Ventajas y desventajas de la presupuestación base cero

La presupuestación de base cero tiene el poder de revolucionar la gestión de costos en su organización. Es más que solo hacer números, se trata de fomentar un ambiente de responsabilidad y eficiencia operativa.

¿Qué es el presupuesto base cero?

La presupuestación de base cero es un enfoque de la presupuestación corporativa que requiere que comiences cada año fiscal con una base cero. Una base cero requiere que cada departamento detalle sus necesidades hasta la partida, independientemente de la cantidad solicitada en el presupuesto del año anterior.

Ventajas de la presupuestación base cero

La presupuestación de base cero tiene varias ventajas, lo que la convierte en una opción atractiva para las empresas que buscan comprender cómo se asignan sus fondos y recursos a nivel granular.

1. Agilidad mejorada

Una ventaja de la presupuestación base cero (ZBB, por sus siglas en inglés) es que aumenta la flexibilidad de su equipo financiero. Los administradores presupuestarios deben comenzar desde cero y defender sus necesidades de recursos durante cada ciclo presupuestario, lo cual es invaluable durante períodos de incertidumbre económica.

2. Datos optimizados

Las empresas que adoptan un enfoque de base cero para su presupuesto tratan a Datos como un activo corporativo valioso, evitando la confusión causada por hojas de cálculo inconexas y un gobierno deficiente de Datos. Cada valor asignado al presupuesto debe tener una necesidad acompañante, asegurando que no se agreguen gastos superfluos.

3. Volver a pronosticar más rápido

La presupuestación base cero requiere Datos validados y ordenados, lo cual es otra ventaja. Este mismo conjunto de datos puede acelerar sus procesos de pronóstico , reduciendo significativamente el tiempo requerido para volver a pronosticar sus ganancias e ingresos.

Desventajas de la presupuestación base cero

Ahora, veamos algunas de las desventajas del presupuesto base cero y cómo puedes superarlas.

1. Visibilidad limitada

Si bien la presupuestación base cero (ZBB, por sus siglas en inglés) sobresale en muchas áreas, se queda corta en la proyección de resultados a largo plazo en comparación con los métodos convencionales. Esto se debe a que ZBB se centra en reajustar el presupuesto, en lugar de pronosticar el futuro. Para abordar esto, es importante asignar tiempo no solo a revisar su presupuesto, sino también a priorizar las iniciativas estratégicas a largo plazo.

2. Mano de obra intensiva

Para las organizaciones acostumbradas a un enfoque incremental de la elaboración de presupuestos, ZBB puede parecer exigente. Cada departamento debe fundamentar sus gastos y planes sin apoyarse en supuestos de años anteriores. A pesar de ser una excelente manera de frenar el gasto excesivo, ZBB requiere la colaboración entre varios departamentos dentro de la organización.

3. Dificultad de medición

Cuando la productividad de un departamento no es fácilmente cuantificable, decidir dónde asignar los fondos y justificar estos gastos a la alta dirección puede suponer un reto.

Beneficios de la presupuestación base cero

Las ventajas de la presupuestación base cero (Agilidad mejorada, datos optimizados y repronósticos más rápidos) pueden resultar en beneficios significativos para su equipo financiero y su organización en general, que incluyen:

Operaciones orientadas a objetivos

Cuando te ves obligado a considerar cómo se gasta cada dólar de tu presupuesto, también debes evaluar tus objetivos para el año y los recursos que necesitas para alcanzarlos. Como resultado, los objetivos estratégicos de su organización están más claramente definidos, lo que le brinda claridad sobre lo que es realmente importante.

Mejora de la rendición de cuentas

La presupuestación de base cero es un proceso colaborativo que requiere que cada departamento presente sus necesidades de recursos para el año. Dado que cada equipo está involucrado en el proceso, es más fácil responsabilizarlos de sus decisiones y Performance. El presupuesto de base cero también requiere controles frecuentes a lo largo del año, que es un momento oportuno para reunirse como equipo para identificar prioridades y realizar cambios.

