6 señales de que necesitas un software de presupuesto

Las hojas de cálculo siguen siendo la columna vertebral del proceso de elaboración de presupuestos para muchas organizaciones. Y aunque tienen algunas ventajas obvias (están en todas partes y son relativamente fáciles de usar), no deben considerarse el fin del software de presupuesto para empresas. Si aún no está utilizando un software de presupuesto, probablemente se haya encontrado con algunos problemas graves que indican su necesidad de uno.

Pero si necesita ayuda para leer los letreros, lo tenemos cubierto.

¿Qué es el software de presupuestación empresarial?

En pocas palabras, el software de presupuestación empresarial es cualquier software de presupuestación diseñado específicamente para empresas. Estas plataformas pueden adoptar muchas formas, con una amplia gama de funciones, pero el enfoque en el presupuesto debe ser su núcleo.

Por ejemplo, si bien muchas organizaciones pueden comenzar a usar opciones gratuitas o de bajo costo como Quickbooks y Freshbooks, rara vez se escalan con su organización. Pronto, te darás cuenta de que pasas más tiempo solucionando los problemas que crean que el tiempo que ahorraste al adoptarlos en primer lugar.

Las 6 señales de que tu empresa necesita un software presupuestario

1. Hacer un presupuesto lleva meses

En muchas organizaciones, el presupuesto anual puede tardar entre 25 días y casi dos meses. Si ese cronograma le parece corto, es una fuerte señal de que su software de presupuesto actual para empresas no está a la altura.

La elaboración de presupuestos es un proceso que requiere mucho tiempo y recursos, incluso para las pymes con estructuras organizativas sencillas. Agregue subsidiarias, grupos y LLC, y consolidar toda la información que necesita puede llevar semanas. En estas circunstancias, la finalización de su presupuesto puede extenderse fácilmente a un trimestre completo, lo que dificulta la adaptación a las condiciones cambiantes del mercado.

Consejo de software de presupuesto empresarial

Como mínimo, tu programa de presupuestación no debería alargar la elaboración de tu presupuesto anual. Pero más allá de eso, debería liberarte de un proceso presupuestario anual rígido y fijo. Utilizar una Plataforma Financiera Performance como Prophix puede proporcionarte un flujo constante de Datos financieros, esencial para preparar presupuestos más rápidamente y adaptarlos según sea necesario.

2. Tu presupuesto no es flexible

Si trabajas en finanzas, es probable que estés familiarizado con el siguiente escenario:

Acabas de terminar de preparar el presupuesto anual de tu empresa cuando algo importante cambia y necesitas hacer revisiones. Si utilizas hojas de cálculo como herramienta de elaboración de presupuestos, hacer estas revisiones puede ser un proceso manual y lento que es susceptible a errores de entrada de datos, fórmulas rotas y otros problemas.

Las empresas que han adoptado un software de presupuestación para empresas, como el softwareFinancial Performance Management (FPM), pueden reaccionar a los cambios internos y externos a la empresa, como las fluctuaciones en el flujo de caja, los cambios en los precios, los cambios en la línea de productos, los cambios en las asignaciones de capital y los cambios organizativos.

La creación de procesos presupuestarios ágiles disminuye el costo y el tiempo dedicado al análisis, al tiempo que aumenta la calidad de la toma de decisiones.

Financial Performance Management software (FPM) también puede denominarse softwareCorporate Performance Management (CPM), de planificación y análisis financiero (FP&A) o de gestión de Performance empresarial (EPM).

Consejo de software de presupuesto empresarial

¿Una de las principales causas de los presupuestos rígidos? Datos obsoletos o no disponibles. A medida que su negocio crece, el desafío de consolidar todos los datos que necesita para presupuestar aumenta exponencialmente. Se deben implementar nuevos procesos, se deben tener en cuenta las nuevas fuentes de datos y se deben atender las nuevas complicaciones, como las conversiones de moneda extranjera. El software de presupuestación empresarial que elijas debe ser capaz de crear presupuestos flexibles.

