Guía para transformar sus procesos financieros con software de presupuestación y previsión

Todos los avances tecnológicos, desde el arado hasta la supercomputadora, ayudaron a reducir la cantidad de tiempo dedicado a las tareas que tienes que hacer en favor de las tareas que quieres hacer. Se trata de entregar el trabajo físico y mental para que puedas concentrarte en el trabajo gratificante, satisfactorio y útil que solo los seres humanos pueden hacer. El software de presupuestación y previsión no es diferente.

En demasiadas organizaciones, la Oficina del Director Financiero está atascada con demasiadas tareas que tiene que hacer. La consolidación de datos, la compilación de informes y una docena de otros procesos repetitivos se realizan manualmente para presupuestar y pronosticar adecuadamente. Sin duda, estas obligaciones crean valor para la empresa, pero el trabajo manual que implica rara vez es el mejor uso del tiempo de nadie.

La transformación de sus procesos de presupuestación y previsión implica el uso de la tecnología para reinventarlos, optimizarlos y automatizarlos, liberando a su equipo para que se dedique a tareas de mayor valor.

Presupuesto vs. pronóstico (y dónde entra en juego el software)

Para cualquier persona ajena a la Oficina del Oficial Principal de Finanzas, la presupuestación y la previsión pueden parecer términos intercambiables. Antes de profundizar en por qué el software de presupuestación y previsión es esencial para su organización, asegurémonos de haber definido estos términos.

¿Qué es la elaboración de presupuestos?

La presupuestación es un proceso que utilizan las organizaciones para cuantificar los ingresos y gastos esperados. De este proceso surgen los presupuestos, que se envían a diferentes departamentos para comunicar exactamente cuánto pueden gastar durante un período definido, generalmente un año financiero o un trimestre. Si bien algunas organizaciones utilizan datos de años anteriores para planificar sus presupuestos, la presupuestación de base cero a menudo puede ser más efectiva. Con este método, se espera que los departamentos trazen sus necesidades sin simplemente ajustar el presupuesto del año anterior en unos pocos puntos porcentuales.

¿Qué es la previsión?

Mientras que la presupuestación se ocupa de los ingresos y gastos esperados, la previsión consiste en proyectar el futuro potencial de su organización. La Oficina del Director Financiero utilizará datos de períodos anteriores para construir sus pronósticos. A veces, estos pronósticos avanzarán hacia el futuro a medida que pase el tiempo, lo que se conoce como pronósticos continuos.

¿Cuál es la diferencia entre presupuestar y pronosticar?

La diferencia clave entre estos presupuestos y pronósticos se basa en dos palabras: "expectativa" y "proyección". Si bien estas palabras pueden parecer similares, las expectativas que vienen con el presupuesto suelen ser más conservadoras que las proyecciones de la previsión, lo que significa que generalmente tendrá más confianza en los presupuestos.

Los presupuestos consisten en aprovechar al máximo cada dólar que aporta su organización, mientras que los pronósticos son para trazar escenarios potenciales y ajustar su estrategia comercial. Si el equipo de finanzas se da cuenta de que los departamentos corren el riesgo de exceder el presupuesto, suele haber una conversación seria sobre ceñirse a los presupuestos o reevaluarlos. Si los pronósticos no son tan precisos como antes, el liderazgo de su organización cambiará la estrategia general de la organización o se adaptará a un pronóstico diferente.

Las ventajas de presupuestar y pronosticar

Las ventajas de presupuestar

Un presupuesto preciso otorga a las empresas algunas ventajas importantes:

• Saber exactamente cuánto dinero ingresa a la organización.
• Saber exactamente cómo (y dónde) los ingresos se convierten en gastos.
• Asegurarse de que cada departamento aproveche al máximo el dinero que se le asigna.
• Ajustar los gastos para responder adecuadamente a las condiciones cambiantes del mercado.
• Identificar posibles problemas financieros con anticipación.

¿La conclusión? Hacer un presupuesto es esencial para aumentar sus resultados.

