Lotus 1-2-3 y las máquinas sumar: recordando la FP&A de la vieja escuela y mirando hacia el futuro

¿No añoras la tecnología financiera de antaño? ¿No fue genial estar limitado a solo tres cosas en Lotus 1-2-3? ¿No es el mundo demasiado silencioso sin el chirrido de las impresoras matriciales? ¿No sería genial verse obstaculizado una vez más por esas tarjetas perforadas con todas esas letras y números? ¿No? Tal vez no seamos tan nostálgicos de la tecnología antigua. Pero, ¿su función de Planificación y Análisis Financiero (FP&A) está haciendo el mejor uso de la nueva tecnología disponible? ¿O sigue estancado en el siglo XX? Para celebrar nuestra última guía interactiva, FP& A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis, le pedimos a expertos en finanzas sus historias de terror tecnológico y consejos sobre cómo actualizar su FP&A.

Del libro mayor manual a la automatización financiera

Entonces, ¿con qué tipo de herramientas arcaicas se enfrentaron los expertos en finanzas al comienzo de sus carreras? "Al principio de mi carrera, este tipo de cosas se hacían en tablillas de piedra. Cuando Johannes Gutenberg inventó la imprenta, eso realmente aceleró el proceso de FP&A", bromea Jack McCullough, presidente del CFO Leadership Council. Pero, en una nota más seria: "Esto te asustará: Contabilización manual del libro mayor con pluma estilográfica. La tecnología era una gran minicomputadora IBM S/36, tarjetas perforadas y una calculadora eléctrica, ¡alrededor de 1982!", dice Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Para aquellos que no estaban familiarizados con el IBM System/36, este "pequeño" sistema informático era aproximadamente del tamaño de una máquina de fax empresarial. El modelo base incluía 128K de RAM y un disco duro de 30 MB, pero era ampliable a 7 MB de RAM y 1478 MB de espacio en disco. Impresionante, ¿eh? ¿Aún mejor? A principios de la década de 1980 se podía conseguir esta hazaña de innovación por el bajo, bajo precio de 200.000 dólares. En ese momento, el IBM System/36 era impresionante porque digitalizaba los procesos y mejoraba drásticamente la eficiencia. ¡Incluso podría ejecutar programas de software de hasta 64K de tamaño! Ahora miramos hacia atrás en el IBM System/36 con una sensación de sorpresa y asombro. ¿Cómo es posible que un ordenador de sobremesa básico tenga ahora mil veces más potencia de procesamiento a una fracción del precio? Desde ese salto inicial a las computadoras, las empresas hicieron otros avances notables, como computadoras personales más pequeñas, software más avanzado y sistemas en red. Aun así, la tecnología de FP&A en muchas empresas se ha estancado en las hojas de cálculo y en la entrada de datos manual, técnicas que atascan el proceso en la ineficiencia e incluso pueden introducir más errores humanos. Es hora de dar el siguiente salto adelante y modernizar la FP&A con procesos automatizados e integrales que llevarán a las finanzas al siglo XXI.

De una visión estrecha a una parte del panorama general

No es solo la tecnología, sino también la función de las finanzas lo que está evolucionando. Históricamente, la planificación financiera era un ejercicio que se realizaba después de que la empresa terminaba el trabajo real de planificación estratégica. Jack McCullough explica: "Creo que el mayor cambio es que hace 20 años, la FP&A a menudo se veía como algo separado de la planificación estratégica. Sí, la planificación financiera y la planificación estratégica operaban en dos silos diferentes. Hoy en día, no se puede tener uno sin el otro (con disculpas a Frank Sinatra). Pero antes solo se trataba de tipos de contabilidad que hacían números en hojas de cálculo, mientras que hoy en día, la tecnología es asombrosa y la aceptación de la planificación financiera como parte del plan estratégico es casi uniforme. Además, en ese entonces, la FP&A en muchas empresas era un emprendimiento estacional (crear el plan financiero para el año siguiente en noviembre y diciembre). Hoy en día, es un proceso perpetuo y, en gran parte debido a la tecnología, más efectivo que nunca". La modernización de FP&A está impulsando el cambio de rol de Finanzas, de soporte entre bastidores a participantes clave en el desarrollo de la estrategia comercial general. El aumento de las técnicas contables de pronósticos continuos, presupuestos de base cero y planificación de escenarios permite a Finanzas pronosticar con más frecuencia, precisión y rapidez que nunca.

