Tu guía para el software de presupuesto: qué es, cuándo lo necesitas y cómo usarlo
¿Sabías?El 79% de los profesionales no están satisfechos con su herramienta de presupuesto actual.
El presupuesto es un ejercicio importante para cualquier organización, independientemente del tamaño. Tu presupuesto te proporciona una hoja de ruta para guiar la planificación financiera, la ejecución y el seguimiento.
Sin embargo, para optimizar tu presupuesto, necesitas software de elaboración de presupuestos para automatizar tus procesos, proporcionar datos financieros en tiempo real y permitir la colaboración. Pero, ¿qué hace exactamente el software de presupuesto y cómo puedes utilizarlo para tu beneficio?
¿Qué es el software de elaboración de presupuesto?
El software de elaboración de presupuesto es una herramienta de gestión financiera que puede ayudarte a crear, seguir y gestionar tu presupuesto. La mayoría de los softwares de elaboración de presupuesto y planificación están equipados para automatizar procesos, proporcionar datos en tiempo real sobre ingresos y gastos, y permitir la colaboración.
El software de elaboración de presupuesto puede tener muchos nombres, como software FP&A, Corporate Performance Management y Financial Performance Management. Este software también puede estar basado en la web, o ser nativo de la nube o local.
A menudo, el software de elaboración de presupuesto tiene capacidades adicionales para apoyar a la Oficina del CFO, que incluyen:
¿Cómo sé si necesito un software de elaboración de presupuesto?
Hay un par de preguntas que puedes hacerte para determinar si tu organización se beneficiaría de un software de elaboración de presupuesto y planificación, entre ellas:
- ¿Tenemos cuellos de botella en nuestros procesos de elaboración de presupuesto y planificación?
- ¿Tenemos dificultades para identificar cuándo los resultados del presupuesto se han visto comprometidos debido a datos incompletos o inexactos?
- ¿Pasamos mucho tiempo manipulando hojas de cálculo para encontrar los data insights que necesitamos?
- ¿No estamos seguros de la validez de nuestras proyecciones y planes de escenarios?
Si respondiste afirmativamente a cualquiera de las preguntas anteriores, es hora de considerar la adopción del software de elaboración de presupuesto para que puedas eliminar cuellos de botella, reducir errores, optimizar procesos y aumentar tu confianza en los datos.
¿Qué herramientas de software puedo usar para elaborar presupuestos?
La mayoría de las herramientas de software de elaboración de presupuesto están equipadas con una variedad de funcionalidades para optimizar, acelerar y mejorar la precisión de tus presupuestos. En el software Financial Performance Management, puedes esperar utilizar:
Puedes utilizar flujos de trabajo para cualquier proceso que implique recopilar, revisar y aprobar datos financieros o de planificación detallada.
Los flujos de trabajo pueden ayudar a recopilar estimaciones presupuestarias de todos los departamentos o divisiones para el próximo año a fin de acelerar el ciclo de presentación/aprobación.
Automatización
Puedes automatizar tareas repetitivas y tediosas (por ejemplo, entrada de datos y cálculos básicos) para que puedas dedicar tiempo a iniciativas más importantes.
Realiza análisis de alta calidad pasando instantáneamente del resumen al detalle.
El análisis ad hoc te permite cambiar para ver las cosas desde un ángulo diferente, tanto si quieres profundizar para obtener una visión holística de tu negocio como si quieres profundizar para ver los detalles que hay detrás de tus datos, lo que te permite analizar tu presupuesto en tus propios términos.
Registros de auditoría
Los registros de auditoría capturan todas las incorporaciones/cambios de datos en una ubicación central. Los registros de auditoría muestran qué usuarios realizan cambios y cuándo, y hace un seguimiento de cómo se actualizaron los datos.
Agiliza la creación y distribución de informes para las partes interesadas con plantillas de arrastrar y soltar.
¿Cuáles son los beneficios del software de elaboración de presupuesto?
Una de las ventajas clave del software de elaboración de presupuesto es su capacidad de actuar como una base de datos central eficaz para toda tu información financiera, especialmente en comparación con el uso de hojas de cálculo. Al almacenar todos tus datos cruciales en un solo lugar, puedes ahorrar tiempo y esfuerzo que ahora puedes dedicar a ejecutar tus planes estratégicos.
Pero eso no es todo: el software de elaboración de presupuesto lleva la eficiencia al siguiente nivel con las importaciones y exportaciones automáticas de datos. No más entradas de datos manuales ni conciliación de números de diversas fuentes. El software hace el trabajo pesado ti, permitiéndote tomar decisiones informadas de forma rápida y precisa. Y con la capacidad de administrar múltiples versiones de tu presupuesto, puedes adaptarte a circunstancias cambiantes sin perder el ritmo.
La colaboración es otra área donde destacada el software de elaboración de presupuesto. Al proporcionar acceso en tiempo real a tus datos, promueve la colaboración interfuncional dentro de tu organización. Los equipos pueden trabajar juntos sin problemas, alineando sus esfuerzos hacia los objetivos de la empresa. Esto fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad, impulsando mejores resultados para tu negocio.
Crea eficiencias con software de elaboración de presupuesto
En resumen, el software de elaboración de presupuesto es una potente herramienta de gestión financiera que no solo agiliza tu proceso de elaboración de presupuesto, sino que también mejora la colaboración dentro de tu organización. Funciona como una base de datos central para todos tus datos financieros, ya que te brinda insights a en tiempo real y te ayuda a tomar decisiones fundamentadas. También alivia la carga de la entrada manual de datos y la conciliación de números de diferentes fuentes, lo que te da más tiempo para enfocarte en la planificación estratégica.
Si experimentas cuellos de botella en tu proceso de elaboración de presupuesto, tienes dificultades con la precisión de los datos o pasas demasiado tiempo manipulando hojas de cálculo, es hora de considerar el software de elaboración de presupuesto. Con funciones como flujos de trabajo, automatización, análisis ad hoc, registros de auditoría y reporting, está diseñado para eliminar ineficiencias, reducir errores y aumentar tu confianza en los datos.
¿Aún tienes dudas sobre el software de elaboración de presupuesto? Consulta nuestro blog sobre hojas de cálculo frente a software de elaboración de presupuesto (o software Financial Performance Management) para saber por qué depender de Excel te está frenando.
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