3. Demasiados departamentos están por encima del presupuesto

Es muy común que la elaboración de presupuestos se produzca en un silo, especialmente si se utilizan principalmente métodos manuales para recopilar y procesar datos. Cuando la información solo fluye en una dirección, desde las personas para las que se está presupuestando hasta las personas que hacen el presupuesto, es especialmente difícil presupuestar de manera realista.

¿El resultado? Departamentos que se salen del presupuesto.

Si bien se pueden implementar controles más estrictos para evitar que esto suceda, estos patrones son más una señal de presupuestos poco realistas que cualquier otra cosa. Y si su proceso de presupuestación no tiene en cuenta ninguna flexibilidad después de que se realiza la presupuestación en sí, entonces los equipos se ven atrapados en una decisión difícil: no cumplir con los proyectos esenciales o exceder el presupuesto.

Por lo general, elegirán lo último.

Consejo de software de presupuesto empresarial

Muchos ejemplos de software de presupuestación dedicado para empresas se crean con Data integration como característica principal, es decir, la capacidad de extraer información de múltiples fuentes y centralizarla en una plataforma donde los presupuestos se pueden crear de manera efectiva. Esto es esencial para evitar que los presupuestos se construyan en un silo. Revise lo que está disponible con su solución actual y conviértala en un componente clave de la selección de cualquier software de presupuesto. Por ejemplo, Prophix no solo permite a la Oficina del Director Financiero extraer datos de sus hojas de cálculo, sino que también se integra de forma nativa con los sistemas ERP, CRM y HRIS.

4. Tu negocio ha experimentado un crecimiento significativo

Los periodos de crecimiento significativo y otros cambios son enormemente positivos para tu empresa, pero pueden causar enormes quebraderos de cabeza a procesos perennes como la elaboración de presupuestos.

Quizá tu organización se ha fusionado con otra, o has abierto una nueva filial. O tal vez acabas de ver un aumento masivo de tu base de clientes y de tus ingresos. En cualquier caso, de repente tienes muchos más datos financieros con los que trabajar y consideraciones financieras totalmente nuevas que hacen que la elaboración del presupuesto sea mucho más compleja.

Estos periodos de transición a menudo pueden sacar a la luz problemas con tu software presupuestario actual, o hacer sonar la alarma cuando no tienes ningún software específico.

Ten en cuenta que los cambios repentinos como estos no son las únicas señales a tener en cuenta. Cada nuevo cliente, transacción o empleado adicional aumenta la cantidad de Datos financieros que necesitas recopilar, Analizar y traducir en decisiones empresariales. Incluso un crecimiento lento y constante puede volverse inmanejable cuando no tienes las herramientas adecuadas.

Consejo de software de presupuesto empresarial

Si actualmente utilizas un software de presupuesto empresarial, asegúrate de controlar su eficacia en las diferentes etapas del crecimiento de tu organización. Sabrás que necesitas una mejor solución si las quejas sobre procesos ineficientes y presupuestos rígidos aumentan a medida que tu empresa crece.

Si todavía estás en el mercado de software de presupuesto para tu negocio, trata de anticipar cómo cambiarán tus necesidades a medida que crezca el negocio. Esto evitará que inviertas en una plataforma que no se adapte a ti.

5. Tu rentabilidad está experimentando un declive

Es demasiado habitual que los equipos ajenos a la Oficina del Director Financiero se alegren al ver cómo aumentan los ingresos sin tener en cuenta la salud financiera más amplia de la organización. Pero como líder financiero, sabes que si cada dólar de ingresos viene acompañado de dos dólares de gastos, no estás creciendo realmente.

Sin las herramientas adecuadas para la elaboración de presupuestos, es muy común que las organizaciones creen presupuestos poco realistas, a menudo debido a la falta de lucidez de los datos. A veces, eso lleva a que los departamentos se salgan del presupuesto. Pero hay situaciones en las que toda la organización puede verse afectada en su rentabilidad.