Gestión de costes optimizada

Quizás el mayor beneficio de la presupuestación de base cero es la gestión de costos. Cuando adopta un enfoque incremental para la elaboración de presupuestos, en el que aumenta el monto total de su presupuesto en un cierto porcentaje cada año, corre el riesgo de trasladar gastos superfluos que no se alinean con sus objetivos estratégicos. La presupuestación de base cero obliga a los equipos a justificar todos los costes, por lo que es más fácil identificar las áreas en las que se pueden reducir los gastos.

Desafíos de la presupuestación base cero

Profundicemos en los desafíos que puede enfrentar al implementar un presupuesto de base cero, desde la aceptación de las partes interesadas hasta un posible cambio de enfoque y la introducción de incertidumbre y estrés.

Aceptación de las partes interesadas

Si por lo general adopta un enfoque incremental para la elaboración de presupuestos, puede ser difícil obtener la aceptación de las partes interesadas para un nuevo método. Si sus equipos están acostumbrados a recibir una cantidad fija de fondos cada año, puede ser una sorpresa que se les pida que justifiquen cada partida. Antes de comenzar la presupuestación de base cero, es importante explicar las ventajas de la presupuestación de base cero a su organización y obtener la aceptación de todas las partes interesadas, para que todos estén listos para participar en el proceso.

Enfoque a corto plazo

La presupuestación de base cero adopta un enfoque granular para la asignación de fondos, que es eficaz para la gestión de costes, pero puede cambiar su enfoque a corto plazo. Cuando se asignan fondos a cada partida, se corre el riesgo de restar prioridad a los proyectos a largo plazo, especialmente a aquellos que no tienen un resultado tangible. Antes de comenzar el proceso, debe establecer una dirección clara para sus iniciativas a largo plazo para que permanezcan financiadas y dotadas de personal.

Incertidumbre y estrés

La presupuestación de base cero tiene el potencial de introducir incertidumbre y estrés en su organización. Cuando los departamentos necesitan abogar por sus propios presupuestos, puede parecer que están compitiendo por la financiación con otros equipos, y pueden preocuparse de que sus proyectos y programas sean eliminados. Por eso es tan importante obtener la aceptación de las partes interesadas antes de emprender ZBB, para que todos entiendan las prioridades a corto y largo plazo de la organización.

Mejores prácticas de presupuestación base cero

Exploremos las estrategias más efectivas para implementar el presupuesto de base cero en su organización, incluidos los métodos de evaluación, el presupuesto colaborativo y el uso de software de FP&A.

Evalúe las solicitudes de recursos en un marco

Cuando se utiliza la presupuestación de base cero, es mejor medir todas las solicitudes de recursos con respecto a un marco estándar. Esto significa comparar todos los costos de la misma manera, lo que facilita la decisión de lo que es necesario. También ayuda a garantizar que los presupuestos de todos los departamentos se evalúen de la misma manera y que las necesidades de los equipos con resultados medibles no se prioricen sobre otras funciones importantes (por ejemplo, marketing, recursos humanos, etc.).

Conviértelo en un esfuerzo colaborativo

Para que el presupuesto base cero funcione mejor, debes convertirlo en un esfuerzo de equipo. Todos los involucrados deben tener voz y voto en sus necesidades presupuestarias. De esta manera, todos entienden las decisiones y se sienten parte del proceso. Se trata de trabajar juntos para obtener el mejor resultado.

Utilizar el software de FP&A

ZBB requiere que tenga una visibilidad completa de todos sus centros de costos, incluidas sus actividades, productividad e ingresos. El software FP&A es la solución ideal para este método, ya que agrega datos de toda su organización, lo que puede ser un proceso lento y laborioso en hojas de cálculo.

