5 errores comunes de compra de software de presupuesto y pronóstico

¿Cómo elijo el software de presupuesto y pronóstico adecuado para mi negocio? ¿Qué errores debo evitar al evaluar a los proveedores de presupuestos y previsiones? ¿Es el coste el único factor que debo tener en cuenta en mi decisión?

Todas estas son preguntas que pueden surgir cuando te planteas invertir en un software de presupuestos y previsiones, y tiene sentido: puede ser una gran inversión, y quieres evitar los escollos habituales que conlleva la elección de una nueva solución para tu equipo financiero.

¿Qué es el software de presupuesto y previsión?

El software de presupuesto y previsión, también conocido como software Financial Performance Management[EC1] (FPM) o Corporate Performance Management (CPM), es una herramienta diseñada para directores financieros, líderes financieros y responsables de la toma de decisiones. Algunas de sus características clave incluyen:

• Gestionar tareas financieras cruciales como Reportingpresupuesto y planificación.
• Agiliza tu proceso de gestión presupuestaria y automatiza las tareas repetitivas.
• Integración de datos directamente desde la fuente, proporcionando acceso inmediato a puntos de datos en tiempo real.
• Permite la creación de pronósticos completos y perspicaces.
• Permite el análisis de Datos complejos.

En última instancia, el software de presupuesto y pronóstico es un componente esencial de Financial Performance Management, que ofrece una visión clara de las finanzas de su organización.

Error #1: Centrarse en el costo por encima de las capacidades

El adagio "obtienes lo que pagas" es cierto.

No es raro que las empresas tengan un precio en mente cuando buscan software de presupuesto y previsión. Sin embargo, el costo no es el único factor que debe impulsar su decisión.

Cuando elige un software de presupuesto y pronóstico basado únicamente en el costo, corre el riesgo de renunciar a capacidades críticas como Colaboración, Data integrationy seguridad en favor de un complemento de Excel con funcionalidad limitada.

Antes de evaluar las soluciones de software de presupuesto y previsión, debe identificar una lista de deseos de aplicaciones que lo ayudarían a optimizar sus procesos, mejorar la precisión e impulsar Performancecomerciales, y luego evaluar a los proveedores en función de qué tan bien se ajustan a sus capacidades deseadas.

Consultar las reseñas de los analistas y clientes de la industria también puede ser útil para guiar su decisión. Los informes y reseñas de personas con experiencia práctica pueden brindarle información sobre en qué capacidades enfocarse, comprender por qué ciertas organizaciones hicieron una inversión y el impacto que el software ha tenido en su Performance comercial en general.

Error #2: Dejar los servicios de valor agregado sobre la mesa

Muchos proveedores de software de presupuesto y pronóstico ofrecen servicios adicionales de valor agregado como parte de su implementación y relación continua, que incluyen:

• Atención al cliente ampliada: una adición a su contrato que generalmente implica acceso directo a atención al cliente, horas adicionales de consultoría y oportunidades de capacitación.
• Implementación de autoservicio: algunos proveedores ofrecen un proceso de implementación de autoservicio que incluye orientación paso a paso sobre cómo configurar el software.
• Aprendizaje continuo: acceso a una biblioteca de cursos sobre el software y cómo obtener un valor continuo de su inversión.

Aunque los servicios de valor añadido pueden aumentar el coste de tu contrato, es importante considerar si te ahorrarán dinero a largo plazo. Un servicio de atención al cliente ampliado puede garantizarte los recursos que necesitas para resolver cualquier problema inmediatamente, sin el estrés de intentar contactar con una línea de ayuda. Los recursos de implantación de autoservicio también pueden mejorar la adopción por parte del usuario final, lo que significa que verás antes el rendimiento de tu inversión en software de presupuestos y previsiones.

Error #3: Priorizar las necesidades a corto plazo sobre las metas a largo plazo

Cuando comienzas a buscar software de presupuesto y pronóstico, es probable que tengas una necesidad a corto plazo que desees abordar, ya sea que desees reducir el tiempo que dedicas a la elaboración de presupuestos, automatizar la creación y distribución de informes o crear un panel con KPI críticos.

