5 formas de presupuestar y pronosticar mejor

¿Alguna vez te has preguntado cómo puedes mejorar tu proceso de elaboración de presupuestos y previsiones? ¡Pues bien, hoy es tu día de suerte!

Hoy exploraremos cómo elaborar mejor presupuestos y previsiones para el 2024 y los secretos para navegar por los desafíos de presupuestos y previsiones con facilidad. Este tema es crucial para los analistas y directores financieros, ya que la elaboración de presupuestos y previsiones desempeña un papel importante para impulsar el rendimiento del negocio.

5 desafíos comunes, al día de hoy, con los presupuestos y las previsiones (y cómo abordarlos)

Las organizaciones suelen tener problemas con los presupuestos y las previsiones porque el proceso no es lo bastante colaborativo, automatizado o analítico.

Aquí hay otros desafíos comunes que las organizaciones tienen hoy en día con la elaboración de presupuestos y previsiones.

• Los datos están alojados en demasiados lugares, por ejemplo, repartidos en demasiadas plataformas, sistemas, hojas de cálculo y documentos.
• Se dedica demasiado tiempo a la elaboración de presupuestos y previsiones porque los procesos son manuales y los datos son difíciles de rastrear.
• Colaborar e involucrar a todo el equipo requiere demasiado tiempo y es una carga.
• Tu presupuesto carece de flexibilidad, ya que hacer cambios es un proceso manual y propenso a errores.
• Los datos de tu presupuesto son estáticos o fijos, lo que dificulta la planificación para el futuro.

¿Te resultan familiares estos desafíos?

Por suerte, hay formas de abordarlos. Sigue leyendo para descubrir nuestros 5 consejos sobre cómo elaborar mejores presupuestos y previsiones.

5 consejos para mejorar el presupuesto y las previsiones para el 2024

1. ¿Hay datos alojados en demasiados lugares? Intenta establecer una única fuente de verdad.

¿Estás cansado de hacer malabares con múltiples hojas de cálculo y plataformas cuando es momento de elaborar presupuestos y previsiones? Muchas empresas se encuentran en esta situación, con datos dispersos en varios sistemas, tales como:

2. ¿Pasas demasiado tiempo elaborando presupuestos y previsiones? ¡Prueba la automatización!

¿El presupuesto y las previsiones consumen demasiado tiempo y recursos? En algunos casos, pueden tardar hasta 6 meses y consumir nada menos que el 20% del valioso tiempo de la dirección.

Piensa en que es una parte significativa del tiempo dedicado a una tarea que simplemente prepara a tu empresa para el próximo año fiscal.

Abordar esto requiere automatización. Una encuesta global realizada a más de 700 líderes financieros informó que:

• El 27% de los encuestados dijo que la mitad o más de sus procesos están automatizados. 
• El 65 por ciento de los encuestados dijo que planea automatizar la mitad o más de sus procesos para fines de 2023.  
• El 11 por ciento dice que planea estar completamente automatizado para fines de 2023.

La automatización es otra área que puede obtener un impulso significativo con la ayuda de la tecnología. Al invertir en un software de presupuesto y previsión que permita la automatización, puedes cambiar tu enfoque al panorama general. De esta manera, puedes dedicar la mayor parte de tu tiempo a analizar y guiar a tu equipo de liderazgo en la toma de decisiones estratégicas.

3. ¿Es difícil involucrar a tu equipo? ¡Prueba un enfoque colaborativo!

Colaborar con tu equipo es crucial para representar con precisión los requisitos, retos y objetivos de tu empresa. Sin embargo, el presupuesto y las previsiones colaborativas pueden ser complejos y llevar mucho tiempo para todos los involucrados, especialmente cuando se realizan continuamente.

Uno de los mayores desafíos es la comunicación. Especialmente con las comunicaciones repartidas entre correos electrónicos, varios sistemas y reuniones, es crucial hacer un seguimiento eficaz de las preguntas y los comentarios. Además, debes prestar atención a los cuellos de botella que pueden ocurrir durante el proceso de revisión, ya que las partes esperan los comentarios de los demás, lo que podría conducir a varias reuniones antes de que se alcance un consenso si no se planea de manera proactiva.

