El porqué y el cómo de la planificación de escenarios

Los eventos inesperados, desde desastres naturales hasta cambios macroeconómicos, ponen a prueba a las empresas cada año. Las organizaciones que no solo quieren capear estas disrupciones, sino prosperar sin importar lo que el mercado les depare, utilizan la planificación de escenarios. Esto simula los impactos potenciales de diversas situaciones en sus resultados, lo que les permite Pivot según sea necesario y tomar mejores decisiones financieras.

¿Qué es la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios es un conjunto de suposiciones sobre cuál será el futuro y cómo cambiará su entorno empresarial con el tiempo a la luz de ese futuro. También conocido como análisis hipotético (aunque los dos tienen algunas diferencias clave), la planificación de escenarios utiliza datos y suposiciones actuales para considerar múltiples resultados potenciales.

Un plan de escenarios puede ayudarle a explorar diferentes narrativas para determinar la mejor manera de respaldar las operaciones comerciales futuras. Al evaluar cómo interactuarán varias variables en distintas condiciones, puede identificar qué variable tendrá el mayor impacto en su negocio. Estas variables pueden incluir el precio de los productos, los gastos operativos, las fluctuaciones del mercado y más.

Todas las industrias, en los sectores público, privado, sin fines de lucro y gubernamental, aplican la planificación de escenarios como parte de su planificación y análisis financieros. Los ejecutivos de alto nivel, los líderes financieros sénior y los analistas financieros suelen ser las personas que lideran los esfuerzos de planificación de escenarios en su organización.

¿Cómo se utiliza la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios se utiliza para formalizar las variables que pueden afectar los resultados de su empresa en escenarios, esencialmente simulaciones de eventos potenciales. Las organizaciones utilizan la planificación de escenarios como parte de sus previsiones, para probar la rigidez de sus procesos, tener en cuenta los eventos que podrían tener graves repercusiones en el negocio y, en general, volverse más resilientes.

Por ejemplo, una organización podría utilizar la planificación de escenarios para evaluar los impactos de una pandemia mundial que obligue a los empleados a quedarse en casa. A continuación, podría desarrollar procesos que ayudaran a capear esta situación.

4 beneficios de la planificación de escenarios

1. Saca a la luz los impactos de los posibles eventos

El principal beneficio de la planificación de escenarios es una mejor comprensión de cómo los diferentes eventos, desde los benignos hasta los desastrosos, pueden afectar al negocio. Sin la planificación de escenarios, cada equipo puede tener sus propias interpretaciones inconexas de estos eventos, pero centralizar esa información en un plan es clave.

2. Permite a los equipos preparar planes de respuesta

La planificación de escenarios no es solo para evaluar los impactos de eventos imprevistos, sino también para prepararse para ellos. Una vez que sepas cómo pueden afectar a tu organización, puedes encontrar formas de mitigar lo peor, o incluso encontrar formas de prosperar.

3. Captura el conocimiento de varios expertos

El proceso de planeación de escenarios reúne a expertos de todos los rincones de su organización. Esto les da la oportunidad de compartir conocimientos que de otro modo no podrían salir a la superficie. ¿El resultado? Una transferencia de conocimiento que beneficia a toda la organización.

4. Crea documentación

Una vez que haya planeado un escenario específico, sus equipos se quedan con documentación que puede servir como punto de referencia en caso de que ocurra ese escenario o uno similar. Esto significa que los equipos pueden ser más independientes y utilizar Datos para impulsar la toma de decisiones.

3 ventajas de la planificación de escenarios

1. Cubre los impactos de múltiples factores

A diferencia de otros métodos de previsión, como el análisis de sensibilidad, la planificación de escenarios le permite probar varios factores simultáneamente. Esto crea un análisis robusto con múltiples dependencias, reflejando la realidad con mayor precisión que algunos métodos.

2. Es una excelente manera de planificar el futuro

Demasiadas organizaciones se centran en optimizar los procesos para el presente, descuidando el daño potencial que puede causar el futuro. La planificación de escenarios, si bien es un proceso complejo, es esencial para construir un negocio resiliente que pueda crecer a pesar de cualquier eventualidad. La planificación para el futuro puede parecer desalentadora, pero la planificación de escenarios aporta claridad.

3. Formaliza procesos informales

Cada equipo tiene alguna forma de pensar en el futuro, ya sea en la forma en que construyen sus procesos o en sesiones poco frecuentes de lluvia de ideas de "qué pasaría si". Sin embargo, estos procesos informales rara vez se traducen en una toma de conciencia en toda la organización sin una planificación formal de escenarios.

