: ¿Los montos registrados en los estados financieros representan el valor real de los activos, pasivos y patrimonio?
5. Presentación y divulgación: ¿La información presentada es clara y comprensible? ¿Se han hecho todas las revelaciones necesarias?

¿Cuál es el rol de la conciliación del balance general en el proceso de cierre financiero?

La conciliación del balance general es una parte esencial del cierre de los libros porque garantiza que la Oficina del CFO esté trabajando con datos precisos. De lo contrario, podría finalizar sus estados financieros sin tener en cuenta errores importantes que podrían afectar significativamente los resultados.

Facilita la conciliación de balances con el software de finanzas

La conciliación de balances es un proceso complejo que le da a la Oficina del CFO los números que necesitan para el cierre de fin de mes y el estado financiero importante. Sin embargo, existe una manera fácil de eliminar la mayoría del trabajo manual que implica simplificar todo el proceso. El software de finanzas facilita la conciliación de balances. Centraliza todos los datos que necesita para conciliar, automatiza la mayoría del trabajo y le brinda la información estratégica que necesita para evitar errores en el futuro.