Cuando agrega un software de presupuesto empresarial sólido a su pila de herramientas, puede generar rápidamente los hallazgos que necesita para mantener la rentabilidad de su organización o, al menos, informar sobre cualquier caída en la rentabilidad que pueda ocurrir.

Consejo de software de presupuesto empresarial

Los mejores ejemplos de software de presupuestación empresarial brindan a la Oficina del Director Financiero la capacidad de crear paneles para los usuarios comerciales para que todos puedan ser más conscientes de lo que implica mantener la organización lo más rentable posible sin sacrificar proyectos esenciales.

6. Con frecuencia duplicas el trabajo

Sin un software de presupuestación empresarial, la presupuestación anual y procesos similares a menudo involucrarán equipos descentralizados y fragmentados, cada uno de los cuales se esfuerza por recopilar datos y pronosticar las necesidades de partes de la organización. A menos que estos equipos estén en constante comunicación, o utilicen herramientas inherentemente colaborativas, es probable que dupliquen el trabajo.

Eso incluye exportar los mismos informes varias veces con ligeras variaciones, buscar Datos que ya ha recopilado otro equipo, o incluso trabajar en los presupuestos de los mismos departamentos.

Esto se traduce en horas perdidas, el proceso general tarda mucho más en cerrarse y frustración a medida que los equipos intentan consolidar la información contradictoria. Cuando centralizas tus procesos de presupuestación en una sola plataforma, todos tus equipos saben exactamente quién está trabajando en qué.

Consejo de software de presupuesto empresarial

No todos los software de presupuestación empresarial son iguales, y debe buscar plataformas que estén diseñadas para procesos colaborativos desde cero. Las hojas de cálculo, por ejemplo, no son particularmente colaborativas, pero tampoco lo son algunas de las opciones de software de presupuesto más populares. Este es un tema que debe tratar de cubrir en cualquier llamada de ventas para una solución que esté buscando adquirir o probar si hay un período de prueba gratuito disponible.

Cómo All-Star Directories ahorró 6 días con el software de presupuesto empresarial

Cuando Michelle Ferris, de All-Star Directories, se planteó por primera vez adoptar un software de presupuestación para empresas, ella y su equipo pasaban días, si no semanas, preparando su presupuesto anual. Su equipo tuvo que dedicar todo su tiempo a recopilar y analizar Datos. Michelle sabía que había una forma mejor de enfocar la temporada de presupuestos, permitiendo a su equipo centrarse en cosas más importantes, como salir de la oficina a una hora decente y pasar tiempo con la familia.

Frustrada y lista para un cambio, Michelle y su equipo comenzaron a considerar los pros y los contras de adoptar una solución presupuestaria. Michelle quería dar a su equipo la libertad de centrarse en lo que realmente importa, tanto en el trabajo como fuera de él.

Después de implementar el software Financial Performance Management (FPM) como solución a sus problemas presupuestarios, All-Star Directories ahorró 6 días completos de trabajo en sus procesos presupuestarios. El equipo de Michelle puede completar su presupuesto en unas pocas horas, lo que los libera para realizar análisis estratégicos.

Ahora, Michelle y su equipo disfrutan de un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal en lugar de estresarse por la temporada de presupuestos. Confían en que sus presupuestos son precisos, actualizados y automatizados, lo que permite al equipo abordar proyectos más estratégicos después de un tiempo de inactividad bien merecido.

¿Quieres saber más sobre el éxito de Michelle con el software de presupuestos para empresas? Lee el estudio de caso de All-Directories aquí.

Elige el software de presupuesto adecuado para tu negocio

Abandonar las hojas de cálculo y pasarse al software de presupuestos para empresas es una decisión inteligente. Sin embargo, detectar las señales de que necesitas un programa de presupuestación es la mitad de la batalla.

Siga el ejemplo de All-Star Directories: el software de elaboración de presupuestos puede ahorrar tiempo y es respetuoso con los recursos. ¿Está eligiendo el adecuado para su negocio? Eso es esencial.

¿Quieres explorar más a fondo el software de presupuesto para tu negocio? Echa un vistazo a los 21 mejores programas de presupuestación empresarial para directores financieros.