3 desventajas de la planificación de escenarios

1. El alcance es enorme

Si bien la planificación de escenarios es, sin duda, un aspecto crucial de la previsión, puede crear una gran cantidad de trabajo técnico, especialmente si el alcance no está restringido. Después de todo, no hay límite para el número y el tipo de factores que pueden contribuir a un escenario. Asegúrate de tener los recursos para llevar a cabo esto, especialmente si no estás utilizando herramientas dedicadas.

2. Los factores importantes pueden cambiar

A veces, entre las etapas iniciales del proceso de planeación de escenarios y los informes resultantes, los factores que se analizan pueden cambiar por completo. Esta es la razón por la que la planificación de escenarios debe tratarse como un proceso continuo en lugar de un proyecto único.

3. Es increíblemente difícil (sin el software adecuado)

No es solo el alcance de la planificación de escenarios lo que puede llegar a ser masivo; El trabajo manual también puede crecer con él. Muchas organizaciones siguen utilizando hojas de cálculo para la planificación de escenarios, lo que hace recaer la responsabilidad en las personas para administrar las dependencias y los escenarios complejos. Un software de planificación de escenarios dedicado puede ayudar a aligerar la carga.

¿Para qué es más adecuada la planificación de escenarios?

La planificación de escenarios es la más adecuada para predecir el impacto de cambios o interrupciones a gran escala. Algunos ejemplos de cambios importantes son las crisis financieras, las interrupciones laborales, los disturbios sociales o la actividad delictiva. Por el contrario, la planificación de escenarios también puede ayudarlo a navegar mejor por el éxito inesperado, como el crecimiento explosivo o el aumento repentino de la demanda de sus productos y servicios.

Las empresas necesitan un plan de escenarios durante una recesión económica cuando no se sabe con certeza cómo se desarrollará la volatilidad del mercado. Durante las grandes interrupciones, lo que ha funcionado antes simplemente ya no es suficiente. Las tendencias históricas ya no son buenos indicadores de Performancefuturos. La planificación de escenarios no debe confundirse con el análisis de sensibilidad. El análisis de sensibilidad solo tiene en cuenta los cambios en una sola variable, mientras que mantiene constantes todas las demás. Para predecir mejor el Performance de varias variables, deberá utilizar la planificación de escenarios para capturar su impacto.

Herramientas para la planificación de escenarios

Para una planificación eficaz de escenarios, deberá identificar los datos y supuestos relevantes. Por ejemplo, es posible que desee considerar los datos de toda la empresa, la inteligencia de mercado y los eventos históricos. La recopilación de datos de toda la empresa de sus sistemas ERP, CRM y RRHH puede ayudarle a ver el panorama general. Hacer un seguimiento de los nuevos competidores o innovaciones en el mercado también te ayudará a prepararte mejor.

Tenga en cuenta cualquier evento histórico que haya llevado a cambios importantes en su industria. Si puede formalizar la relación entre los diferentes elementos de Datos, puede crear un modelo cuantitativo. Un desafío clave para la planificación de escenarios radica en la dependencia excesiva de las hojas de cálculo manuales. Las hojas de cálculo pueden tener datos faltantes, fórmulas incoherentes y enlaces rotos.

Todas estas cosas pueden hacer que el proceso de planificación de escenarios parezca engorroso y difícil de ejecutar. Muchas organizaciones necesitarán consolidar los datos de los sistemas de Desigual. Tratar de combinar los datos de sus sistemas ERP, CRM y RRHH en un plan de escenario cohesivo puede ser toda una hazaña. Con tantos sistemas, los analistas financieros pueden tener dificultades para encontrar datos relevantes de manera oportuna.

Las empresas que se toman en serio la planificacion de escenarios necesitaran una herramienta dedicada. Es esencial invertir en una herramienta que se creó teniendo en cuenta la planificación y el análisis de escenarios. En lugar de los sistemas tradicionales basados en hojas de cálculo, las empresas innovadoras utilizan software Financial Performance Management para crear planes de escenarios. El software Financial Performance Management (FPM) permite a los líderes financieros crear fácilmente planes de escenarios basados en datos reales, presupuestarios y de pronóstico existentes sin los dolores de cabeza de las hojas de cálculo masivas.

Mediante el uso del software FPM, los equipos financieros pueden acceder a los datos relevantes en cualquier momento y gestionar fácilmente los recursos para mejorar la toma de decisiones en función de las oportunidades y los riesgos.