Vale la pena señalar que el software FP&A también se puede denominar software Financial Performance Management (FPM),Corporate Performance Management (CPM)o Enterprise Performance Management (EPM).

¿Cómo se hace un presupuesto base cero?

Hay 5 pasos clave para la presupuestación de base cero:

1. Definir Objetivos : describa lo que espera lograr durante este período presupuestario y qué recursos necesita para que esto sea posible.
2. Identificar Factores de coste : determine qué variables afectan a sus ingresos y costes e investigue cómo cambian con el tiempo.
3. Clasifique los gastos : asigne cada partida en una de las cuatro categorías: esenciales, estratégicos, de apoyo o discrecionales.
   1. Los gastos esenciales son necesarios para el funcionamiento de su negocio (por ejemplo, alquiler, nómina, etc.).
   2. Los fondos estratégicos apoyan directamente los objetivos estratégicos.
   3. Los fondos de apoyo apoyan indirectamente los objetivos estratégicos.
   4. Los fondos discrecionales generalmente se reservan para viajes o entretenimiento, que son opcionales.
4. Asignar recursos : asigne fondos a cada categoría de gastos y justifique los beneficios, los costos, los riesgos y las alternativas para cada partida.
5. Supervise su presupuesto : compare sus resultados reales con los de su plan e informe sobre los resultados a las partes interesadas.

Alternativas a la presupuestación base cero

La presupuestación de base cero no es el único enfoque que existe: hay varias alternativas de presupuestación que pueden adaptarse mejor a sus metas y objetivos.

ZBB frente a presupuestación basada en actividades

La presupuestación basada en actividades es un enfoque de arriba hacia abajo que requiere que calcules los fondos necesarios para respaldar el resultado o la meta deseada. Esto contrasta con la presupuestación de base cero, que se centra en la contabilidad detallada de las necesidades de cada departamento. Mientras que la presupuestación basada en actividades enfatiza la alineación estratégica y el crecimiento, la presupuestación de base cero garantiza la precisión y protege contra cambios inesperados en los costos.

ZBB frente a presupuestación incremental

La presupuestación incremental es el proceso mediante el cual se calcula el presupuesto del año en curso sumando o restando un porcentaje del plan. Por el contrario, el presupuesto de base cero no se basa en absoluto en el presupuesto del año anterior y requiere que comiences el proceso desde cero.

ZBB vs. presupuestación continua

La presupuestación continua implica agregar un nuevo mes al final del presupuesto por cada mes que transcurre. Esto le permite evaluar dónde se encuentra cada mes y hacer cambios a medida que avanza. ZBB le brinda un plan detallado para el año al principio, donde el presupuesto continuo le brinda la oportunidad de refinar su presupuesto cada mes.

ZBB frente a presupuestación de propuesta de valor

La presupuestación de la propuesta de valor garantiza que cada costo enumerado en el presupuesto agregue valor, al hacer preguntas como: ¿Por qué se usa esta cantidad? ¿Para quién crea valor: clientes, personal o partes interesadas? ¿Su valor supera su costo? Si no es así, ¿está justificado?

Al igual que la presupuestación de base cero, la presupuestación de propuesta de valor es una buena manera de eliminar gastos innecesarios y aumentar el retorno de la inversión.

Conclusión: Ventajas y desventajas de la presupuestación base cero

En conclusión, la presupuestación de base cero es un enfoque detallado de la presupuestación que requiere el escrutinio de cada costo. Si bien tiene sus ventajas, como un mejor control de costos y una mayor eficiencia, presenta desafíos como la incertidumbre y la aceptación de las partes interesadas. Sin embargo, con las mejores prácticas como Colaboración y la evaluación de solicitudes en función de un marco, se pueden sortear estos obstáculos. Recuerde que hay alternativas a tener en cuenta si el presupuesto de base cero no se ajusta a su organización. En última instancia, la elección depende de sus necesidades y objetivos financieros únicos.