¿Qué es la conciliación de cuentas en finanzas?

La conciliación de cuentas puede ser una tarea desalentadora para los equipos financieros de todos los tamaños, pero los beneficios la hacen indispensable cuando se trata de administrar las cuentas de su negocio. Este artículo cubrirá los conceptos básicos de la conciliación de cuentas, los beneficios que proporciona, lo que requiere el proceso y cómo hacerlo de la manera más eficiente posible.

¿Qué es la conciliación de cuentas en finanzas?

La conciliación de cuentas es el proceso de garantizar que el libro mayor (GL) de su empresa sea correcto y equilibrado comparándolo con fuentes secundarias. Proporciona a los equipos de finanzas y contabilidad la garantía de que sus libros están completos y actualizados durante el proceso de cierre. La conciliación también proporciona confianza en cualquier GL Datos que se utilice en la Reporting y la toma de decisiones. La mejor práctica es conciliar todas las cuentas de GL mensualmente, una tarea que requiere mucha mano de obra y que la automatización puede acelerar, lo que le permite a usted y a sus equipos mantenerse actualizados más rápido.

¿Por qué es necesaria la conciliación de cuentas?

La precisión y la integridad del libro mayor son esenciales para múltiples aspectos de su organización. Más allá de su importancia para la Reporting y la toma de decisiones, hay varios beneficios clave de la reconciliación:

1. Identifique y resuelva errores y discrepancias más rápido
   Los problemas no se pueden solucionar hasta que se identifiquen. La mejor práctica es conciliar las cuentas cada mes, lo que brinda la oportunidad de encontrar y resolver errores contables antes, identificar actividades no autorizadas y garantizar que los fondos de la empresa vayan a donde se necesitan.
   
2. Realice un seguimiento de los pagos, las tarifas y los gastos
   Los pagos regulares se pueden rastrear de manera más eficiente, lo que garantiza que lleguen a los proveedores a tiempo y eviten costosas interrupciones del servicio. Las tarifas y los gastos se pueden monitorear de manera más efectiva, evitando cualquier caso de problemas bancarios o fiscales en sus saldos.
   
3. Proporcionar informes financieros precisos y actualizados
   Internamente, las decisiones clave se toman utilizando datos financieros, y la disponibilidad y precisión de esos datos es fundamental para estas decisiones.
   Externamente, las auditorías y la rendición de cuentas también dependen de estos informes. Ser capaz de proporcionar rápidamente información actualizada puede acelerar estos procesos.
4. Gestionar y optimizar el flujo de caja de la empresa
   La conciliación no solo mantiene a su equipo activo y en contacto con sus finanzas, sino que también brinda la oportunidad de identificar y corregir ineficiencias.

¿Cuáles son los diferentes tipos de conciliaciones de cuentas?

Si bien el proceso de conciliación de cuentas es similar en todas las cuentas, hay algunas diferencias clave a tener en cuenta.

• Conciliación bancaria
  • La conciliación bancaria es la forma más común de conciliación. La conciliación bancaria se realiza tomando sus estados de cuenta bancarios y las cuentas de su empresa y asegurándose de que coincidan.
• Conciliación de caja chica
  • Debido a que es fácil perder el rastro de la caja chica, este tipo de conciliación verifica que estas cuentas de efectivo concuerden con la política y los recibos de la empresa, un proceso esencial para evitar errores y mal uso.
• Conciliación de proveedores
  • La conciliación de proveedores es el proceso de cuentas por pagar para garantizar que sus gastos reales coincidan con las facturas de proveedores que ha recibido.
• Conciliación específica de la empresa
  • La conciliación específica de la empresa es la comparación de sus registros internos al principio y al final de su ciclo financiero. La frecuencia de este proceso depende del tipo de negocio realizado, los bienes vendidos o los servicios prestados. A menudo se requiere que los servicios financieros concilien las cuentas de los clientes con los fondos de los clientes con más frecuencia que otros tipos de negocios.
• Conciliación entre empresas
  • La conciliación entre empresas es la verificación y el equilibrio de las transacciones entre empresas y filiales de un mismo grupo empresarial.
• Conciliación de tarjetas de crédito
  • La conciliación de tarjetas de crédito es la comparación de los estados de cuenta de las tarjetas de crédito con los registros de las empresas.

Cómo funciona la conciliación de cuentas

Cualquier transacción o movimiento de fondos en una empresa está documentado. Cuando tiene dos fuentes para estas transacciones, hay espacio para discrepancias. La conciliación de cuentas se puede realizar en cualquier lugar donde tenga una fuente secundaria para su información financiera, como un recibo, un extracto bancario y documentos similares. Cuando se comparan, ambas fuentes deben coincidir entre sí. La conciliación es el proceso de verificar que estas entradas concuerdan e investigar cualquier entrada no coincidente o valores atípicos para corregir la discrepancia y equilibrar ambas fuentes.

