Los 6 mayores desafíos del cierre financiero y Reporting (y cómo abordarlos)

Muchos procesos financieros requieren mucho tiempo y horas de arduo trabajo por parte de varios equipos. Sin embargo, pocas de ellas son tan intensivas como el cierre financiero y el Reportingespecialmente para organizaciones con múltiples filiales. Sin esfuerzos dedicados para mejorar su cierre financiero, este proceso puede volverse rápidamente tan inmanejable que todo su equipo trabajará horas extras todos los meses.

Los mayores retos del cierre financiero y Reporting

Nadie discutirá que cerrar correctamente los libros es esencial para mantener a las organizaciones conformes, financieramente sanas y en constante crecimiento. Sin embargo, el proceso de cierre financiero puede ser una de las tareas que más tiempo y recursos consumen a un equipo financiero, causando dolores de cabeza a todos los implicados. He aquí algunos de los retos del cierre financiero que debes tener en cuenta si quieres reducir esos dolores de cabeza.

1. Estados financieros irrelevantes

Uno de los resultados clave de su proceso de cierre financiero son los estados financieros que los líderes pueden usar para informar a los accionistas, evaluar la salud financiera de la organización y tomar decisiones que mantengan las cosas en la dirección correcta. Pero dado que un cierre financiero puede llevar un tiempo notoriamente largo, los equipos financieros a menudo se encuentran compitiendo contra el reloj para producir estados de cuenta oportunos y relevantes. Con demasiada frecuencia, esto parece una tarea imposible. Cualquier intento de acelerar el proceso de cierre financiero suele estar motivado por la necesidad de contar con estados financieros más oportunos.

2. Calidad de los datos

Los datos financieros pueden ser inconsistentes, especialmente en varias subsidiarias o ubicaciones. Entre facturas impagadas, actualizaciones que faltan y conversiones de moneda incorrectas, no todos los Datos que obtengas para tu cierre financiero serán de alta calidad. Esto puede crear trabajo adicional para su equipo a medida que procesan, limpian y hacen un seguimiento de los datos de mala calidad.

3. Equipos Desigual

Una vez que su organización alcance un cierto tamaño, es probable que tenga que trabajar con equipos remotos, incluso en diferentes zonas horarias. Esto puede hacer que Colaboración sea mucho más complicado. Las reuniones deben llevarse a cabo en momentos que pueden ser inconvenientes para algunos, se pueden perder días ya que los archivos importantes se envían al final del día para un equipo pero a mitad de la noche para otro, y lograr que todos estén en la misma página es mucho más difícil cuando no puedes reunirlos a todos en la misma sala.

4. Sistemas desajustados

Ya sea que su organización tenga varias ubicaciones o subsidiarias, su proceso de cierre financiero involucrará múltiples sistemas que pueden no integrarse bien entre sí. Algunos equipos pueden utilizar hojas de cálculo actualizadas manualmente para realizar un seguimiento de los pedidos, mientras que otros se encargan de todo con un software de contabilidad avanzado. Dado que cada sistema financiero es completamente diferente, su proceso de cierre financiero tiene en cuenta el tiempo adicional que se tarda en traducir todos estos datos en algo utilizable.

5. Error humano

Todos los procesos financieros, especialmente aquellos que dependen de entradas manuales, pueden estar plagados de errores. Los errores y erratas pueden insertar irregularidades en sus datos financieros que pueden pasar desapercibidos hasta que llegue el momento de su cierre financiero. El equipo que maneja el cierre debe estar lo suficientemente atento como para detectar estos errores a medida que funcionan. También dedicarán un tiempo precioso a hacer un seguimiento de las cantidades mal ingresadas con las personas adecuadas para solucionarlas.

6. Dotación adecuada de recursos

Como ocurre con muchos procesos que implican al equipo financiero, es demasiado fácil no pensar en el cierre financiero y Reporting hasta el último momento. Esto puede dar lugar a equipos sobrecargados de trabajo, sin tiempo suficiente para cerrar los libros con eficacia ni el software adecuado para trabajar eficientemente. Si bien algunos líderes pueden pensar que estos procesos son poco más que una casilla que debe marcarse, la Oficina del Director Financiero sabe lo cruciales que son para la organización. Esto puede dar lugar a un tira y afloja, ya que los líderes financieros intentan conseguir más recursos para sus equipos que otros líderes no siempre están dispuestos a proporcionar.

