Presupuesto bottom-up: todo lo que necesitas saber 

Tanto si eres un profesional de las finanzas experimentado como si eres nuevo en el mundo de la elaboración de presupuestos, este blog desmitificará el concepto de presupuesto ascendente.

Exploraremos cómo funciona, sus pros y sus contras, ejemplos prácticos y su papel en los equipos modernos de FP&A. 

Vamos a sumergirnos en el mundo de la elaboración de presupuestos bottom-up y desbloquear su potencial para una planificación financiera eficaz.

¿Qué es la presupuestación ascendente? 

La presupuestación ascendente es la práctica de hacer que cada departamento presente sus objetivos y el presupuesto solicitado para el año, que luego es revisado por el equipo de finanzas para alinearlo con los objetivos corporativos. Este método de presupuestación adopta un enfoque granular que comienza en la "parte inferior" de la organización, por ejemplo, los departamentos. 

Presupuesto ascendente frente a presupuesto descendente 

A diferencia de la presupuestación ascendente, la presupuestación descendente requiere que el equipo financiero elabore objetivos y asigne fondos a cada departamento. Los presupuestos descendentes suelen ser revisados y aprobados por la dirección antes de ser comunicados a los equipos individuales.

En lugar de comenzar en la "base" de la organización, el presupuesto de arriba hacia abajo comienza con la "cima" o el liderazgo, y los recursos se asignan en función de las iniciativas estratégicas de la empresa para el próximo año, así como de las Performance pasadas de cada departamento y las condiciones del mercado. Una vez que el plan se distribuye con el equipo en general, los departamentos pueden comenzar a elaborar un presupuesto basado en los fondos que se les han asignado.  

Presupuesto ascendente frente a presupuesto operativo 

Un presupuesto operativo estima los ingresos y gastos de una empresa durante un período de tiempo. Los presupuestos operativos proporcionan una visión general de alto nivel de los Performance empresariales y una forma de supervisar los ingresos, los costes variables, los costes fijos, los gastos no monetarios y los gastos no operativos.

Los presupuestos operativos suelen actualizarse mensual o trimestralmente. Si bien estos presupuestos se pueden armar utilizando un enfoque de abajo hacia arriba, se enfocan principalmente en los ingresos y los gastos y, a menudo, se compilan utilizando un método de arriba hacia abajo que solicita la opinión de los líderes.

Tenga en cuenta que, como cualquier presupuesto, incluso los creados a través de un enfoque ascendente pueden actualizarse periódicamente según sea necesario, y no necesariamente reflejan solo un punto en el tiempo (por ejemplo, el comienzo del año).  

Presupuesto ascendente vs. Presupuesto de capital 

Las empresas utilizan los presupuestos de capital para evaluar la viabilidad de nuevos proyectos e inversiones. Este proceso suele implicar examinar el flujo de caja de un proyecto a lo largo del tiempo para determinar si el proyecto cumpliría con los puntos de referencia de la empresa y ofrecería un retorno de su inversión.

Al igual que los presupuestos operativos, los presupuestos de capital son un tipo de presupuesto, no un método de presupuestación. Tanto el presupuesto de capital como el operativo se pueden reunir utilizando un enfoque de arriba hacia abajo o de abajo hacia arriba, según el estilo y la estructura de gestión de la empresa. Mientras que algunas empresas pueden preferir un enfoque de arriba hacia abajo que utiliza la retroalimentación de los líderes para evaluar proyectos o inversiones, otras pueden usar un enfoque de abajo hacia arriba que valora los aportes de los empleados más cerca de las operaciones diarias.

¿Cómo funciona la presupuestación ascendente? 

Echemos un vistazo a los tres pasos principales para elaborar un presupuesto de abajo hacia arriba.

Análisis de costos departamentales 

El primer paso en la presupuestación ascendente es que cada departamento elabore una proyección de sus costos y gastos anticipados para el año. Esto debe incluir los gastos de los empleados, los proyectos planificados y los costos administrativos y de equipo.  

Creación del presupuesto del departamento 

Después de evaluar sus necesidades anticipadas para el año, cada departamento suma sus costos para formar su presupuesto. A continuación, estos presupuestos departamentales se compilan y suman a partir del presupuesto global de la empresa.

Equilibrar las necesidades departamentales con los deseos de la empresa de alto nivel 

Una vez que se establece el presupuesto de la empresa, el equipo de liderazgo lo revisa para ver si se alinea con los objetivos estratégicos de la organización haciendo preguntas como: ¿se han asignado recursos a los proyectos correctos? ¿Hay fondos suficientes para cubrir nuevos proyectos o inversiones? ¿Tendrán los departamentos los recursos que necesitan para cumplir con los objetivos de ingresos?

Si el presupuesto está bien posicionado para cumplir con las metas y objetivos de la empresa, se pasa al equipo de finanzas, que validará las entradas y finalizará el presupuesto ascendente.

¿Cuáles son las ventajas de la presupuestación ascendente? 

La presupuestación ascendente tiene varias ventajas, como la mejora de la precisión, la responsabilidad y la moral de los empleados.  

Precisión en la elaboración de presupuestos

La presupuestación ascendente es mas precisa que muchos otros metodos porque solicita la retroalimentación de los empleados que participan en las operaciones diarias de la empresa.

Los colaboradores individuales a menudo tienen una mejor comprensión de los gastos recurrentes y los planes departamentales que los equipos de liderazgo, por lo que la presupuestación ascendente es una forma ideal de compilar una descripción general granular de las necesidades de la organización.  