Método 1: Conciliar con un estado financiero, un estado de cuenta bancario, un estado de cuenta de tarjeta de crédito o un estado de cuenta de préstamo

El siguiente ejemplo es para una conciliación de tarjetas de crédito, pero los pasos siguen siendo similares para un estado financiero, un extracto bancario o un extracto de préstamo. Es esencial que, aparte de los intereses y las comisiones, no haya partidas no conciliadas en los estados de cuenta.

1. Recopile y clasifique recibos e informes de gastos. Tradicionalmente, esto se hacía manualmente con recibos en papel y formularios de gastos, pero ahora se puede automatizar utilizando un software de gestión de gastos.
2. Haga coincidir las transacciones con los extractos. Cada transacción registrada en el estado de cuenta de la tarjeta de crédito debe tener su recibo o informe de gastos coincidente con los valores acordados.
3. Resuelva errores. No todos los errores son intencionales o maliciosos, a veces los errores ocurren. Por ejemplo, en una tarjeta de crédito, puede haber un reembolso que se aplicó por una transacción cancelada, un cargo por un cargo fallido o cargos duplicados accidentales. Si se identifica alguna discrepancia a través de este proceso, asegúrese de notificar a su banco.

Método 2: Conciliar con la actividad de la cuenta

1. Compare el extracto bancario de la cuenta con el estado de cuenta de efectivo. Asegúrese de que todas las entradas estén de acuerdo en ambas fuentes y anote cualquier entrada que no tenga contrapartida.
2. Identifique los pagos en un lado que no aparecerán como pagos en el otro. Estos pueden incluir cheques y transacciones en cajeros automáticos en el lado de la caja registradora, y cargos por servicio, sobregiros y cargos en el lado de la cuenta.
3. Haga coincidir las transacciones que aparecen en ambos registros. Si hay alguno que no tenga una entrada adecuada en el otro registro, agréguelo.
4. Revise el estado de cuenta bancario para ver si hay errores. Los errores bancarios son raros, pero es esencial notificar a su banco tan pronto como se identifique alguno. La corrección aparecerá en futuros estados de cuenta, pero deberá equilibrarse ahora para completar la conciliación de este ciclo.
5. Verifique que los saldos coincidan. Una vez que se hayan resuelto y equilibrado todos los valores atípicos y errores, ambas declaraciones deberían estar de acuerdo. Cualquier discrepancia debe ser reportada y explicada.

Método 3: Conciliar con la actividad del libro auxiliar

1. Al igual que los métodos anteriores, comience comparando las entradas del libro mayor con el libro auxiliar e identifique cualquier discrepancia. Preste mucha atención a las transacciones no recurrentes, ya que estas son las entradas con más probabilidades de tener errores. Otros problemas comunes son los errores de duplicación, las entradas en la cuenta incorrecta y los errores de transposición.
2. Hacer coincidir las entradas en los libros de contabilidad. Asegúrese de que cada entrada tenga su contraparte en el otro libro mayor y que los importes coincidan. Tenga en cuenta cualquier error.
3. Investigue los errores. Una vez identificados y comprendidos los errores, tome las medidas adecuadas para resolverlos y asegurarse de que se introducen correctamente en ambos libros de contabilidad.
4. Compara y ajusta los saldos. Si se han completado todos los ajustes y correcciones, los libros de contabilidad deberían estar de acuerdo.

¿Qué pasa con la conciliación con una puesta al día?

A diferencia de una conciliación completa, una recuperación en avance no utiliza una segunda fuente de información para validar la actividad. Este método da como resultado bajas tasas de detección de errores y un bajo control interno y no se recomienda.

¿Con qué frecuencia debe una empresa conciliar sus cuentas?

La mejor práctica es conciliar las cuentas de su empresa al menos una vez al mes. Esto se alinea con los extractos bancarios, lo que ayuda a simplificar y organizar el proceso. La conciliación mensual proporciona agilidad financiera y flexibilidad para identificar y resolver errores.

En el caso de las empresas con ciclos financieros irregulares, con picos estacionales o en las que las responsabilidades y la carga de trabajo recaen más en determinados momentos del mes, puede ser mejor aplazar la conciliación para dar cabida a estas cargas de trabajo irregulares.

Las empresas con un mayor volumen de transacciones o riesgo de Fraude pueden hacer conciliaciones diarias. Esto tiene la ventaja de identificar problemas antes de que los fondos se muevan de sus cuentas. Si eso te parece excesivo, ten en cuenta que esto no es lo ideal para todas las empresas, y la mayoría de las empresas que hacen conciliaciones diarias tienen un equipo dedicado para ese propósito.