Las ventajas de la previsión

Vale la pena el esfuerzo de una previsión adecuada, ya que aporta los siguientes beneficios:

• La planificación de múltiples escenarios potenciales puede ayudarle a redactar un plan de acción para cualquiera de ellos, mejorando la adaptabilidad de su organización.
• Preguntar "qué pasaría si" con la previsión puede descubrir problemas en toda la organización que, de otro modo, habrían pasado desapercibidos.
• Los pronósticos se vuelven más fáciles de crear (y más precisos) cuantos más datos tengas.
• Una previsión adecuada puede conducir a una mayor eficiencia en toda la organización, ya que encuentra formas de adaptarse tanto a los aumentos como a las disminuciones de los ingresos.

Sin previsiones, una organización puede cumplir sus objetivos en un buen año, pero es probable que no capture todo el crecimiento que de otro modo podría tener. En un mal año, la falta de pronósticos puede paralizarlo.

Los desafíos de la presupuestación y la previsión

Los desafíos de la presupuestación

Si bien la elaboración de presupuestos es un proceso financiero esencial, conlleva importantes desafíos:

• Los presupuestos inflexibles pueden dificultar que los departamentos reaccionen adecuadamente a los problemas y oportunidades.
• Dotar de recursos para crear presupuestos flexibles y precisos puede ser difícil sin un software de presupuestación.
• Los presupuestos inexactos pueden obstaculizar a una organización, impidiéndole capitalizar plenamente las oportunidades.
• La transparencia excesiva en la elaboración de presupuestos puede crear competencia entre los departamentos, que sienten que necesitan competir por cada dólar.

La elaboración de presupuestos puede ser un factor estresante importante para algunas organizaciones, pero los beneficios superan con creces cualquier desafío potencial. Y si utiliza un software de presupuestación y previsión, puede eliminar muchos de estos desafíos.

Los desafíos de la previsión

Estas son algunas de las formas en que los procesos de previsión pueden ser un reto para su organización:

• Es fácil ser demasiado conservador con los pronósticos, lo que puede limitar su efectividad. Del mismo modo, los pronósticos demasiado extravagantes serán de dudoso valor. Lograr el equilibrio adecuado puede ser difícil.
• Al igual que la elaboración de presupuestos, la previsión puede requerir mucho tiempo y recursos, especialmente sin un software de presupuestación y previsión.
• Pronosticar con precisión puede ser un desafío, y los pronósticos deben ser al menos algo precisos para ser útiles.
• Confiar demasiado en un solo pronóstico puede llevar a decisiones que, en última instancia, son perjudiciales para la organización.

Para evitar estos desafíos, trate la previsión como lo que es, un vistazo a un futuro potencial, en lugar de una hoja de ruta estricta para planificar su año financiero.

Transformación de la elaboración de presupuestos y previsiones

Esto requiere una combinación del software de presupuestación y previsión adecuado, los procesos adecuados y la actitud adecuada. Un equipo con un gran software pero procesos obsoletos se quedará atrás, junto con un equipo que está totalmente equipado con procesos modernos, pero que no está convencido de cambiar su software. Antes de empezar, es importante que analices lo que podría estar frenando a tu equipo.

¿Qué es lo que frena a la Oficina del Director Financiero?

La investigación de Prophix sobre presupuestación y pronóstico ha identificado problemas comunes que impiden que la Oficina del Director Financiero transforme completamente sus procesos.

Datos en silos

Los datos son uno de los activos más valiosos que tiene una empresa. Pero solo es valioso si puedes refinarlo, analizarlo y usarlo para informar tus decisiones. La unión de los datos en una única plataforma facilita a la Oficina del Director Financiero hacer un buen uso de ella.

Falta de colaboración

Datos no es todo lo que se necesita en silos. Si cada departamento sigue su propio camino, sin comunicarse con el resto de la organización, es probable que encuentre cuellos de botella. Estas ralentizaciones pueden frenar incluso los procesos más ágiles.

Falta de herramientas adecuadas

Su organización está recibiendo más datos de los que cualquier ser humano, o incluso equipos completos de seres humanos, puede procesar. Sin las herramientas adecuadas para dar sentido a esos datos, estás atrapado tratando de beber de una manguera contra incendios. Contar con el software de presupuestación y previsión adecuado puede ayudar a automatizar y agilizar estos procesos.

Procesos manuales

El mayor obstáculo para la transformación es la falta de tiempo y recursos para llevarla a cabo. Es difícil asumir un nuevo rol si estás atascado manipulando manualmente Datos en hojas de cálculo. La automatización es una parte crucial de una transformación exitosa.

