8 factores a tener en cuenta a la hora de elegir una solución de previsión de flujo de caja

Las empresas con una base financiera sólida pueden aprovechar oportunidades que podrían estar fuera del alcance de las empresas con problemas de capital, y todo se reduce al flujo de caja. Si bien el efectivo impulsa el crecimiento, hay una otra cara de la moneda: demasiado efectivo disponible es una señal de que sus procesos de planificación del flujo de efectivo necesitan algo de trabajo.

Pero quizá te preguntes: ¿cómo sé que necesito una solución de previsión de tesorería? ¿Qué características debo buscar en una solución de previsión de tesorería?

¿Qué es una solución de previsión de flujo de caja?

Una solucion de previsión de flujo de caja es una herramienta financiera que ayuda a las empresas a predecir sus futuras entradas y salidas de efectivo, lo que les permite tomar decisiones informadas sobre presupuestos, inversiones y crecimiento potencial.

A medida que su negocio crece, el uso de hojas de cálculo para administrar las finanzas se vuelve menos eficiente y más difícil de actualizar con los últimos datos. Ahí es donde entra en juego una solución de previsión de flujo de caja sustituyendo sus engorrosas hojas de cálculo por una herramienta más optimizada para la planificación financiera.

Al evaluar el software de previsión de tesorería, debes dar prioridad a una solución basada en la nube que conecte tus herramientas de planificación de tesorería con tus sistemas de relación con los clientes (CRM) y de gestión de ventas. Esta integración puede actuar como un sistema de alerta temprana, alertándote de actividades como un contrato importante o una caída de las ventas que podrían afectar a tu flujo de caja.

Una característica clave de las soluciones de previsión de tesorería son los cuadros de mando. Los cuadros de mando son una herramienta visual que ayuda a todos los miembros de tu organización a comprender la importancia de una gestión diligente del flujo de caja. Puedes incluir métricas específicas que afecten al flujo de caja de tu organización en cuadros de mando personalizados.

Al compartir metas, objetivos y proyecciones de flujo de efectivo con la organización en general, una solución de pronóstico de flujo de efectivo puede ayudar a cambiar la forma en que su equipo ve la gestión de efectivo.

Las soluciones de previsión de flujo de caja también pueden denominarse software de gestión de Performance corporativo (CPM) o de Financial Performance Management (FPM).

Señales de que necesitas una solución de previsión de tesorería

La planificación del flujo de caja es crucial para las empresas, independientemente de si el dinero abunda o escasea. Incluso en épocas rentables, puedes experimentar déficits y superávits de tesorería debido a una planificación incoherente del flujo de caja. Esto pone de manifiesto la importancia de una solución de previsión de tesorería.

Todas las organizaciones tienen necesidades de flujo de efectivo a corto y largo plazo. La planificación eficiente de la gestión del efectivo requiere hacer coincidir varias fuentes de financiación con las necesidades de capital. Un flujo de caja bien planificado puede reducir los préstamos a corto plazo y evitar que el exceso de efectivo permanezca inactivo en las cuentas bancarias.

¿Cómo puede saber si su planificación de flujo de efectivo no es óptima y necesita una solución de pronóstico de flujo de efectivo? Estos son algunos indicadores clave:

• Tener más efectivo del necesario en múltiples cuentas bancarias que no devenguen intereses.
• Depender de préstamos a corto plazo para cubrir los gastos operativos.
• Facturación inexacta.
• Descuidar el seguimiento de las cobranzas.
• Perderte descuentos de proveedores o iniciativas de gastos comerciales.

Si hay una discrepancia significativa entre tus previsiones de tesorería y tu tesorería real, es hora de abordar el problema. Cuando tu previsión de tesorería se desvía drásticamente de tu posición real de tesorería sin que ningún acontecimiento inesperado a corto plazo lo provoque, está claro que tu plan de tesorería necesita un escrutinio.

Una información inexacta o insuficiente sobre la situación de tesorería de tu empresa puede dañar la credibilidad de tu dirección financiera. Como director financiero, si no puedes responder a preguntas sobre tus actividades de tesorería -tanto pasadas como futuras-, estás ante un problema de planificación de tesorería.

Todos los indicadores anteriores sugieren que su organización podría beneficiarse de una solución de pronóstico de flujo de efectivo, que puede optimizar su gestión de efectivo, reducir errores y mejorar la Performancefinanciera general.

Qué buscar en una solución de previsión de flujo de caja

Al evaluar a los proveedores de software de previsión de tesorería, debes asegurarte de que están disponibles las 8 características y funcionalidades siguientes:

1. Registros de auditoría
2. Colaboración
3. Basado en modelos Data integration
4. Escalabilidad
5. Planificación de personal
6. RA y PA
7. Análisis de tendencias y Reporting
8. Estacionalidad

1. Registros de auditoría

Imagina que te reúnes con un auditor o un inversor. Si les explicas que utilizas una solución específica de previsión de tesorería para todas tus previsiones y Reportingles infundirá confianza.