Conciliación de cuentas y contabilidad por partida única

Las empresas que utilizan libros de entrada única aún pueden conciliar sus cuentas. Su libro mayor debe estar de acuerdo con fuentes secundarias, como sus extractos bancarios. En el caso de un libro mayor de una sola entrada, puede agregar una columna al libro mayor que puede utilizar para indicar que la entrada se ha conciliado con su segundo origen.

Consolidación Financiera y conciliación de cuentas

Cuando se trata de varias empresas o subsidiarias, una conciliación ineficiente entre empresas en el proceso de Consolidación Financiera puede ralentizar drásticamente su cierre. Puede ser un ejercicio doloroso y que requiere mucho tiempo para llegar al fondo de las discrepancias.

Las mejores prácticas generalmente aceptadas son descentralizar la conciliación poniendo la responsabilidad en la subsidiaria y anticipar su cierre al comienzo del ciclo para preparar los procesos con anticipación.

Otro problema con la conciliación entre empresas son las herramientas utilizadas para realizar la conciliación y la consolidación. Al contrario de lo que cabría esperar de la descentralización, una sola herramienta integral ofrece una Reporting mucho más fiable y un cierre rápido que las herramientas separadas.

Pasos en el proceso de conciliación de cuentas

En todos los tipos de conciliaciones de cuentas, hay pasos coherentes que siempre deberá seguir. No importa si se trata de una conciliación de tarjetas de crédito con un libro mayor de una sola entrada para una pequeña empresa o una conciliación entre empresas.

1. Determinar el punto de partida

El primer paso para iniciar el proceso de reconciliación es, bueno, ¡empezar! Su equipo debe identificar las cuentas que deben conciliarse, recopilar los saldos iniciales para el período de conciliación elegido y asegurarse de que tendrán acceso a la documentación de respaldo que necesitarán.

2. Recopila tus datos

En esta etapa, su equipo debe emprender una misión de investigación. Al igual que un abogado que construye su caso, debe recopilar todos los documentos financieros relevantes, compilar toda la documentación de respaldo para las transacciones registradas y verificar la exactitud de lo que ha recopilado.

3. Analizar los datos

Este es el paso más largo y difícil de la conciliación de cuentas: analizar todo lo que se ha reunido. El método exacto utilizado en este paso variará según tu industria y el enfoque específico de tu equipo, pero generalmente revisarás cada transacción y la compararás con los documentos de respaldo.

4. Guarda tus documentos

Después de su análisis, debe asegurarse de tener una forma sistemática de registrar sus hallazgos y ponerlos a disposición de la organización en su conjunto. Si aún no existe un sistema de archivo de este tipo, asegúrese de configurar uno.

Causas de las discrepancias en la conciliación de cuentas

Las discrepancias que encontrará durante una conciliación se pueden agrupar en cuatro categorías: errores humanos y errores, diferencias de tiempo, datos faltantes o incompletos, o fraude.

Error humano y errores

El error humano no puede eliminarse por completo de ningún proceso financiero, y eso incluye la conciliación. Estos son algunos errores comunes a los que hay que prestar atención:

• Errores del lado del negocio: Los errores en el registro de las transacciones, como las omisiones o los asientos erróneos en el libro de caja, contribuyen a las diferencias entre los saldos. Esto a veces se puede atribuir al uso de sistemas manuales, como hojas de cálculo, para registrar transacciones en comparación con un software dedicado.
• Errores del lado del banco: Aunque son raros, los errores cometidos por el banco en el registro de transacciones, como omisiones o inexactitudes, no son imposibles y pueden dar lugar a disparidades entre los saldos contables.

Diferencias de tiempo

Las diferencias de tiempo pueden afectar tanto a las transacciones basadas en cheques como a los depósitos automatizados:

• Cheques: Debido a los posibles retrasos en el manejo de cheques, son una causa frecuente de problemas de conciliación. Cualquier cheque que haya sido emitido por el banco pero que aún no haya sido depositado, o pagado en el banco y aún no cobrado, dará lugar a discrepancias.
• Débitos, créditos y depósitos automatizados: Cualquier proceso automatizado que el banco maneje en nombre de la empresa puede hacer que las cuentas cambien sin que se haga ninguna nota en fuentes secundarias. Esto incluye débitos directos y créditos realizados por el banco en nombre del cliente, cualquier pago que el banco maneje en su nombre, como alquiler o servicios públicos, depósitos directos, intereses, artículos deshonrados y dividendos.

