Rolling Forecasts: Chris Ortega explica el por qué, el qué y el cómo

¿Cuál es un rasgo que tienen en común los departamentos financieros de las empresas líderes? Pronósticos continuos. Según los resultados de nuestra encuesta global realizada a más de 500 líderes financieros, las empresas que utilizan pronósticos continuos tienen más probabilidades de superar a las que utilizan pronósticos trimestrales, especialmente en su capacidad para actualizar el pronóstico rápidamente. Pasar de un pronóstico trimestral a uno continuo puede parecer desalentador, especialmente cuando se trata de vendérselo a la alta dirección. O incluso tu propio equipo, para el caso. Para ayudarlo a comenzar con los cambios en los procesos, procedimientos y tecnologías, hablamos con Chris Ortega, una de las 10 mejores voces del mundo en contabilidad, finanzas y F&PA. Siga leyendo para obtener más información.

¿Qué es un Rolling Forecast?

Con un pronóstico continuo, avanza continuamente el horizonte temporal. Un enfoque típico de los pronósticos continuos es agregar un mes al final del pronóstico con cada mes que pasa. "Se trata de utilizar la información más actualizada que tienes en tu negocio para mirar hacia el futuro", explica Chris. La ventaja es que siempre se busca el mismo número de meses, y los datos se actualizan continuamente en función de la información más reciente disponible para una organización.

Beneficios de los pronósticos continuos

Chris dice que los pronósticos continuos ayudan a "informar al negocio sobre lo que está sucediendo en la realidad, cambiando la perspectiva que estamos viendo en el horizonte de 6, 12 y 18 meses del negocio". Los pronósticos continuos también brindan una perspectiva sobre las operaciones comerciales actuales. Chris explica esto como "... la capacidad de poder conectarnos, hacia dónde vemos que va el negocio a lo que estamos ejecutando hoy".

Encuentre una tecnología que sea configurable

Según Chris, la mejor tecnología para la predicción continua no tiene por qué estar hecha a medida para su negocio. "Siempre pienso que lo más importante es asegurarse de encontrar la tecnología que mejor se adapte a las necesidades de su negocio", afirma. "Demasiadas veces veo que organizaciones y equipos de muchas industrias diferentes intentan que sus procesos se ajusten a una tecnología". "No siempre vas a tener los procesos, los procedimientos y los puntos de datos para adaptar una tecnología completamente a tu negocio", explica Chris. "Esa es la falacia fundamental que cometen muchos equipos de contabilidad y finanzas cuando implementan una tecnología de pronóstico continuo... Intentan personalizar la tecnología para que se adapte a su negocio". Chris cree que esto hace que el proceso sea más complicado de lo necesario. Señala que las empresas de software dedican mucho tiempo a asegurarse de que su tecnología funcione en todas las empresas. "Lo han visto. Lo han conseguido. Han estado en diferentes industrias. Por lo tanto, trate de encontrar una tecnología que sea configurable para su negocio, no personalizada para su negocio". Chris también recomienda que investigues con fuentes confiables como TrustRadius y G2: "Realmente te da quiénes son los líderes, los visionarios, y te da información muy detallada sobre las tendencias, las debilidades, la usabilidad y una serie de otros factores que debes considerar sobre la implementación de una herramienta de pronóstico continuo en tu equipo de contabilidad y finanzas". Cuando evalúe la tecnología, asegúrese de elegir una solución que satisfaga las necesidades cambiantes de su negocio:

• Basado en la nube para facilitar la comunicación y la colaboración
• Soporta procesos automatizados
• Conectividad y compatibilidad con el resto de su pila tecnológica
• De un proveedor de confianza con un historial comprobado

Preguntas que debe hacer para comenzar su proceso de pronóstico continuo

"Muchos equipos son muy reactivos en términos de cómo ven su negocio. Por lo tanto, una forma en que los líderes financieros pueden comenzar a avanzar hacia un modelo de pronóstico continuo es realmente concretar cuáles son sus procesos", dice Chris. Esto implica responder a algunas preguntas fundamentales:

• ¿Cuáles son los procesos de negocio que informan su perspectiva?
• ¿Cuáles son los indicadores clave de Performance (KPI) que dan forma al futuro de su negocio?
• ¿Qué decimos que vamos a hacer y cómo lo vamos a hacer?

3 Escollos en la Adopción de Pronósticos Continuos

Entonces, ¿dónde se atasca la gente en la adopción de pronósticos continuos? Chris compartió tres áreas clave y lo que los líderes financieros deben hacer para mantener el proceso en movimiento.

1) Demasiados KPIs

"La gente mide demasiados KPI", dice Chris. "¿Cómo puedes, como empresa, tener 15 cosas diferentes que estás midiendo en la perspectiva futura y 15 supuestos de modelos diferentes que tienes en tu pronóstico continuo? Eso es demasiado". En su lugar, Chris recomienda que las empresas se centren en los cuatro a seis KPI que tendrán el mayor impacto en el negocio en el futuro.

