La guía definitiva para compradores de la plataforma FP&A para 2024

¿Está buscando una mejor manera de administrar su presupuesto o automatizar sus tareas tediosas? ¿Sientes que has superado los límites de las hojas de cálculo y estás listo para seguir adelante? 

Estas son señales de que es hora de invertir en una plataforma de FP&A. Las plataformas de FP&A ofrecen una solución integral para gestionar todas sus actividades financieras. Una plataforma de FP&A puede automatizar tareas repetitivas o complejas, optimizar sus operaciones y aumentar su productividad.  

Las plataformas de FP&A pueden incluir consolidaciones, gestión entre empresas, conciliación de cuentas y, la razón por la que está aquí, planificación y análisis financiero.  

Entonces, ¿cómo elegir la plataforma de FP&A adecuada que impulsará Performanceempresarial?  

Una decisión bien informada a la hora de seleccionar un proveedor de plataformas de FP&A puede conducir a una mejora de la elaboración de presupuestos, la planificación estratégica y la salud financiera general.  

Qué hay que tener en cuenta a la hora de comprar una plataforma de FP&A

Las plataformas de FP&A son para que los directores financieros, los líderes financieros y los responsables de la toma de decisiones gestionen Reporting, presupuesten, pronostiquen y planifiquen, y realicen un seguimiento de la salud financiera general de su negocio.

Con una plataforma de FP&A, puede:

• Agiliza la gestión de tu presupuesto
• Automatiza procesos repetitivos
• Integre sus datos financieros en una sola plataforma
• Acceda a puntos de datos en tiempo real desde paneles interactivos y personalizables
• Crea previsiones completas y perspicaces
• Realizar análisis de datos complejos
• Ajústate a las condiciones cambiantes en tiempo real

El software de FP&A es un componente crítico de Financial Performance Management. 

Alinearse con las necesidades de su negocio

A la hora de comprar un software de FP&A, es importante que tengas en cuenta las necesidades de tu equipo y de tu negocio. ¿Qué procesos buscan agilizar? ¿Qué mejoras quieres hacer?

También es importante comprender si existen obstáculos específicos basados en el tiempo que afectarán su decisión de compra. ¿Necesitas asignar tu presupuesto a un trimestre específico? ¿Hay una reunión mensual o trimestral de la Junta Directiva o ejecutiva de la que necesite la aprobación para seguir adelante con el proceso de compra?

Tenga un conjunto claro de objetivos, resultados y un cronograma establecido antes de comenzar su investigación para ayudarlo a reducir su lista de proveedores y asegurarse de que se está comprometiendo con empresas que satisfagan sus necesidades.

Cómo investigar a los proveedores de plataformas de FP&A

Ahora que está alineado con las necesidades de su negocio, es hora de comenzar a investigar proveedores de plataformas de FP&A.

El mercado de software de FP&A es un panorama diverso y competitivo con múltiples proveedores que ofrecen una amplia gama de soluciones, cada una con su propio conjunto de pros y contras. Pero la cantidad de opciones es un testimonio de la creciente demanda de software de presupuesto y planificación.

En el lado positivo, la abundancia de opciones permite a las organizaciones evaluar y elegir un proveedor preferido en función de sus necesidades y preferencias individuales.

Comience por buscar proveedores de plataformas de FP&A. Hemos hecho parte de esa investigación por ti con nuestra lista de los mejores programas de presupuesto empresarial. 

Fíjate en el público objetivo del software FP&A (¿eres una pequeña empresa? ¡Puede eliminar inmediatamente el software dirigido a grandes empresas!), las características ofrecidas, los pros y los contras y, lo que es más importante, los precios. Si tiene un presupuesto pequeño y el software de FP&A tiene un precio elevado, es fácil eliminar opciones.

9 pasos para conseguir la participación de las partes interesadas

A menudo, los líderes empresariales están tan centrados en el siguiente problema que es difícil encontrar tiempo para resolver la causa raíz. Los equipos financieros pueden defender los argumentos a favor de la inversión en tecnología.