Datos y transacciones faltantes o incompletos

No todos los departamentos operan con el mismo rigor, y es posible que su equipo financiero tenga que lidiar con los datos faltantes al conciliar las cuentas. Afortunadamente, estas discrepancias suelen ser fáciles de detectar; Simplemente no encontrará un registro coincidente para la transacción que está tratando de conciliar. Desafortunadamente, conciliarlos puede ser complicado y, por lo general, implicará ponerse en contacto con el departamento responsable de la discrepancia.

Fraude

La conciliación de cuentas es una parte importante de la prevención del fraude, ya que permite al equipo financiero analizar cada transacción financiera. Este tipo de observación minuciosa generalmente revelará el problema y le permitirá investigar más a fondo.

Desafíos comunes en la conciliación de cuentas

La parte más difícil de cualquier reconciliación es resolver las discrepancias. A menudo es un proceso que requiere mucho tiempo para determinar la causa raíz de las discrepancias.

Si su organización tiene un gran volumen de transacciones, eso solo exacerbará los problemas anteriores. Más datos significa más tiempo y más oportunidades de errores. Como se mencionó anteriormente, las empresas que tienen un volumen prohibitivo de transacciones pueden considerar una conciliación más frecuente, para reducir el alcance de cada proceso.

Los procesos manuales están sujetos a errores humanos. Esos mismos errores humanos que causan discrepancias en primer lugar, como errores tipográficos, descuidos y errores de entrada de datos, pueden ocurrir durante el proceso de conciliación.

La calidad y consistencia de los datos de origen es importante. Los diferentes formatos de las fuentes de datos pueden dar lugar a incoherencias al intentar que todos coincidan entre sí.

Para hacer frente a estos y otros desafíos, una plataforma de Performance financiera dedicada que se encargue de la conciliación es ideal para automatizar y agilizar el proceso.

Cómo elegir un software de conciliación de cuentas para simplificar el proceso de RA

A la hora de elegir el software de conciliación adecuado para usted y su empresa, hay numerosas cuestiones que hay que tener en cuenta. Aquí hay cinco en los que pensar:

1. ¿El software se integra con sus sistemas financieros y ERP existentes, software de contabilidad? Esto reducirá las inconsistencias de calidad de Datos.
2. ¿Tiene este software las funciones de automatización que desea? El objetivo final es mitigar la posibilidad de que el error humano afecte a su cierre, por lo que cuanto más robusta sea la automatización, mejor.
3. ¿Este software requerirá una incorporación significativa o es lo suficientemente intuitivo como para integrarse en su flujo de trabajo existente? Un software sofisticado no tiene por qué tener una interfaz indescifrable. Un diseño eficaz y familiar, junto con una documentación y un soporte completos, ayudarán a sus equipos financieros a empezar a utilizar el software antes.
4. ¿Qué tan seguro es el software? ¿Tiene las medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado y el control de acceso seguro, para proteger sus datos?
5. ¿Proporcionará el software visibilidad en tiempo real de los procesos que manejará y proporcionará a sus equipos financieros herramientas adecuadas de seguimiento y monitoreo? ¿Proporciona también Capacidades de cumplimiento y auditoría?

Beneficios del software de conciliación de cuentas

El software de conciliación de cuentas puede cambiar por completo la forma en que su equipo maneja este proceso financiero esencial. He aquí por qué.

1. Automatización y Eficiencia: Al automatizar la laboriosa tarea de conciliación y acelerar la identificación de discrepancias, el software de conciliación de cuentas permite a su equipo financiero dedicar su tiempo a la resolución de esas discrepancias.
2. Reducción de errores y precisión de datos: El software de conciliación de cuentas está diseñado para minimizar el riesgo de errores humanos asociados con la entrada manual de datos y la coincidencia. La coincidencia precisa de las transacciones reduce las probabilidades de discrepancias.
   
3. Visibilidad y cumplimiento: El software de conciliación proporciona visibilidad en tiempo real del proceso de conciliación, lo que le permite realizar un seguimiento del estado de las conciliaciones, ver los datos históricos y trivializar Reporting. Esta visibilidad es crucial para fines de cumplimiento, ya que crea una pista de auditoría clara, lo que garantiza la transparencia.

   Idealmente, el software contará con soporte para los requisitos regulatorios y facilitará auditorías más fluidas por parte de dichos organismos reguladores.

Conclusión: Conciliación de cuentas más fácil con la tecnología financiera

La tecnología adecuada puede simplificar sus procesos de cierre con una automatización integral, una coincidencia de transacciones optimizada y un esfuerzo manual minimizado. La plataforma de Performance financiera adecuada hace que la conciliación sea más fácil y eficiente. Obtenga más información sobre cómo elegir la plataforma de Performance financiera adecuada para usted.