Fomentar la mayordomía entre los líderes de departamento

En el proceso de presupuestación ascendente, los jefes de departamento desempeñan un papel crucial no solo en la creación, sino también en el cumplimiento de sus presupuestos. Dado que son responsables de reunir y proyectar sus costos anticipados, desarrollan inherentemente un sentido de propiedad sobre sus presupuestos. Esta administración suele dar lugar a que se comprometan con las restricciones presupuestarias que han establecido, lo que lleva a una mejor disciplina financiera dentro de sus departamentos.

Sin embargo, este proceso funciona mejor cuando hay una comunicación clara de la alta dirección con respecto a los objetivos estratégicos generales y las directrices financieras de la empresa.

Aumentar la moral de los empleados

La presupuestación ascendente es una excelente manera de levantar la moral entre los contribuyentes individuales. Al involucrar a cada departamento en el proceso, sus empleados sienten que sus aportes son importantes y que los planes de su departamento son una prioridad para el negocio. 

¿Cuáles son las desventajas de la presupuestación ascendente? 

Aunque la presupuestación ascendente tiene muchas ventajas, también tiene varios inconvenientes, como el riesgo de sobrepresupuestación, la cantidad de tiempo que requiere y la desalineación con los objetivos estratégicos.  

El riesgo de gastar de más

Una desventaja de la presupuestación ascendente es que puede conducir a una presupuestación excesiva. Cuando los líderes de departamento supervisan sus presupuestos, pueden asignar fondos adicionales para tener en cuenta los costos inesperados, lo que puede llevar a sobreestimar sus necesidades. Si todos los departamentos intentan asignarse recursos adicionales, esto puede llevar a un presupuesto excesivo a nivel de la empresa y a gastar más fondos de los necesarios.  

Procesos que consumen mucho tiempo

Para muchas organizaciones, la elaboración de presupuestos ascendentes puede convertirse rápidamente en un proceso que requiere mucho tiempo. Sin un enfoque estandarizado, puede ser difícil coordinar y colaborar con todos los departamentos necesarios y comprender la lógica detrás de sus elecciones. También se necesita tiempo para que cada departamento evalúe sus costos y compile su plan para el año.  

Posible desalineación con los objetivos de la organización

Cuando los departamentos elaboran sus presupuestos para el año, lo más probable es que estén más preocupados por su capacidad para cumplir sus objetivos y metas. Un enfoque ascendente de la elaboración de presupuestos puede pasar por alto el panorama general porque los equipos se centran en lo que quieren lograr, en lugar de en lo que la empresa pretende lograr.

La gerencia de nivel superior también tiene una participación limitada en los pasos iniciales de la presupuestación ascendente, lo que puede limitar la visibilidad de la alineación estratégica general de los presupuestos de los departamentos individuales. La presupuestación ascendente también puede dar lugar a la pérdida de oportunidades para la colaboración interdepartamental y la optimización de los recursos.

Un ejemplo de proceso de presupuestación ascendente de 8 pasos 

Cree un presupuesto ascendente en ocho sencillos pasos, como se describe a continuación:

1. Objetivos establecidos: Establecer las metas y objetivos para el próximo período presupuestario.
2. Presupuestos departamentales : Cada departamento estima sus propios gastos e ingresos en función de sus objetivos.
3. Presentación del presupuesto: Todos los departamentos presentan sus propuestas de presupuesto al comité de presupuesto o a la dirección.
4. Revisión yajustes: El comité presupuestario o la dirección revisa la propuesta de cada departamento, pide aclaraciones si es necesario y ajusta.
5. Consolidación: Todos los presupuestos de los departamentos se consolidan en un presupuesto maestro.
6. Aprobación: El presupuesto consolidado es revisado y aprobado por la alta dirección o el consejo de administración.
7. Implementación: El presupuesto aprobado se distribuye de nuevo a los departamentos y se ejecuta.
8. Seguimiento y control: A lo largo del ejercicio presupuestario, los resultados reales se comparan con las estimaciones presupuestarias y se hacen los ajustes necesarios. 

El papel de la presupuestación ascendente en el equipo moderno de FP&A 

La presupuestación ascendente puede ser increíblemente beneficiosa para los equipos modernos de FP&A que buscan mejorar la participación de los empleados, crear planes más orientados a los detalles e identificar ineficiencias operativas. Los equipos modernos de FP&A pueden defender la presupuestación ascendente trabajando en estrecha colaboración con todos los departamentos, validando las entradas y comunicando los cambios a la alta dirección, posicionándose como un colaborador estratégico y fomentando una cultura de colaboración.

El proceso presupuestario ascendente fomenta unas relaciones más sólidas entre los departamentos, reforzando su papel como socios empresariales eficaces. También allana el camino para mejorar la Agilidad, permitiendo ajustes rápidos a nivel departamental sin alterar todo el presupuesto, un aspecto crítico en el entorno empresarial actual, que cambia con rapidez.

Por último, los equipos modernos de FP&A que aprovechan las tecnologías avanzadas de presupuestación pueden gestionar el proceso de presupuestación ascendente de forma más eficiente, con actualizaciones en tiempo real, mejor visibilidad y comunicación optimizada. Este enfoque no solo empodera a los equipos de FP&A, sino que también los posiciona como actores clave en la estrategia de planificación financiera de la organización. 

Conclusión: Presupuestación ascendente efectiva con Prophix 

En conclusión, un presupuesto ascendente eficaz, cuando se gestiona bien, puede cambiar las reglas del juego para los equipos de FP&A. A pesar de sus desafíos, la plataforma de Performance financiera de Prophix puede hacer que el proceso sea fluido y eficiente. Desde la previsión detallada hasta el fomento de la colaboración interdepartamental, la elaboración de presupuestos ascendentes con Prophix es la clave para la planificación financiera estratégica.

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