Los líderes tienen acceso a la información financiera más rápidamente

Todo tipo de líderes confían en los estados financieros para informar sobre el Performancede la organización, tomar decisiones y planificar iniciativas futuras. Cuanto más tiempo tengan que esperar los líderes para estas declaraciones, más tiempo tomarán sus tareas. Al optimizar su proceso de cierre financiero , puede publicar estos estados de cuenta más rápido, lo que genera más eficiencia para su equipo de liderazgo. 

Se acabaron los trasnoches para la Oficina del Director Financiero

Tal vez ningún proceso implique tantas noches para los contadores, controladores y otros profesionales en la Oficina del Oficial Principal de Finanzas como cerrar los libros. Cuando tantos líderes y departamentos dependen de tener estados financieros actualizados, existe una gran presión para hacer las cosas lo más rápido posible, todo mientras se evitan errores. Cuando toma las medidas necesarias para mejorar su proceso de cierre financiero , puede mejorar drásticamente el equilibrio entre el trabajo y la vida personal para todos en la Oficina del Director Financiero.

Estados financieros más relevantes

Si los estados financieros tardan demasiado en prepararse, tienen poca relevancia para los líderes y equipos que dependen de ellos. Es por eso que uno de los mayores beneficios de mejorar su proceso de cierre financiero es acelerar la entrega de estados financieros, lo que significa que reflejan información actual, lo que los hace más relevantes para todos.

Aumento exponencial de la Eficiencia

¿Su proceso de cierre financiero se siente más difícil cada mes? Esto se debe a que las ineficiencias no solo se suman, sino que aumentan más rápidamente. Los errores de entrada de datos, los sistemas Desigual y los procesos inexactos se combinan para hacer que el cierre de los libros sea cada vez más complicado. Cuando renueva y agiliza su proceso de cierre financiero, revierte esta tendencia y agrega mejoras que se acumulan exponencialmente. Cada mes, su cierre financiero se vuelve más rápido y fácil a medida que sus equipos se adaptan al nuevo proceso y encuentran nuevas formas innovadoras de ser eficientes.

Mejoras a nivel de consolidación

Consolidar datos de varias entidades puede ser difícil, pero también hay formas de mejorar este aspecto de su proceso:

• Estandariza tu cuadro de Cuentas en toda la organización teniendo en cuenta todos los parámetros necesarios para la Consolidación y el grupo Reporting.
• Racionalizar la estructura organizativa (por ejemplo, cerrar o fusionar empresas inactivas).
• Establece directrices estrictas de materialidad con el acuerdo de los Auditores.

Mejoras técnicas

Si las entidades involucradas en su proceso de cierre financiero todavía usan hojas de cálculo para la mayor parte de su trabajo, puede realizar mejoras técnicas automatizando:

• Controles, desde la presentación de entidades hasta el nivel de Consolidación, con reglas de validación
• Conciliaciones de saldos y transacciones de empresas vinculadas
• Reportingfinancieros y de gestión
• Conversión de moneda
• Eliminaciones y ajustes
  

También puede utilizar una plataforma de Performance financiera que supervise automáticamente el flujo de trabajo, el estado y los resultados de la validación.

Una de las mejores maneras de implementar estas mejoras técnicas en todas sus entidades con una cantidad mínima de trabajo es mediante la adopción de una plataforma de Performance financiera totalmente integrada como Prophix. Los líderes financieros, los controladores y los directores financieros necesitan una plataforma creada teniendo en cuenta sus necesidades, que incluya funciones que ayuden a agilizar el cierre financiero , como la conciliación automatizada de cuentas, la recopilación de datos optimizada, la detección de anomalías asistida por IA y mucho más. Obtenga una demostración gratuita de Prophix en acción aquí.