De operador de hoja de cálculo a asesor valorado

También existe el potencial de elevar el papel de los profesionales de FP&A dentro de la organización. Janet Schijns, directora ejecutiva de JS Group, comparte una historia sobre el papel cambiante de las finanzas: "En mi primer trabajo, en la industria cosmética, las herramientas con las que trabajé estaban basadas en gran medida en hojas de cálculo o bases de datos, con inteligencia limitada o nula y un conjunto de procesos muy complicados para obtener incluso el cálculo o la presentación más simples para que salieran adecuadamente. Tener una persona financiera con mucha experiencia a su lado en todo momento era una necesidad. Ahora las herramientas pueden hacer que los datos estén disponibles y analizarlos con solo hacer clic en un botón. Esto permite que una gama más amplia de líderes tenga no solo acceso, sino también inteligencia sobre datos específicos para administrar el negocio". Quizás te preguntes: ¿Qué hay de malo en necesitar una persona de finanzas a tu lado en todo momento? ¿No deberían ser reconocidos por sus habilidades? La respuesta es un rotundo "¡sí!". Pero la modernización de FP&A permitirá que Finanzas sea conocido por mucho más que impresionantes habilidades para hacer números. La tecnología financiera puede mejorar la colaboración, permitiendo que más personas contribuyan a los procesos de pronóstico y repronóstico. Y con un repositorio central de información, toda la alta dirección puede acceder a la información que necesita cuando la necesita. En lugar de ser la persona a la que acudir para distribuir pronósticos y ejecutar informes, Finanzas se convertirá en la fuente de referencia para un análisis más profundo y Insightque impulsen el negocio. ¿Por qué han subido los números? ¿Por qué están bajados? ¿Cómo debemos modificar nuestra estrategia en función de los cambios en la cadena de suministro? Con un mayor acceso a Datos, todos ganan.

De las tareas repetitivas a la información fácil

Las tareas repetitivas como la Entrada de datos eran fundamentales para las Finanzas de antaño. Gabrielle Luoma, cofundadora y consejera delegada de MOD Ventures, LLC, compartió cómo fueron para ella los inicios de su empresa: "De vez en cuando, mi marido y yo echamos la vista atrás a una época en la que acababa de poner en marcha mi empresa. Tenía una clienta que tenía una caja llena de recibos y quería introducirlos todos en Quicken. Esto era para todo el año, por lo que tuve que descifrar lo que decían los recibos. Muchos recibos estaban tan descoloridos que apenas podíamos leerlos. Mi marido se pasaba horas diciendo los nombres de los proveedores y las cantidades mientras yo los introducía en el sistema. Lo único que queríamos era terminar." A la mayoría de las personas no les gustan las tareas mundanas. Pero actualmente, la mayoría de los profesionales de las finanzas solo dedican alrededor del 20% de su tiempo a la estrategia y a tareas de mayor valor, según una encuesta de Prophix. La modernización de FP&A puede automatizar las tareas rutinarias, incluidas las actividades basadas en reglas, Reporting, Consolidación de datos y conciliación. Con menos trabajo repetitivo y Datos más fiables, Finanzas puede dedicar más tiempo a actividades que aporten más valor a la organización.

¿Listo para graduarse en FP&A moderno?

¿FP&A en su empresa es Visión de futuro o está estancada en el pasado? Ir más allá de las tablillas de piedra es un comienzo, pero hay otras formas en que las empresas pueden modernizar el proceso de planificación y análisis financiero. Si está listo para deshacerse de los procesos manuales, y de esa vieja y polvorienta copia de Lotus 123, consulte nuestro nuevo activo interactivo, que incluye información de expertos en finanzas sobre cómo actualizar el FP&A de su empresa. Echa un vistazo a nuestro nuevo recurso interactivo, FP&A Upgraded: Cómo modernizar tu planificación y análisis financiero corporativo.