Pero si todo se basa en hojas de cálculo, es posible que necesiten más convencimiento. Por lo tanto, una buena solución de previsión de flujo de caja no sólo te hace la vida más fácil; también puede mejorar su relación con las partes interesadas importantes al presentar los datos financieros de una manera clara y comprensible. La clave es encontrar una solución que sea simple y precisa.

2. Colaboración

Elegir la solución adecuada de previsión de flujo de caja no se trata solo de hacer números. También se trata de fomentar una cultura de colaboración dentro de su organización, porque se necesita algo más que un modelado preciso para administrar el flujo de efectivo de manera efectiva.

Esta Colaboración no siempre es sencilla, ya que no todo el mundo domina los principios contables básicos. Ahí es donde entra en juego una buena solución de previsión de tesorería.

Una solución de previsión de flujo de caja debe ayudarle a explicar los principios financieros, mostrando a cada miembro del equipo cómo una gestión eficaz del flujo de caja puede contribuir a alcanzar sus objetivos individuales y los objetivos más amplios de la empresa.

3. Basado en Data integration

La Data integration basada en modelos no se trata solo de combinar datos de diferentes fuentes, sino de profundizar en los detalles de sus modelos financieros.

Piénsalo de esta manera: el flujo de caja se ve afectado por varios factores, desde las cuentas por cobrar de los clientes hasta los costes de los empleados. Una solución sólida de previsión de flujo de caja le permite diseccionar estas partidas, creando modelos detallados como un modelo de cuentas por cobrar (AR) o un modelo de pagos de clientes.

Una solución de pronóstico de flujo de efectivo también puede analizar datos históricos para predecir tendencias futuras: por ejemplo, si un cliente normalmente paga en 42 días, el sistema puede pronosticar ese patrón en el futuro. Del mismo modo, puede integrar los datos de sus cuentas por pagar (AP), combinando las cuentas por pagar abiertas con las órdenes de compra en función de las fechas de vencimiento previstas.

Considera también los costes de personal, incluidos los pagos de prestaciones y las tendencias de las horas extraordinarias. Tu solución debe poder extraer estos Datos de tu modelo de personal. Incluso el calendario de los gastos de capital (CapEx) puede planificarse al detalle. La clave es encontrar una solución de previsión de tesorería que pueda integrar todos estos Datos de varios modelos detallados en una previsión completa y precisa. Este nivel de detalle puede mejorar significativamente la precisión de tus previsiones de tesorería.

4. Escalabilidad

Al explorar opciones para una solución de previsión de tesorería, la escalabilidad es fundamental. La Oficina del Director Financiero no sólo gestiona los Datos financieros, sino que ayuda a los socios comerciales a dar sentido a los Datos para dirigir la empresa con mayor eficacia.

Normalmente, las implementaciones comienzan con un modelo financiero sencillo basado en los datos de la contabilidad general (GL). Este modelo ayuda a generar informes estándar, como estados financieros y de flujo de efectivo , y permite la previsión y la planificación. Sin embargo, el valor real de sus datos a menudo radica en los detalles detrás del libro mayor.

Tal vez las ventas sean un factor clave en tu negocio, y necesitas modelarlo con más detalle. O tal vez los costos de personal o los gastos de flete necesitan más atención. El punto es que una solución escalable le permite comenzar de manera simple y luego incorporar gradualmente elementos más complejos a medida que cambian sus necesidades.

Recuerda que no se trata de hacerlo todo a la vez. Las empresas son dinámicas, y tu solución de previsión de tesorería debe ser capaz de adaptarse. Teniendo en mente una visión a largo plazo, puedes reevaluar periódicamente tus progresos y determinar los siguientes pasos para mejorar tu modelo financiero. Este enfoque garantiza que tu solución de previsión de tesorería se adapte a tu negocio, acercándote a tus ambiciones.

5. Planificación de personal

Cuando hablamos de planificación de personal, nos referimos a comprender los atributos o características únicas de cada empleado. Estos detalles impulsan Cálculos que alimentan diversos costes o flujos de ingresos para tu negocio.

Piensa en factores como las fechas de contratación, las bandas salariales y las afiliaciones a los departamentos. Todos estos datos son vitales no solo para determinar los gastos asociados a cada empleado, sino también para codificar correctamente esta información. En muchas organizaciones, este proceso a menudo se realiza en una hoja de Excel separada o incluso es administrado por un equipo ajeno a finanzas.

