Cómo aprovechar al máximo el software de planificación del flujo de caja

¿Sabes cuánto dinero hay en las Cuentas de tu negocio de un día para otro? ¿Puede predecir cuánto efectivo tendrá su empresa disponible el próximo trimestre? ¿Y el año que viene? Conocer su flujo de caja y ser capaz de planificar cómo cambiará en el futuro es esencial antes de poder planificar cualquier expansión, iniciativas de crecimiento o incluso esfuerzos de contratación. De lo contrario, corre el riesgo de no tener suficiente efectivo para liquidar facturas y pagar deudas.

¿Qué es el flujo de caja operativo (y cómo se calcula)?

Piense en el flujo de caja operativo como el resultado de restar los gastos operativos de sus ingresos, revelando la cantidad real de efectivo que tiene su empresa. El flujo de caja positivo es una señal de un negocio con finanzas sanas, ya que sus ingresos superan sus gastos operativos. Una gran disparidad entre los dos puede indicar una alta rentabilidad (si sus ingresos superan los gastos) o problemas financieros (cuando los gastos superan los ingresos).

Esta es la forma más básica de calcular su flujo de caja operativo, pero omite algunos números importantes, como:

• Depreciación: En el caso de algunos activos empresariales, no solo se añade el precio de compra a los gastos. Tienes que calcular su depreciación, es decir, la cantidad de valor que pierden durante el tiempo que los usas. Esto es especialmente importante para las empresas que utilizan equipos, vehículos y activos similares costosos.
  
• Variación del capital circulante: Este número cubre los cambios en sus activos y pasivos entre Reporting períodos. Esta cifra se incluye en los cálculos de flujo de caja operativo para dar cuenta de estos cambios, que de otro modo pasarían desapercibidos.
• Costo de los bienes vendidos: A primera vista, esto parece que debería incluirse con los gastos operativos, pero los dos son muy diferentes. Los gastos operativos cubren los costos necesarios para administrar el negocio en general, desde los salarios de los empleados hasta el alquiler del edificio, mientras que los costos de los bienes vendidos cubren los gastos que se realizan para producir el producto real que está vendiendo.
  
• Interés: Cualquier interés pagado por las deudas comerciales debe contabilizarse en los cálculos de flujo de efectivo operativo y, por lo general, se considera separado de otros gastos.
  
• Impuestos: Este gasto también debe deducirse de sus ingresos para determinar su flujo de caja operativo, pero separarlo de otros gastos puede darle una mejor idea de qué gastos se pueden reducir si está tratando de mejorar la rentabilidad.

Si quisieras tener en cuenta todos estos números al calcular el flujo de cajaoperativo, que suele ser el caso, tu fórmula se vería así:

Flujo de Caja Operativo = (Ingresos - Gastos Operativos) + Depreciación - Impuestos - Cambio en el Capital de Trabajo

Si bien es más compleja, esta fórmula le dará la mejor imagen posible de su situación actual de efectivo y qué tan rentable es su negocio. También puede darte señales importantes sobre cómo puedes mejorar tu flujo de caja.

Ahora que entiendes cómo se calcula el flujo de caja, veamos por qué la planificación del flujo de caja es esencial para tu organización.

Previsión con software de planificación de flujo de caja

El flujo de caja operativo le brinda información valiosa sobre la salud financiera de su organización y ayuda a detectar posibles problemas. Esto les da a los líderes la capacidad de tomar mejores decisiones. Pero calcular el flujo de caja operativo no solo es esencial para conocer la salud financiera actual de su organización, sino que también es una parte crucial de la predicción de tendencias futuras.

La planificación del flujo de caja es un tipo de previsión que le permite estimar su flujo de caja operativo futuro, en función de los eventos financieros del proyecto, como la compra de nuevo inventario o la adición de un nuevo cliente grande. Estos pronósticos utilizan datos de flujo de efectivo existentes, a menudo de sesiones de planificación anteriores, y los combinan con datos sobre las finanzas actuales de su organización para proyectar la estabilidad financiera en meses, trimestres o años futuros.

La precisión de estos pronósticos depende de múltiples factores, incluido el tipo de datos que tiene disponibles, las herramientas que está utilizando y su metodología. Es por eso que el uso de un software de planificación de flujo de efectivo es tan esencial. Este software automatiza muchas de las tareas manuales que forman parte de este proceso crucial, como la consolidación de datos de múltiples fuentes.

Preguntas que tu software de planificación de flujo de efectivo puede ayudarte a responder

Cuando tienes las herramientas adecuadas, la previsión de tu flujo de caja puede darte los datos que necesitas para responder a algunas de las preguntas más importantes de tu organización. Preguntas como:

• ¿Cuáles son los ingresos previstos de la organización para el próximo trimestre?
• ¿Cuánto dinero estará disponible para gastar en los próximos meses?
• ¿Cuáles son algunos de los cambios estacionales en los ingresos que han afectado a la organización en el pasado? ¿Cómo podemos predecirlos en el futuro?
• How does our upcoming cash flow affect our workforce planning initiatives?
• ¿Tiene la empresa suficiente efectivo para financiar una expansión?
• ¿Qué recursos se pueden invertir para apoyar el crecimiento futuro del negocio?

4 retos resueltos por el software de planificación del flujo de caja

Muchas organizaciones utilizan métodos manuales para planificar su flujo de caja, siendo especialmente populares las hojas de cálculo . Pero si bien esto es común, puede crear una serie de desafíos que simplemente no existen cuando se utiliza un software de planificación del flujo de efectivo.