Cómo crear un plan de escenarios con Prophix

Al aprovechar Financial Performance Management software, puede crear rápidamente planes de escenarios sólidos y completos, sin montañas de trabajo manual. Con la plataforma de Performance financiera de Prophix, puede realizar la planificación de escenarios con hiperprecisión, ultraadaptabilidad y Performancedramáticos. 

Puede obtener más información en nuestra guía completa para la planificación de escenarios, pero estos son los pasos esenciales.

Paso 1: Reunir los requisitos del modelo y los datos

Prophix minimiza el tiempo y el esfuerzo necesarios para la planificación de escenarios. Las hojas de cálculo, que siguen siendo la herramienta de planificación de escenarios preferida por muchas organizaciones, pueden ser Propenso a errores y crear más trabajo del que ahorran. Por el contrario, el software FPM sincroniza los datos de sus sistemas ERP, CRM y RRHH para asegurarse de que está trabajando con datos válidos. A través de las integraciones de Datos, puede organizar fácilmente la información de varios sistemas.

Paso 2: Determinar el número de escenarios necesarios

Si bien es tentador esbozar y probar tantos escenarios como sea posible, el trabajo involucrado puede hacerlo inviable rápidamente. Demasiados planes crean confusión y manifiestan recursos cruciales que podrían dedicarse a proyectos de misión crítica. Ahí es donde entra en juego el proceso Infoflex de Prophix.

Infloflex transforma la información utilizando datos existentes o entradas definidas por el usuario de forma dinámica. Puede asignar datos o aumentar los datos en un porcentaje determinado. Este proceso es el más adecuado para estos tres escenarios:

• En el mejor de los casos: Basado en el aumento de las ventas o un aumento en la demanda. Esto podría deberse a cambios repentinos en el mercado o a la introducción de nuevas líneas de ingresos. Si bien este es un caso de uso positivo, el mejor de los casos aún puede causar tensión. Es posible que necesites recursos adicionales o Número de empleados. Puede apuntar a Cuentas de ingresos específicos para aumentar con el proceso de Infoflex.
  
• Caso base: Deduce las tendencias de ventas en función de los datos reales de períodos anteriores. El proceso Infoflex de Prophix puede leer datos reales existentes para extrapolarlos. Puede rellenar previamente períodos futuros con datos de proyección como base para el caso base. Este escenario puede resaltar lo que puede hacer para cambiar o mantener su trayectoria actual.
  
• En el peor de los casos: Asume que los ingresos o los costos están desafiando la continuidad del negocio. Esta opción de planificación a menudo implica cambios drásticos en los gastos fijos y variables. Puede usar Infoflex para apuntar a Cuentas específicas para aumentos o disminuciones. Considere la posibilidad de disminuir los ingresos para alinearse con los acontecimientos actuales y aumentar los gastos.

Dependiendo de las condiciones del mercado, es posible que desee centrarse en escenarios negativos o positivos. Puede aprovechar los modelos de FPM con capacidad de respuesta para crear planes de negocios que imiten las condiciones macroeconómicas, incluso a medida que cambian.

Paso 3: Distribuya su plan de escenarios

Para que la planificación de escenarios sea relevante, la Oficina del Director Financiero tiene que compartirla con el liderazgo. Con Prophix, sus planes se pueden compartir a través de Report Binders, lo que le permite agrupar exportaciones relacionadas y enviarlas a la alta dirección.

También puede utilizar paneles para compartir una descripción general de varios planes de escenarios y las variables asociadas. Prophix puede reunir métricas clave de sus diversas fuentes de datos y crear diferentes paneles para cada equipo, lo que garantiza que los datos correctos se muestren a las personas adecuadas.

Con Prophix, puede compartir fácilmente su plan de escenarios de forma dinámica en lugar de depender de exportaciones de un solo uso.

La planificación de escenarios es un ejercicio poderoso para reevaluar la salud financiera de su organización tanto en tiempos prósperos como desafiantes. Con el software Financial Performance Management adecuado, los equipos financieros pueden identificar rápidamente los impulsores clave, los datos y las suposiciones necesarias para planificar un futuro mejor. La plataforma de Performance financiera de Prophix permite a los equipos financieros planificar escenarios con facilidad. Con esta información, los líderes financieros pueden tomar mejores decisiones empresariales y mejorar la resiliencia empresarial, independientemente de lo que depare el futuro.