Consideremos un escenario: ¿qué pasa si decides aumentar el salario de un empleado? ¿Cómo repercutiría eso en el resto de tus costes? Incluso cambios sencillos como éste pueden ajustar automáticamente tus ingresos y cualquier aumento precalculado para el presupuesto.

Ahí es donde puede brillar una solución de previsión de flujo de caja. La mayoría de las soluciones de pronóstico de flujo de efectivo tienen capacidades sólidas en la gestión de elementos como límites fiscales, tasas de búsqueda de beneficios y cálculos más detallados. Esto garantiza la precisión al alcanzar el límite de algunos costos, lo que podría afectar significativamente su flujo de efectivo durante la planificación del presupuesto. Por ejemplo, si muchas de sus contribuciones al plan 401k ocurren a principios de año, esto afectará sus primeros meses de manera diferente a los posteriores.

6. Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Al evaluar una solución integral de previsión de tesorería, debes valorar sus Capacidades en el manejo del seguimiento detallado de Cuentas a pagar (AP) y Cuentas a cobrar (AR). Se trata de gestionar eventos concretos, como transacciones o actividades.

La información detallada relacionada con estos sucesos puede cargarse directamente en el sistema. La verdadera ventaja de una solución sólida de previsión de tesorería es su capacidad para centralizar y calcular el impacto de estos acontecimientos mediante atributos asociados. Pueden incluir importes, fechas, tarifas y gastos.

Por ejemplo, supongamos que ha cargado todas sus actividades de AP y AR que superan un determinado umbral en el sistema con el objetivo de comprender qué eventos son los más impactantes.

Ahora, imagina que decides ajustar el horario o el calendario de una actividad. ¿Y si decides trasladarlo antes? Con una sola actualización en una solución de previsión de tesorería, puedes ver rápidamente el impacto de esta decisión. Si parece que no vas a poder cubrir el coste o cumplir el plazo, dispones de la información necesaria para tomar decisiones estratégicas.

La capacidad de manipular estas diferentes palancas a nivel granular es una de las muchas características que hacen que una solución versátil de previsión de flujo de caja sea invaluable. Después de hacer ajustes, puede volver fácilmente a su pronóstico para ver si ha vuelto a la normalidad.

7. Análisis de tendencias y Reporting

El poder de una solución de pronóstico de flujo de efectivo es su capacidad para proporcionar información detallada sobre métricas de efectivo específicas. Ya sea que esté explorando diferentes estrategias de flujo de efectivo o tratando de comprender mejor su posición de efectivo, el análisis de tendencias y las capacidades Reporting son invaluables.

Por ejemplo, es beneficioso comprender ciertos ratios de efectivo y los efectos que tienen a lo largo del tiempo. O tal vez esté interesado en ver sus datos en un formato de doce meses finales (TTM). Se trata de funcionalidades que deben estar al alcance de la mano con una solución integral de previsión de tesorería, todas ellas configurables en un Panel intuitivo. 

8. Estacionalidad

Una solución de previsión de flujo de caja debe gestionar eficazmente la estacionalidad, los cambios predecibles que se repiten cada año natural y que afectan a su flujo de caja. Esta comprensión es importante para planificar los gastos operativos y anticipar eventos de efectivo más grandes o períodos de gasto pico. Su solución de pronóstico de flujo de efectivo debe permitirle ingresar cambios en su presupuesto y aprovechar las tendencias estacionales existentes, lo que permite una vista más precisa del presupuesto mes a mes.

Su solución de previsión de flujo de caja también debe facilitar la entrada granular de información por debajo del nivel del libro mayor (GL), también conocido como detalles de partidas. Esta función permite desglosar y justificar los diferentes gastos. Capacitar a los diferentes departamentos para que sean dueños de sus datos y de cómo pretenden utilizarlos, puede dar al equipo financiero una visión más clara de las operaciones y de las posibles necesidades de entrada de efectivo. Esta Insight detallada de las tendencias estacionales mejora significativamente la precisión de los pronósticos y la planificación estratégica.

Elegir la solución de previsión de flujo de caja adecuada para su negocio

Una solucion de previsión de flujo de caja es una herramienta esencial que permite a las empresas planificar y gestionar su salud financiera de forma mas eficaz. Discutimos la importancia de reconocer las señales de que su empresa se beneficiaría de una solución de pronóstico de flujo de efectivo, como ingresos inconsistentes, incapacidad para crecer y dificultad para realizar pagos.

Cuando compares soluciones, recuerda centrarte en funciones como registros de auditoría, Colaboración, Data integration basado en modelos , escalabilidad, planificación de personal, gestión de cuentas a cobrar y a pagar, análisis de tendencias y Reporting, así como estacionalidad. Estos son los aspectos clave que conducirán al éxito de una solución de previsión de tesorería adaptada a tus necesidades específicas.