2) Escasa comprensión de los impulsores del negocio

Chris dice que no basta con dominar las funciones tradicionales de contabilidad y finanzas, como la gestión del libro mayor, los asientos del diario y la depreciación. "Como equipos de contabilidad y finanzas, conocemos los números. Pero hay que entender el negocio. Tienes que entender qué impulsa los ingresos, qué impulsa los costos, qué impulsa el efectivo, qué impulsa el margen del cliente y qué impulsa la generación de clientes potenciales", dice Chris.

3) Un horizonte temporal demasiado lejano

Otro escollo, según Chris, es tratar de pronosticar demasiado en el futuro. "Por lo general, se desea tener un modelo de pronóstico continuo como máximo en una perspectiva de 12 meses", dice. A medida que se aleja del día actual, la precisión del pronóstico disminuye. Y si bien puede ser direccionalmente preciso dentro de 18 o 24 meses, los números no serán precisos. Con los pronósticos continuos, el objetivo es la precisión. Chris dice: "Deberías tener... Confianza del 90 al 97% de que esto va a ser lo que se va a ver en el negocio en los próximos tres a seis meses". Mantenga el enfoque dentro de esa ventana de 12 meses y podrá aumentar su precisión.

3 Formas de Mejorar Tus Esfuerzos Actuales de Pronóstico Continuo

Chris también ofreció tres formas en que los líderes financieros pueden optimizar sus esfuerzos actuales con pronósticos continuos.

1) Involucrar a las partes interesadas de toda la organización

Los pronósticos continuos tienen el poder de informar y dar forma al negocio, pero si las personas no invierten en el proceso de pronóstico, es posible que no confíen en los resultados. "No hagas de tu pronóstico continuo específicamente un ejercicio financiero", dice Chris. "Por ejemplo, no se trata solo de que la contabilidad y las finanzas salgan y produzcan un pronóstico continuo de 3, 6, 9, 12 o 18 meses". Chris sugiere que las áreas de ventas, marketing y otras áreas operativas deberían sentir que tienen un interés en el proceso.

2) Ayuda a tu equipo a entender el valor de la tecnología

La tecnología FP&A puede facilitar mucho la adopción de pronósticos continuos. Sin embargo, su equipo de finanzas puede ver las nuevas inversiones en tecnología, y especialmente los nuevos procesos automatizados, como una amenaza para sus puestos de trabajo. Chris dice que es esencial reforzar continuamente el valor agregado de un pronóstico continuo y cómo puede simplificar el trabajo de las personas y hacer que el equipo de finanzas sea más valioso para la organización. "Realmente quieres que tu gente participe en las actividades de alto valor de un modelo de pronóstico continuo", dice Chris. Para él, las actividades de alto valor giran en torno a lo que él llama las cuatro C: Colaboración, conexión, comunicación y claridad. Hazle saber a tu equipo que la automatización no significa el final de su trabajo; En cambio, significa que pueden concentrarse en ayudar a guiar el negocio.

3) Iniciar el seguimiento del error de pronóstico

"Creo que demasiadas veces las personas implementan un pronóstico continuo y dicen: 'Oye, hicimos un gran trabajo al observar el negocio durante los próximos 12 meses, sin aprender realmente de los datos a medida que avanzan'", dice Chris. "Una forma de mejorar realmente sus procesos en torno a la previsión continua, [es] implementar el error de previsión, medirlo, rastrearlo y asegurarse de que su equipo sea preciso en las variaciones y errores en el negocio". Para determinar el error de previsión, compare mensualmente sus proyecciones con los resultados reales. A continuación, puede ver la precisión de su modelo y realizar ajustes si es necesario. Chris dice que los equipos de alto rendimiento deben esforzarse por tener un margen de error inferior al 3 % cada mes y inferior al 5 % para el trimestre. Si logras este nivel de precisión, Chris dice: "Puedes ir a la empresa y decir: 'Me siento cómodo y confiado en el pronóstico que estoy produciendo. Debido a que conozco nuestros márgenes, nuestro error de pronóstico es de +/- 5%. Somos precisos en nuestros KPIs. Somos precisos en la forma en que comunicamos la claridad a la empresa. Somos precisos en cuanto a hacia dónde vamos con el negocio". "

Ponte en marcha para una mayor precisión y agilidad

Nuestra encuesta encontró que los pronósticos continuos son una de las tres capacidades esenciales de los principales departamentos de finanzas. Si bien se necesita tiempo y esfuerzo para hacer el cambio, los beneficios en precisión y agilidad bien valen la pena. Vea los resultados completos de la encuesta FSN para descubrir todas las razones por las que su empresa necesita pronósticos continuos. Para obtener más información sobre Chris, síguelo en LinkedIn y Twitter.