Proporcionar comentarios y documentación de respaldo para las necesidades presupuestarias.

Adoptar software de presupuesto y previsión es una forma de promover eficazmente la alineación y colaboración departamental. Al usar una plataforma que integre herramientas organizativas y de gestión de proyectos, puedes agilizar el proceso.

Todos los empleados pueden ingresar datos y ver comentarios a su conveniencia, lo que garantiza una creación de consenso más sencilla. Además, tener toda la información en una ubicación central elimina la tarea titánica de hacer un seguimiento de las aprobaciones.

4. ¿Tu presupuesto no tiene flexibilidad? ¡Da prioridad a los conocimientos en profundidad!

Si trabajas en finanzas, entiendes la importancia de tomar decisiones bien informadas en lo que respecta a la elaboración de presupuestos y previsiones. Sin embargo, revisar manualmente tu presupuesto anual en respuesta a cambios significativos puede ser un proceso tedioso y propenso a errores.

Es por eso que establecer una única fuente de verdad, como se analizó anteriormente, es crucial para transformar tu enfoque de presupuesto y previsión. Puedes crear una base que priorice conocimientos profundos de la siguiente manera:

• Centralizar tus datos
• Fomentar la colaboración
• Automatizar los procesos

La colaboración y la innovación prosperan cuando las partes interesadas de toda la organización tienen acceso al mismo conjunto de datos integral. Con el software de elaboración de presupuestos y previsiones, puedes personalizar un panel para mostrar las métricas que más te importan y compartir información sin esfuerzo con varias partes interesadas con el fin de impulsar una mejor toma de decisiones.

5. ¿No puedes ver el futuro? ¡Trata de elaborar una previsión!

¿Te resulta complicado planificar para el futuro?El pronóstico podría ser la pieza que falta en tu búsqueda para mejorar tus presupuestos. Si bien puede que no esté directamente relacionado con el presupuesto, la previsión juega un papel crucial para proporcionar información sobre el bienestar financiero a largo plazo de tu empresa.

Pregúntate:

• ¿Hasta dónde puede llegar la visión de futuro de tu empresa?
• ¿Está limitada a una visión de un mes, tres años o incluso cien años?
• ¿Puedes crear previsiones continuas, de varios años o basadas en impulsores?

Una advertencia: si confías en Excel como herramienta de elaboración de presupuestos y previsiones, tus previsiones pueden quedar obsoletas rápidamente. Excel suele basarse en datos estáticos o fijos, lo que dificulta capturar la naturaleza de las previsiones con visión de futuro.

Para superar esta limitación, considera adoptar un software de presupuesto y previsión que ofrezca actualizaciones de datos en tiempo real. Con el software de presupuesto, incluso el cambio más reducido en tu negocio o mercado se puede reflejar en tus previsiones. Las previsiones precisas y actualizadas proporcionan una visión clara de la salud actual y futura de tu empresa, lo que hace que los presupuestos anuales sean menos críticos para tu éxito general.

Estás listo para presupuestar mejor

En conclusión, mejorar tu proceso de elaboración de presupuestos y previsiones para el 2024 requiere un enfoque estratégico para abordar los desafíos comunes. Puedes hacer mejoras en tu presupuesto, incluyendo:

• Establece una única fuente de verdad: consolida los datos y elimina la duplicación para mejorar la precisión y la eficiencia.
• Prioriza la automatización: ahorra tiempo y recursos cambiando tu enfoque al análisis con automatización.
• Impulsa la colaboración: promueve la alineación y la colaboración departamental, permitiendo que todos los empleados contribuyan y vean los comentarios fácilmente.
• Concéntrate en información estratégica detallada: comparte información estratégica clave con las partes interesadas de toda la organización para impulsar una mejor toma de decisiones.
• Intenta elaborar previsiones: captura la naturaleza prospectiva de tu negocio con actualizaciones de datos en tiempo real.

A medida que recorras las complejidades del presupuesto y las previsiones en 2024, recuerda que la tecnología es tu aliada. Al implementar las herramientas y estrategias adecuadas, puedes revolucionar tu proceso de presupuesto y previsión, impulsar el rendimiento del negocio y tomar decisiones informadas que impulsen a tu organización hacia el éxito.