Sin embargo, cuando prioriza una necesidad a corto plazo sobre los objetivos a largo plazo de su empresa, es posible que termine con una solución que no puede escalar para satisfacer sus necesidades. Al elegir un software de presupuesto y pronóstico con múltiples aplicaciones, como Presupuesto y Planificación, Reporting y Análisis, Consolidaciones y Gestión de Empresas Vinculadas, puede abordar sus necesidades inmediatas y expandir su caso de uso en elfuturo.

Error #4: No hablar con otros usuarios

La realidad es que los proveedores de software pueden reclamar lo que quieran sobre su producto: solo cuando habla con otros usuarios, puede tener una idea de qué tan fácil de usar es una solución, qué tan receptivo es su soporte y cuánto tiempo lleva implementarlo.

Muchos proveedores de presupuestos y pronósticos ofrecerán configurar una llamada de referencia con un cliente en una industria similar o con un tamaño de empresa o caso de uso comparable, para que pueda comprender mejor cómo funcionará el software para usted.

Es una buena práctica compilar una lista de preguntas de antemano, y si un proveedor no ofrece configurar una llamada de referencia, debe solicitar una antes de seguir adelante con el proceso.

Si no puedes hablar directamente con los usuarios, vale la pena explorar las historias de éxito de los clientes de los proveedores de tu lista de preseleccionados. Estos son algunos ejemplos de cómo los clientes tuvieron éxito con Prophix:

• Wilson Construction ahorró hasta 4 días al mes para Reportingsemanales y 2 semanas al mes para GL y WIP Reporting
• Mission Health redujo el tiempo dedicado al proceso de presupuestación anual en más de un 40 %
• Spacesaver mejoró Reporting para obtener una mejor información sobre el presupuesto frente a los datos reales, la rentabilidad, la mano de obra y el inventario
• Boulay experimentó una mejora del 20,9% en la precisión de las previsiones de ingresos netos

USA Properties multiplicó por 4 el número de proyectos en construcción debido a la mejora de la planificación operativa Eficiencia

Error #5: Asumir que la forma en que haces las cosas ahora es la mejor manera de hacerlas

A la hora de evaluar el presupuesto y el software de previsión, puede ser tentador elegir la solución que más se parezca a la forma en que se hacen las cosas ahora. Si está acostumbrado a presupuestar en Excel, un proveedor que usa Excel como interfaz puede parecer una opción atractiva.

Pero es importante tener en cuenta que cualquier necesidad que te haya llevado a considerar el software de presupuestos y previsiones es resultado del uso de hojas de cálculo. Si quieres innovar y mejorar tus procesos, tienes que estar dispuesto a considerar una forma mejor. Las plataformas de presupuestación y previsión se han diseñado pensando en todas las partes de tu transformación financiera. Con una plataforma dedicada a la presupuestación, planificación, Reporting, Análisis y Consolidación, no hay límites a lo que puedes conseguir. 

Cómo elegir el software de presupuesto y previsión adecuado para tu negocio

In conclusion, choosing the right budget and forecast software is more than just a question of cost. It's about considering long-term goals, understanding the value-add services on offer, seeking user feedback, and being open to new ways of doing things. If you’re ready to learn more, check out this resource on FP&A software pricing. Remember, the ideal solution should not only cater to your immediate needs but also be scalable to meet future demands.

Evitar estos errores comunes al evaluar proveedores de software de presupuestos y previsiones puede agilizar considerablemente tu proceso de selección y rentabilizar mejor tu inversión. Recuerda que una plataforma eficaz de presupuestos y previsiones como Prophix puede revolucionar tus procesos financieros con capacidades avanzadas de presupuestación, planificación, Reporting, Análisis y Consolidación.

Por lo tanto, a medida que se embarca en este viaje, mantenga su enfoque en las capacidades que realmente impulsarán su negocio Performance y busque una solución que se alinee con sus objetivos a largo plazo. No te conformes con lo que estás acostumbrado, sino que prepárate para adoptar una mejor forma de hacer las cosas. Al fin y al cabo, el objetivo no es solo cambiar, sino transformarse para mejor.

Echa un vistazo a nuestra guía sobre software de presupuesto para obtener más información.