Aquí tienes 9 pasos que puedes utilizar como hoja de ruta para conseguir la aceptación de las partes interesadas en el software FP& A y construir un caso empresarial:

1. Identifique quiénes son sus partes interesadas e involúcrelas desde el principio.
2. Conecta los retos a los que te enfrentas con las prioridades de la alta dirección.
3. Identifica tu mayor problema y esboza las ventajas de resolverlo y cómo una plataforma FP&A puede contribuir a ello.
4. Calcule su retorno de la inversión (ROI): ¿cuál es el riesgo de mantener el statu quo? Compare eso con los resultados y beneficios esperados de una plataforma de FP&A.
5. Define tu presupuesto. Según un estudio de Nucleus, el software de FP&A devuelve 3,18 dólares por cada dólar gastado.
6. Investigue las historias de éxito de los clientes de la plataforma FP&A para comprender el retorno de la inversión y el impacto en empresas de tamaño comparable.
7. Usando todo lo anterior, presente su caso de negocio a su equipo de liderazgo; mostrar cómo una plataforma de FP&A resolverá problemas empresariales y creará valor.
8. Desarrolle un plan para la implementación de su plataforma de FP&A para que todos puedan anticipar los plazos y los resultados deseados.
9. Continúe enfatizando el valor de una plataforma de FP&A para su equipo y su organización. Una función financiera ágil e innovadora tiene el poder de transformar su organización.

Comprende cómo las plataformas FP&A pueden apoyar tus objetivos empresariales

Tienes la aceptación de las partes interesadas y has realizado una investigación preliminar, ahora es el momento de sumergirte en la parte esencial de tu investigación. A la hora de comprar una plataforma de FP&A, debes tener en cuenta:

• Características y funcionalidad
• Seguridad
• Atención al cliente
• Implementación
• Cost (Learn more about FP&A pricing)

Características y funcionalidad de FP&A 

Al evaluar a los proveedores de plataformas de FP&A, hay cinco áreas de características y funcionalidades en las que centrarse:

• Presupuestos y previsiones
• Reporting y Análisis
• Integridad e integración de datos
• Colaboración
• Precisión de los datos

Veamos cada área con más detalle.

1. Presupuestos y previsiones

FP&A plataformas Empoderamiento de las organizaciones para mejorar sus procesos de presupuestación, planificación y previsión con un conjunto completo de funciones. Las previsiones automatizadas ayudan a los equipos financieros a planificar y crear estrategias ágiles que hagan avanzar el negocio. Los flujos de trabajo de presupuestación y el acceso basado en roles pueden agilizar aún más su proceso de presupuestación al promover la responsabilidad y la transparencia.

Estas Capacidades se unen en varios resultados empresariales positivos:

• Mejora de la rentabilidad
• Mayor integridad de los datos
• Transparencia organizacional
• Métricas financieras mejoradas, como el porcentaje de margen de beneficio, el rendimiento de los activos y el porcentaje de margen operativo

Estos resultados posicionan a su empresa para un mayor éxito y crecimiento financiero.

2. Reporting y análisis

Las plataformas de FP&A ofrecen potentes herramientas de visualización de Reporting, análisis y datos. Los informes personalizables y los cuadros de mando dinámicos ofrecen una visión intuitiva y completa de los datos financieros. Puede profundizar rápidamente en Datos para comprender las variaciones, las tendencias o las anomalías. Reporting se puede optimizar con la automatización, al tiempo que se mejora la cadencia y la precisión de sus informes.

Automatiza la creación y distribución de informes.

3. Integridad e integración de datos

Las plataformas de FP&A con una sólida integridad de Datos y una integración perfecta con su ERP, CRM u otros sistemas pueden mejorar la precisión y confiabilidad de sus Datos financieros, lo que le permite tomar decisiones informadas y mitigar el riesgo de errores costosos o juicios erróneos.

4. Colaboración

FP&A plataformas facilitan la Colaboración interfuncional. En un mundo de trabajo a distancia y equipos dispersos geográficamente, una plataforma centralizada FP&A garantiza que todas tus partes interesadas tengan acceso a los Datos financieros más actualizados en una única fuente de verdad.

5. Exactitud de los datos

Las hojas de cálculo y la introducción manual de datos corren el riesgo de cometer errores. Las plataformas de FP&A le permiten automatizar cálculos, asignaciones y procesos sin temor a fórmulas rotas o referencias circulares.

Seguridad

La seguridad y el cumplimiento son fundamentales para evaluar a la hora de elegir cualquier proveedor de software. La tranquilidad en cuanto a la seguridad y protección de sus Datos es esencial. Esto es lo que hay que tener en cuenta a la hora de comparar y evaluar los proveedores de software de FP&A.

