Presupuestación y planificación 2.0: Cómo mantener la agilidad de tu organización

Es hora de repensar la forma en que presupuestas. Demasiadas organizaciones dependen de un proceso de presupuestación y planificación que vive casi por completo en hojas de cálculo y depende de horas de trabajo manual, un proceso que se ha utilizado durante décadas. Si bien hay cierto valor en apegarse a un proceso con ese tipo de longevidad, no es el mejor método para las organizaciones que necesitan adaptarse a los mercados en evolución, lo que se aplica a todos ellos.

Entonces, ¿cómo te aseguras de que tus procesos de presupuestación y planificación te preparen para el éxito?

El estado de la presupuestación y la planificación

Los procesos tradicionales de presupuestación y planificación suelen adoptar una de dos formas.

La primera es la construcción ascendente, que comienza con cada departamento calculando cuáles serán sus gastos esperados para el año. Si lo haces manualmente, el resultado final es una hoja de cálculo enorme que cubre los presupuestos de toda la organización.

En segundo lugar está el enfoque de plantillas , en el que cada departamento comienza con una plantilla basada en sus gastos del año anterior, haciendo un ajuste porcentual en función de las previsiones o los objetivos de la organización. Esto puede conducir a un aumento o disminución general de los presupuestos.

Ambos enfoques han existido durante décadas, y ambos tienen sus ventajas y desventajas.

Los desafíos de la presupuestación manual de abajo hacia arriba basada en hojas de cálculo

Cuando se utilizan procesos manuales y hojas de cálculo, el resultado de la construcción ascendente es un libro de trabajo gigante que cubre todas las consideraciones presupuestarias posibles en toda la organización a través de miles de celdas. Con demasiada frecuencia, estos archivos son propiedad de una sola persona dentro de la Oficina del Oficial Principal de Finanzas, lo que puede crear un grave cuello de botella al comienzo del año fiscal.

Estos son algunos de los problemas con los que las organizaciones se encuentran a menudo con la elaboración de presupuestos manuales de abajo hacia arriba basados en hojas de cálculo:

• Demasiadas suposiciones. Esa enorme hoja de cálculo de Excel con la que terminas está llena de suposiciones de cada colaborador, lo que dificulta saber cuáles son o cómo surgieron.
• Demasiado esfuerzo. El uso de hojas de cálculo para crear presupuestos masivos lleva tiempo. Mucho. La cantidad de tiempo y esfuerzo se puede reducir a través de la automatización y la mejora de los procesos.
• Demasiado arriesgado. Confiar en unos pocos expertos para gestionar su hoja de cálculo de presupuesto no solo crea cuellos de botella; Crea serios riesgos. Estas hojas de cálculo suelen estar llenas de fórmulas, que pueden romperse por un solo error. Con la cantidad de personas que agregan Datos a su hoja de cálculo, hay demasiadas posibilidades de que esas fórmulas se rompan, o de que se cometan otros errores críticos.

Si bien la elaboración de presupuestos ascendentes en una hoja de cálculo parece lógica y sencilla, crea un proceso lento y difícil de manejar que da como resultado presupuestos demasiado complejos.

Los desafíos de la presupuestación basada en plantillas

A primera vista, la presupuestación basada en plantillas parece la solución ideal para superar los desafíos de la presupuestación ascendente. En lugar de basarse en múltiples suposiciones desconocidas, los departamentos ajustan su presupuesto en función de presupuestos anteriores, el Performancegeneral de la organización y factores similares. Y dado que están usando una plantilla, requiere mucho menos esfuerzo que otros métodos. Pero las plantillas no son una solución perfecta y traen su propio conjunto de desafíos.

• Una sola gran suposición. En lugar de supuestos desconocidos de cada departamento, el presupuesto basado en plantillas se basa en un solo supuesto: que el próximo año financiero será similar al año anterior, más o menos unos pocos puntos porcentuales. Si bien eso puede ser cierto algunos años, puede hacer que esté menos preparado para ciertos escenarios.
• Sigue siendo un gran esfuerzo. Incluso cuando se supone que la presupuestación basada en plantillas reduce el esfuerzo que implica la presupuestación y la planificación, sigue siendo uno de los métodos más laboriosos que existen.
• Propenso a errores. Las plantillas de Excel se basan en una tonelada de formato condicional, fórmulas y características similares detrás de escena que se rompen fácilmente si no eres un profesional de Excel.

Las plantillas son un enfoque mejorado para la elaboración de presupuestos y la planificación de muchas maneras, pero aún no son la mejor manera de hacerlo. Todavía hay un aspecto que requiere mucho tiempo y recursos, y crea presupuestos rígidos que no responden a las condiciones del mundo real.

Entonces, ¿qué debería hacer su organización en su lugar?