Transformación de los procesos de previsión: Rolling vs. trimestral

Una vez que haya abordado los obstáculos que bloquean la transformación general, su equipo estará listo para profundizar en procesos específicos. Hacer el cambio a la previsión continua es una parte importante para garantizar el éxito en el futuro. Los equipos que usan pronósticos continuos pueden predecir con mayor precisión los ingresos y las ganancias que los equipos que pronostican trimestralmente. Según Anders Liu-Lindberg, socio y cofundador de Business Partnering Institute, la agilidad y la flexibilidad son las dos principales ventajas de las previsiones continuas:

"Para que los procesos estén preparados para el futuro de las finanzas, los líderes financieros deben crear procesos flexibles y ágiles. De lo único que podemos estar seguros es de que el mundo cambia más rápido de lo que podemos pronosticar un número exacto o predecir lo que sucederá a continuación. Es fundamental que entendamos los supuestos detrás de las decisiones estratégicas y tácticas que hemos tomado. Podemos rastrear la realidad contra estas suposiciones y saber cuándo debemos actuar porque nuestras suposiciones ya no se sostienen. Ese es el tipo de proceso que los líderes financieros deben crear a medida que continúan su viaje de transformación".

La predicción continua puede ser compleja, laboriosa y llevar mucho tiempo. Para realizar una transición exitosa a este proceso, necesita:

• Una única solución integrada para el software de presupuestación y previsión. Una plataforma como Prophix puede importar datos automáticamente, integrándose a la perfección con sus otras soluciones empresariales.
• Herramientas colaborativas. Prophix ofrece flujos de trabajo que agilizan la previsión mediante el seguimiento de las entradas, el registro de los cambios y el registro de las aprobaciones, todo ello con control de versiones y sin cadenas de correo electrónico de "responder a todos".
• Herramientas ágiles. Hay docenas de factores que pueden cambiar todo un pronóstico: tasas de interés, tipos de cambio, niveles de producción y más.Prophix facilita el ajuste de estos valores cuando cambian.

Transformación de los procesos de presupuestación: presupuestación de base cero

El cambio a la presupuestación base cero (ZBB, por sus siglas en inglés) puede impulsar un cambio poderoso para la Oficina del Director Financiero. Permite a las organizaciones pronosticar los ingresos y las ganancias con mayor precisión y cambiar los modelos presupuestarios de manera eficiente según sea necesario.

Si bien necesitará una inversión inicial de recursos, como formar un comité interdisciplinario o invertir en el software de presupuestación y pronóstico adecuado, para hacer este cambio, los beneficios valen la pena.

Primeros pasos con ZBB

El proceso de ZBB comienza con las personas. Es fundamental contar con apoyo hasta el nivel ejecutivo. Es un cambio de paradigma serio con respecto al proceso presupuestario habitual y requiere más aportes e implicación de otros departamentos. Los líderes financieros pueden ser los campeones de este proceso, presentando el caso de negocio a la alta dirección.

Una vez que se cuenta con la aceptación de los ejecutivos, el éxito depende del proceso y la capacitación. La Oficina del Oficial Principal de Finanzas, junto con otras personas que participen en el proceso, deberán aprender a usar las herramientas requeridas. Los líderes financieros deben tener un conocimiento práctico de la organización, incluyendo cómo funcionan los distintos departamentos y cuáles serán sus requisitos presupuestarios. Esta es una buena oportunidad para que su equipo esté más conectado con la organización y sea más conocedor de los datos.

Por último, el componente tecnológico también es esencial para el éxito. Si bien es posible hacer ZBB manualmente en hojas de cálculo, es un proceso complejo y que requiere mucho tiempo. Una plataforma como Prophix puede ayudar a automatizar lo que se puede automatizar a la vez que facilita la comunicación y la colaboración para el resto.

Comience su transformación con el software de presupuestación y previsión adecuado

La transformación digital es esencial para cualquier oficina del CFO que busque asumir un papel más significativo y valioso dentro de su organización. La Agilidad y Eficiencia que trae esta transformación puede conducir a más prácticas de Visión de futuro, empoderando a la Oficina del CFO para asesorar mejor al resto de la organización. Además, la transformación de los procesos financieros aumenta la calidad y la cantidad de información derivada de los datos, lo que conduce a una mejor toma de decisiones para todos.

¿Listo para empezar? Vea la demostración de Prophix para ver el software transformador de presupuestación y previsión en acción.