• Frecuencia de las auditorías: Los proveedores de SaaS en la nube tienen la opción de realizar auditorías de seguridad anualmente o con mayor frecuencia.
• Estándares de cumplimiento: Hay múltiples informes que demuestran que una organización está en buen estado, a saber, el cumplimiento de SOC 1 y SOC 2. Es vital que los informes de Tipo I y Tipo II estén completos.
• Marcos de seguridad: Afirmar que son seguros; una organización debe adherirse a un marco que dicte cómo debe administrar sus datos. Este marco se basa en un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI).
• Proveedor de infraestructura de nube: Hay un puñado de conocidos proveedores de infraestructura en nube que sustentan la tecnología de los proveedores de software en nube. Entre los proveedores más comunes se encuentran AWS, Azure y Google.

Apoyo al cliente 

Cuando inviertes en una plataforma de FP&A, estás creando una asociación con el proveedor. Ya sea que se trate de la implementación inicial o del soporte diario, es imperativo comprender la oferta de soporte y la reputación de la organización. Esto es lo que debes anticipar:

• Acceso a especialistas en productos: Un equipo de expertos que le brindan información valiosa, asistencia en el diseño, orientación personalizada sobre productos, capacitación personalizada y asistencia con Data integration.
• Un defensor personal: Un Customer Success Manager dedicado es su defensor, colaborando con usted para optimizar la experiencia del usuario final y maximizar el retorno de su inversión en la plataforma FP&A.
• Recursos de aprendizaje: El acceso al aprendizaje continuo te ofrece recursos para desarrollar tus habilidades, de modo que puedas elevar continuamente tu experiencia.

Implementación

La implementación de una plataforma FP&A es un proceso multifacético, que tiene como objetivo garantizar la integración y el uso exitosos del software en su organización. Los plazos de implementación pueden variar. Para tener una buena idea de cuánto tiempo tardará en implementarse, puede hacer una referencia cruzada de lo que escucha de otros usuarios o conexiones en su red que han implementado el mismo software de FP&A o uno similar.

Los componentes esenciales de la implementación de la plataforma FP&A incluyen:

• Data integration – Recopilación e integración de datos de sus fuentes.
• Creación de modelos de datos: los modelos son las estructuras que organizan y almacenan sus datos para el análisis multidimensional.
• Diseño del flujo de trabajo: establecer flujos de trabajo automatizados es fundamental para optimizar sus procesos de FP&A.
• Capacitación : incorpore a su equipo y a otros usuarios finales para aprovechar las capacidades de la plataforma para que todos puedan disfrutar de los beneficios del software FP&A con velocidad y agilidad.

Costar 

Hablemos del costo. Podría decirse que es la consideración más importante cuando se busca comprar una plataforma de FP&A.

El coste de una plataforma FP&A varía en función de factores y requisitos específicos, como el proveedor de software, las características y capacidades de la plataforma, el tamaño de tu organización y tus necesidades concretas.

Aquí hay 5 modelos de precios comunes para el software de FP&A:

1. Precios basados en suscripciones
   Este es el modelo de precios más común para las plataformas de software de FP&A. Esto significa que pagas una tarifa recurrente, generalmente mensual o anual, para usar el producto. El costo de la suscripción varía según el número de usuarios, el nivel de funcionalidad y el tamaño de su organización.
   
2. Precios escalonados
   Algunos proveedores de software ofrecen diferentes niveles de precios en función del grado de características y funcionalidad que necesite. Puede elegir un nivel que se ajuste a sus requisitos y presupuesto. Los niveles superiores a menudo vienen con funciones y soporte más avanzados.
   
3. Precios por usuario
   Otro modelo de precios, aunque menos común para las plataformas de FP&A, se basa en el número de usuarios. Por lo tanto, cuantos más usuarios tengas, mayor será el coste. Este modelo puede ser rentable para las pequeñas y medianas empresas si tiene un número menor de usuarios.
   
4. Precios basados en el uso
   Cargos de precios basados en el uso basados en el volumen de datos o transacciones que procesa a través de la plataforma FP&A. Este modelo es común para el software que se utiliza para el análisis financiero, Reportingy Consolidación de Datos.
   
5. Precios personalizados
   Para organizaciones más grandes con necesidades específicas o complejas, hay disponibles modelos de precios personalizados.

   Los precios personalizados pueden requerir una negociación con el proveedor de software para determinar una estructura de precios que cumpla con sus requisitos.