Por qué las empresas deben esforzarse por lograr la agilidad en la elaboración de presupuestos y la planificación

Las empresas ágiles pueden tomar decisiones rápidamente cuando responden a cambios repentinos internos o externos, lo que garantiza que se mantengan en el camino correcto para alcanzar sus objetivos. Con Agilidad llega la mentalidad de que ajustar todo, desde los presupuestos hasta las previsiones y estrategias , es esencial para el crecimiento del negocio. Las organizaciones que quieran hacer de Agilidad una parte de su cultura deben considerar los siguientes puntos de referencia, como se describe en el informe de Prophix Cómo pueden los líderes financieros cerrar la brecha de FP&A :

• Velocidad: Su organización debe esforzarse por no tardar más de una semana en pronosticar las ganancias y los ingresos. Las previsiones deberían abarcar un año completo.
• Exactitud: Agilidad no se trata solo de moverse rápido. Los presupuestos y previsiones deben tener un margen de error del 5%.
• Procesos flexibles de presupuestación y planificación: Los presupuestos, las previsiones y otros planes deben ser capaces de manejar cambios menores, y estos cambios deben implementarse en medio día.

Pocas organizaciones pueden decir que cumplen con estos puntos de referencia. En una encuesta realizada a 500+ profesionales de finanzas de alto nivel, FSN y Prophix descubrieron que solo el 20% de las organizaciones pueden pronosticar más allá de los 12 meses, y menos de la mitad podría pronosticar ganancias o ingresos dentro de un margen de error del 5%.

Entonces, ¿por qué su organización debería esforzarse por Agilidad en los procesos de presupuestación y planificación? No solo te hará más resistente a las condiciones cambiantes del mercado, sino que te pondrá por delante de la competencia.

Cómo llegar a la presupuestación y planificación 2.0

Ahora que ha visto por qué Agilidad es importante en la elaboración de presupuestos y la planificación, cubramos cómo su organización puede llegar allí.

Utiliza la transformación digital para ser más ágil

Con demasiada frecuencia, la Oficina del Director Financiero se ve abrumada por los datos de hojas de cálculo desconectadas en varios departamentos. La transformación digital, como pasar de las hojas de cálculo a un software adecuado de presupuesto y planificación, es esencial para centralizar los Datos, independientemente de su procedencia. Mediante el uso de plataformas modernas e integradas como Prophix, puede tratar a Datos como un activo en lugar de la ola abrumadora que es ahora.

¿Una parte clave de esta transformación? Automatización. Imagina que los aspectos más tediosos de la elaboración de presupuestos y la planificación se manejan automáticamente mientras te concentras en tareas de alto valor.

Pasar a la planificación continua

Las organizaciones que tienen equipos separados de Reporting y planificación dentro de la Oficina del Director Financiero a menudo tienen múltiples procesos desconectados para la presupuestación y la planificación, que generalmente se ejecutan en diferentes horarios. A través de la planificación continua, puede unificar estos procesos en un único flujo de trabajo, lo que optimiza el gasto de recursos al tiempo que garantiza que todos los equipos trabajen con los mismos impulsores clave de ingresos y gastos.

Tomarse el tiempo para hacer esto significa que los datos se pueden transferir de un equipo a otro sin problemas, especialmente si está utilizando las herramientas adecuadas. Todos los equipos se refieren a los presupuestos y las previsiones utilizando el mismo lenguaje, y la información que se obtiene tanto de los presupuestos como de las previsiones se vuelve significativamente más útil.

Sustituya la planificación incremental por la presupuestación de base cero

Los enfoques incrementales para la presupuestación y la planificación hacen una gran suposición errónea: "si fue cierto el año pasado, será cierto este año". Ahí es donde entra en juego el presupuesto de base cero . A diferencia de la presupuestación y la planificación ascendentes y basadas en plantillas, la presupuestación base cero elimina las suposiciones. Anima a los departamentos a tratar cada ejercicio financiero como una pizarra en blanco y, en última instancia, crea una mejor representación de cuáles serán sus necesidades presupuestarias.

La presupuestación de base cero es más ágil, ayuda a administrar los datos de manera más efectiva y admite la repetición de pronósticos, una parte esencial de la creación de procesos de presupuestación y planificación ágiles.

Hacer de Agilidad una prioridad en la elaboración de presupuestos y la planificación

La presupuestación y la planificación 2.0 tienen que ver con la promoción de Agilidad. A través de la transformación digital, la planificación continua, la elaboración de presupuestos de base cero y otros métodos, la Oficina del Director Financiero puede proporcionar a la organización en general una visión más precisa del futuro, ayudar a mitigar los riesgos empresariales y aprovechar al máximo las nuevas oportunidades. Estas técnicas pueden ser posibles con procesos de planificación manual y hojas de cálculo, pero funcionan mejor cuando se utiliza una plataforma de Performance financiera como Prophix.

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