1. Gastos difíciles del proyecto

Tanto las empresas grandes como las pequeñas pueden tener dificultades para proyectar los gastos. En el caso de las grandes empresas, los equipos de contabilidad pueden tener dificultades para compilar todas las métricas necesarias para calcular el flujo de caja operativo sin el software adecuado. Las empresas más pequeñas pueden carecer de los recursos para dedicar tiempo al seguimiento y cálculo del flujo de caja empresarial.

2. Transacciones inesperadas

Los gastos inesperados aparecen todo el tiempo. Tal vez estabas a punto de cerrar un trato cuando la venta fracasó. Tal vez un equipo importante se dañe inesperadamente y necesite reparación. El seguimiento de estos eventos inesperados en todos los departamentos puede llevar mucho tiempo y ser un desafío. Con el software de planificación del flujo de caja, estas transacciones se rastrean y actualizan automáticamente.

3. Pronósticos inexactos

La proyección del flujo de caja de la empresa depende de la proyección precisa de los acuerdos cerrados y la estabilidad de los ingresos. Las proyecciones mal calculadas pueden sesgar las predicciones de la capacidad de gasto. La mayoría de los ejemplos de software de planificación de flujo de efectivo se integran de forma nativa con el tipo de fuentes de datos de las que depende la Oficina del Director Financiero, lo que le brinda la capacidad de crear pronósticos más precisos.

4. Mantenimiento constante de las hojas de cálculo

Es probable que su empresa gaste fondos a diario. Y, para una previsión precisa del flujo de caja, hay que hacer un seguimiento de cada transacción. Esto puede ser una tarea desalentadora, tediosa y que requiere mucho tiempo, por lo que los equipos de contabilidad a menudo la dejan sin hacer o no actualizan el pronóstico con regularidad. Los equipos que utilizan un software dedicado a la planificación del flujo de caja no necesitan actualizar las previsiones, ya que normalmente se hace automáticamente.

Por qué el software de planificación del flujo de caja es esencial

Los desafíos de administrar el flujo de efectivo de su empresa pueden parecer abrumadores, especialmente si planea hacerlo manualmente. Esto significa que el software de planificación del flujo de caja se ha convertido en algo esencial para organizaciones de todos los tamaños. He aquí por qué:

• El software de planificación del flujo de efectivo recopila y realiza un seguimiento de todos los datos necesarios y los compila en pronósticos precisos y actualizados automáticamente.
• El software agiliza todo el proceso de planificación del flujo de efectivo, ahorrando a la Oficina del Director Financiero un tiempo precioso que puede dedicar a otras operaciones y responsabilidades esenciales.
• El software de planificación del flujo de caja realiza un seguimiento automático de cada dólar que entra y sale de su negocio sin crear un esfuerzo adicional para el equipo de contabilidad.
• La optimización de la planificación del flujo de caja mejora la forma en que planifica su estrategia comercial, le otorga una mejor comprensión de sus métricas comerciales y maximiza la eficiencia operativa.

Cómo elegir un software de planificación del flujo de caja

El software de planificacion de flujo de efectivo es esencial para pronosticar adecuadamente los recursos a los que su organizacion tendra acceso. Sin embargo, no todas las soluciones son iguales. Una evaluación cuidadosa por parte de la Oficina del Director Financiero puede marcar la diferencia entre implementar rápidamente una plataforma que se adapte exactamente a sus necesidades y pasar por varios ciclos de ventas con múltiples proveedores sin encontrar la herramienta adecuada.

Hemos escrito una guía completa para encontrar la solución de pronóstico de flujo de efectivo adecuada, pero estas son las características que debe evaluar antes de tomar su decisión:

• Registros de auditoría: Desafortunadamente, todas las organizaciones tienen que lidiar con una auditoría en algún momento u otro. Antes de agregar un software de planificación de flujo de efectivo a su pila, asegúrese de que mantenga registros detallados para esta eventualidad.
• Colaboración: Los días de trabajar en silos y pasar datos de un lado a otro han quedado atrás. Las mejores plataformas permiten una colaboración dinámica y continua.
• Basado en Data integration: Ser capaz de integrar modelos financieros en sus previsiones es esencial.
• Escalabilidad: Si el software de planificación del flujo de efectivo que está buscando es especialmente asequible pero no puede adaptarse a las necesidades de su negocio, tendrá que reemplazarlo eventualmente.
• Planificación de personal: Si bien esto no es necesariamente una parte esencial de todas las iniciativas de planificación del flujo de efectivo, cualquier software de planificación del flujo de efectivo que también permita la planificación del personal es una plataforma sólida que vale la pena investigar.
• Cuentas por pagar y por cobrar: Cualquier plataforma que evalúes debería ser capaz de darte un seguimiento detallado de estas transacciones.
• Análisis de tendencias y Reporting: Ser capaz de detectar las tendencias y medir su efecto en su flujo de caja hará que la previsión sea muy sencilla.
• Estacionalidad: Si estás en una industria en la que la estacionalidad puede tener una gran influencia en tu flujo de caja, asegúrate de que la herramienta que elijas pueda ayudarte a pronosticar esto.

Estos factores son solo algunos de los aspectos que debe evaluar al considerar una solución de planificación de flujo de efectivo, lo que puede dificultar el proceso. Pero, ¿y si hubiera una solución que pudiera hacer todo esto y más?

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