Crear una lista de proveedores

Ahora que está armado con la alineación multifuncional y la aceptación de las partes interesadas, ha realizado su alcance inicial de investigación y comprende lo que necesita de una plataforma de FP&A para cumplir con sus objetivos e impulsar el negocio, es hora de crear una lista corta de proveedores.

Su lista de preseleccionados puede ser los 3-5 principales proveedores con los que desea tener más discusiones. Fíjate en los proveedores que tienen clientes en el mismo sector que tú. Es probable que el proveedor comprenda sus necesidades y experiencia específicas.

Además, revise los estudios de casos de clientes y los sitios de reseñas de terceros como TrustRadius o G2 para obtener más información.

Haga preguntas y póngase en contacto con las referencias de los clientes

Parte del proceso de selección de la plataforma FP&A es tener conversaciones en profundidad no solo con el proveedor, sino también con sus clientes.

Es importante preguntar a los proveedores de plataformas de FP&A sobre su:

• Experiencia en la industria: Elija un proveedor con una larga antigüedad no solo en el espacio de FP&A, sino también en su industria .
• Seguridad: ¿Cuál es el protocolo de seguridad? ¿Existe cumplimiento normativo de los controles de seguridad?
• Implementación: ¿Es un enfoque de autoservicio o un enfoque dirigido por consultores?
• Escalabilidad: Si bien es posible que solo necesite software de FP&A para la planificación y el análisis financiero en este momento, priorice un proveedor que pueda crecer con su negocio para adaptarse a la elaboración de presupuestos y la planificación, la Reporting y el análisis, las consolidaciones o la gestión entre empresas.
• Características y funcionalidad: ¿La plataforma ofrece automatización para Data integration y flujos de trabajo, registros de auditoría, análisis de datos integrados, análisis ad-hoc y más?

Cuando hables con referencias de clientes, asegúrate de elegir clientes que sean como tú en industria, tamaño y base de clientes. Aproveche esta oportunidad para hacer preguntas relacionadas con sus procesos, centrarse en hechos y ejemplos (en lugar de opiniones) y hablar con más de un usuario de la empresa, si es posible.

Adopte el mismo enfoque cuando hable con el proveedor de software. Haga preguntas que se relacionen con sus procesos y cómo pueden resolver los problemas específicos de su negocio. 

Lo más importante es que no evalúes la información que te proporcionan en el momento. En su lugar, tome notas detalladas o grabe la llamada para que pueda volver después del hecho, evaluar las respuestas y seguir adelante con una decisión.

Elija su proveedor preferido de plataformas de FP&A

Ha realizado las llamadas de referencia. Has hecho las preguntas. Tienes una visión interna de la plataforma y cómo funciona. Ahora es el momento de elegir su proveedor preferido.

Se han producido conversaciones sobre precios. Entiendes las características y funcionalidades. Ha considerado la duración de su contrato, la cantidad de usuarios, la cantidad y complejidad de sus Data integrationy el nivel de servicio que brindan.

Seleccione su proveedor preferido de la plataforma FP&A y continúe con la firma del contrato.

Prepárese para la implementación

Durante la fase de investigación, ha hecho preguntas y ha entendido cómo el proveedor de la plataforma FP&A elegido aborda la implementación. 

Prepara a tu equipo para la implementación. Si se trata de un enfoque de implementación autodirigido, asegúrese de que otras tareas y proyectos tengan prioridad en torno a la implementación para que pueda ver rápidamente el tiempo de creación de valor de su inversión. Cuanto antes pueda completar su implementación, antes podrá estar en funcionamiento con velocidad, eficiencia y agilidad.

No es un enfoque único para comprar una plataforma de FP&A

El proceso para seleccionar el proveedor de plataformas de FP&A adecuado para su negocio es un paso esencial para mejorar las operaciones financieras de su organización. Ya sea que su objetivo sea optimizar la gestión de su presupuesto, automatizar tareas tediosas y mejorar su Performancefinanciero general, el software de FP&A ofrece el poder transformador que necesita.

By following the steps outlined in this FP&A platform buyers’ guide, you’re on your way to a more informed and empowered decision-making process, setting you—and your organization—on a trajectory towards financial success and strategic growth. If you're ready to learn more to equip your buying journey, get your copy of the Ultimate Financial Performance Platform Buyer's Guide.